Ablagestrukturen entwickeln: nach Abteilung, Projekt oder Metadaten?

Ein Dokument gehört zu Projekt und Abteilung – Ein Angebot entsteht im Vertrieb für das Kundenprojekt „Alpha“. Vertrieb und Projektteam brauchen es.

• Ordner nach Abteilung: stößt an Grenzen. Die Struktur verlangt genau einen Ordner. Also wird entschieden – oder kopiert, und dann gibt es zwei Fassungen.
• Ordner nach Projekt oder Kunde: stößt an Grenzen. Die Struktur verlangt genau einen Ordner. Also wird entschieden – oder kopiert, und dann gibt es zwei Fassungen.
• Metadaten statt Ordner: trägt. Das Dokument liegt einmal und erscheint über Filter in der Projekt- und in der Abteilungsansicht – ohne Kopie.
• Hybrid: trägt. Das Dokument liegt einmal und erscheint über Filter in der Projekt- und in der Abteilungsansicht – ohne Kopie.

Ein externer Partner arbeitet mit – Ein Ingenieurbüro soll Pläne und Protokolle des Projekts sehen, aber nichts anderes.

• Ordner nach Abteilung: stößt an Grenzen. Der Abteilungsordner enthält auch Fremdes. Für den Partner entsteht eine Ausnahme in den Rechten – oder ein Schattenordner außerhalb.
• Ordner nach Projekt oder Kunde: trägt. Der Projektbereich wird geteilt; alles andere bleibt verschlossen. Rechte entlang einer Grenze, die es ohnehin gibt.
• Metadaten statt Ordner: stößt an Grenzen. Spalten sind keine Berechtigungsgrenze. Ohne eigenen Bereich müsste jedes Dokument einzeln freigegeben werden.
• Hybrid: trägt. Der Projektbereich wird geteilt; alles andere bleibt verschlossen. Rechte entlang einer Grenze, die es ohnehin gibt.

Alle Verträge eines Kunden finden – Eine neue Kollegin soll alle gültigen Verträge mit einem Kunden zusammenstellen – über alle Projekte hinweg.

• Ordner nach Abteilung: mit Aufwand. Verträge liegen dort, wo die Abteilung sie abgelegt hat. Finden heißt wissen, wo man suchen muss.
• Ordner nach Projekt oder Kunde: mit Aufwand. Geht, wenn die Kundenordner einheitlich aufgebaut sind. Wer den Kunden nicht kennt, sucht projektweise.
• Metadaten statt Ordner: trägt. Filter „Kunde“ und „Dokumentart“ – fertig, unabhängig davon, in welchem Projekt ein Vertrag entstand.
• Hybrid: trägt. Filter „Kunde“ und „Dokumentart“ – fertig, unabhängig davon, in welchem Projekt ein Vertrag entstand.

Jemand wechselt die Abteilung – Eine Mitarbeiterin wechselt vom Vertrieb in die Buchhaltung.

• Ordner nach Abteilung: trägt. Gruppe wechseln genügt: Die Rechte hängen an der Abteilung. Bleibt nur, Ausnahmen zu prüfen.
• Ordner nach Projekt oder Kunde: mit Aufwand. Projektzugehörigkeiten müssen einzeln geprüft werden – welche Projekte begleitet sie weiter?
• Metadaten statt Ordner: mit Aufwand. Ohne Bereichsgrenzen hängen Rechte an Bibliotheken oder Einzeldokumenten. Was entfallen muss, ist schwer zu überblicken.
• Hybrid: trägt. Gruppe wechseln genügt: Die Rechte hängen an der Abteilung. Bleibt nur, Ausnahmen zu prüfen.

Ein Projekt ist abgeschlossen – Die Unterlagen sollen schreibgeschützt aufbewahrt und nach Ablauf der Frist gelöscht werden.

• Ordner nach Abteilung: stößt an Grenzen. Die Unterlagen sind über mehrere Abteilungsordner verteilt. Ein Ende gibt es nur, wenn jemand sie zusammensucht.
• Ordner nach Projekt oder Kunde: trägt. Der Projektbereich wird als Ganzes geschlossen, archiviert und später gelöscht.
• Metadaten statt Ordner: mit Aufwand. Über die Spalte „Projekt“ lassen sich die Dokumente finden; Aufbewahrung und Löschung müssen aber dokumentweise greifen.
• Hybrid: trägt. Der Projektbereich wird als Ganzes geschlossen, archiviert und später gelöscht.

Ablegen ohne Schulung – Im Alltag soll jede Person ohne Nachdenken richtig ablegen können.

• Ordner nach Abteilung: trägt. Ordner wählen und speichern – vertraut aus jedem Dateisystem. Die Grenzen zeigen sich erst später.
• Ordner nach Projekt oder Kunde: trägt. Ordner wählen und speichern – vertraut aus jedem Dateisystem. Die Grenzen zeigen sich erst später.
• Metadaten statt Ordner: mit Aufwand. Pflichtspalten müssen ausgefüllt werden. Ohne gute Vorgaben, Standardwerte und kurze Schulung bleiben sie leer oder falsch.
• Hybrid: mit Aufwand. Pflichtspalten müssen ausgefüllt werden. Ohne gute Vorgaben, Standardwerte und kurze Schulung bleiben sie leer oder falsch.