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Künstliche Intelligenz

KI im Unternehmen: verstehen, einordnen, sicher anfangen

Werkzeuge wie ChatGPT oder Microsoft 365 Copilot sind im Arbeitsalltag angekommen. Diese Seite ordnet ein, was dabei zählt – Kompetenz, Datenschutz, klare Regeln –, zeigt den Weg einer geordneten Einführung und führt zu allen Vertiefungen.

Weg der EinführungKI im Unternehmen einführen

Worum es geht

Ob KI im Unternehmen hilft, entscheidet selten das Werkzeug – sondern ob die Menschen, die es nutzen, wissen, was sie tun.

Einordnung

Vier Ebenen, die zusammengehören

KI-Einsatz lässt sich als Stapel denken: Nützliche Anwendungsfälle entstehen erst, wenn darunter Kompetenz, passende Werkzeuge und klare Regeln stehen.

  1. Anwendungsfällekonkrete Aufgaben: E-Mails, Meetings, Recherche, Dokumentation
  2. KompetenzMitarbeitende verstehen Möglichkeiten, Grenzen und Risiken
  3. Werkzeugez. B. Copilot in Microsoft 365 oder eigenständige KI-Assistenten
  4. Regeln und Datenwelche Werkzeuge, welche Daten, wer entscheidet
Vereinfachte Einordnung zur Orientierung, kein Normmodell. Gelesen von unten nach oben.

EU AI Act

KI-Kompetenz: Was die KI-Verordnung verlangt

Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Dort heißt es: „Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind“ (Art. 4 Abs. 1 KI-VO). Zu berücksichtigen sind dabei Vorkenntnisse, Aufgaben und der jeweilige Einsatz. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob ein KI-System als hochriskant eingestuft ist.

2026 wurde die Verordnung durch eine Änderungsverordnung angepasst. Für Artikel 4 heißt das: Gefordert sind geeignete Maßnahmen, nicht ein garantiertes Kompetenzniveau einzelner Personen. Zugleich sollen Kommission und Mitgliedstaaten insbesondere kleine und mittlere Unternehmen dabei unterstützen.

Ein bestimmtes Zertifikat schreibt die Verordnung nicht vor. Die EU-Kommission empfiehlt, Schulungen und andere Maßnahmen intern zu dokumentieren. Details erläutert sie in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz.

Diese Einordnung ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Pflichten für Ihr Unternehmen konkret gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung.

Im Alltag

Worauf es beim Einsatz ankommt

Vier Punkte, die Sie früh klären sollten – unabhängig davon, welches Werkzeug Sie wählen.

  1. Klare Regeln statt Schatten-KI

    Legen Sie fest, welche Werkzeuge erlaubt sind und für welche Aufgaben. Sonst nutzen Mitarbeitende private Konten – ohne dass jemand weiß, welche Daten wohin gehen.

  2. Datenschutz von Anfang an

    Personenbezogene und vertrauliche Daten gehören nur in Werkzeuge, deren Verarbeitung geklärt ist. Die Datenschutzkonferenz hat dafür eine Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz veröffentlicht.

  3. Ergebnisse prüfen

    KI-Antworten klingen überzeugend, sind aber nicht immer richtig. Wer Texte, Zahlen oder Zusammenfassungen weiterverwendet, bleibt für das Ergebnis verantwortlich.

  4. Copilot und Ihre Berechtigungen

    Microsoft 365 Copilot arbeitet in Word, Excel, Outlook und Teams und greift – je nach Lizenz – auf Daten Ihrer Organisation zu, eingegrenzt durch die Berechtigungen der Nutzenden. Aufgeräumte Freigaben in SharePoint und OneDrive sind deshalb Teil der Vorbereitung (Microsoft Learn).

Vorgehen

Der Weg einer geordneten KI-Einführung

Kein Großprojekt nötig: Beginnen Sie klein, lernen Sie aus den ersten Erfahrungen und bauen Sie dann aus. Sieben Phasen, die sich wiederholen – jede führt zur passenden Vertiefung.

KIimUnternehmen1Bestand aufnehmen2Regeln festlegen3Werkzeug bereitstellen4Kompetenz aufbauen5Mit Aufgaben beginnen6Ausbauen und einbinden7Auswerten und verstetigen
Sieben Phasen als Kreislauf – Umfang und Tempo hängen von Größe und Ausgangslage ab.

  1. Phase 1

    Bestand aufnehmen

    Welche KI-Werkzeuge werden heute genutzt – offiziell oder privat? Wo liegt das Wissen, wie sind Berechtigungen geregelt? Der KI-Readiness-Check gibt eine erste Orientierung.

  2. Phase 2

    Regeln festlegen

    Erlaubte Werkzeuge, Umgang mit Daten, Prüfung von Ergebnissen, Zuständigkeiten – kurz und mit Beispielen. Was hineingehört, zeigt KI-Richtlinien.

  3. Phase 3

    Werkzeug bereitstellen

    Ein freigegebenes, zentral verwaltetes Werkzeug löst private Konten ab. Welche Arten es gibt und was eine Plattform leisten sollte: KI-Werkzeuge und Zentrale KI-Plattformen.

  4. Phase 4

    Kompetenz aufbauen

    Alle, die KI nutzen, sollten Möglichkeiten, Grenzen und Regeln kennen – passend zu ihrer Rolle. Lernwege und Selbstcheck: KI-Schulungen.

  5. Phase 5

    Mit konkreten Aufgaben beginnen

    Zwei oder drei wiederkehrende Aufgaben mit einer Pilotgruppe, etwa E-Mail-Entwürfe oder Besprechungsnotizen. Beispiele: KI im Arbeitsalltag und KI in Fachbereichen.

  6. Phase 6

    Ausbauen und einbinden

    Gemeinsame Assistenten, Antworten aus eigenen Dokumenten, KI-Schritte in Abläufen – jeweils mit Kontrollpunkten. Mehr unter Prozessautomatisierung mit KI.

  7. Phase 7

    Auswerten und verstetigen

    Was hilft, was nicht? Nutzung und Kosten auswerten, Richtlinie prüfen, Weiterbildung fortführen – und den Datenschutz im Blick behalten: KI und Datenschutz. Wie das alles bei Ihnen zusammenpasst, spielt der KI-Einführungs-Explorer durch.

Vertiefen

KI im Unternehmen – die Themen im Einzelnen

Die Themenwelt KI bei ENTDECKE – von der Einführung bis zur dauerhaften Weiterbildung. Jede Seite vertieft ein Thema.

  1. KI im Unternehmen einführen

    Einführungsarchitektur und Richtlinien-Situationen interaktiv durchspielen.

  2. KI-Strategie und Bedarfsanalyse

    Bestandsaufnahme, Anwendungsfälle priorisieren, Rollout planen.

  3. KI-Richtlinien für Mitarbeitende

    Was hineingehört, Beispiel-Check, Schatten-KI ablösen.

  4. Zentrale KI-Plattformen

    Anforderungen, Plattformtypen und Langdock als Beispiel.

  5. Gemeinsame KI-Assistenten

    Assistenten für Marketing, Vertrieb, Personal und Verwaltung.

  6. KI-Governance und technischer Datenschutz

    Interaktiv: wo Daten bei KI-Nutzung landen; Prüfpunkte und Governance.

  7. KI und Betriebsrat

    Was das Betriebsverfassungsgesetz zu KI sagt und wie man früh einbindet.

  8. KI-Workflows und Automatisierung

    KI-Schritte in Abläufen – mit Kontrollpunkten.

  9. KI-Schulungen und KI-Kompetenz

    Lernwege je Rolle und ein Selbstcheck für Ihr Team.

  10. Kontinuierliche KI-Adoption und Weiterbildung

    Damit KI nach der Einführung nicht einschläft.

  11. KI im Arbeitsalltag

    E-Mails, Meetings, Recherche und gute Anweisungen.

  12. KI-Werkzeuge auswählen

    Sechs Werkzeugarten im Vergleich – von privaten Konten bis selbst betrieben.

Leistung

Unsere KI-Leistungen – einzeln buchbar

KI-Transformation ist bei ENTDECKE ein eigenständiger Leistungsbereich – unabhängig von anderen Angeboten. Rechtliche Prüfungen übernehmen wir nicht; wir bereiten sie technisch und organisatorisch vor.

  1. KI-Readiness und Strategie

    Bestandsaufnahme, Anwendungsfälle priorisieren, Zielbild und Rollout.

  2. KI-Nutzungsrichtlinien

    Richtlinie strukturieren und technisch umsetzen – abgestimmt mit Ihren Datenschutzverantwortlichen.

  3. Zentrale KI-Plattformen

    Herstellerneutral auswählen, einführen und konfigurieren.

  4. Assistenten und Automatisierung

    Gemeinsame Assistenten und KI-Schritte in Abläufen – mit Kontrollpunkten.

  5. Schulungen und Weiterbildung

    Für Mitarbeitende, Führungskräfte und Administration – zur Einführung und fortlaufend.

  6. Microsoft-365-Schulungen

    Die Grundlage für KI in Office-Anwendungen: Kurse zu Outlook, Teams, Excel, Word und mehr – heute im Kurskatalog buchbar.

Häufige Fragen

Müssen wir unsere Mitarbeitenden zu KI schulen?

Wer KI-Systeme einsetzt, muss nach Artikel 4 der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz des Personals zu unterstützen. Wie das aussieht – Schulung, Leitfaden, Einweisung –, hängt vom Einsatz ab. Für die konkrete rechtliche Bewertung wenden Sie sich bitte an Ihre Rechts- oder Datenschutzberatung.

Brauchen wir dafür ein Zertifikat?

Nach Auskunft der EU-Kommission ist kein Zertifikat vorgeschrieben. Sie empfiehlt, durchgeführte Schulungen und Maßnahmen intern zu dokumentieren.

Dürfen wir Kundendaten in ChatGPT oder Copilot eingeben?

Das hängt vom Werkzeug, vom Vertrag und von Ihren internen Regeln ab. Grundsätzlich gilt: Personenbezogene und vertrauliche Daten nur in Werkzeuge, deren Datenverarbeitung geprüft und freigegeben ist. Wo Daten dabei überall landen, zeigt KI und Datenschutz. Eine Einzelfallprüfung können wir nicht ersetzen.

Bieten Sie schon KI-Schulungen an?

Ja. Schulungen im Rahmen einer KI-Einführung stimmen wir mit Ihnen ab – für Mitarbeitende, Führungskräfte und Administration. Im Kurskatalog finden Sie Microsoft-365-Schulungen und den offenen Kurs Microsoft Copilot Chat Einführung.

Muss ich dafür ENTDECKE/premium oder ENTDECKE ONE nutzen?

Nein. Die KI-Einführung ist eine eigenständige Leistung. ENTDECKE/premium kann sie als Baustein enthalten; den Stand von ENTDECKE ONE beschreibt dieselbe Seite. Beides ist keine Voraussetzung.

Sie wollen KI im Team sinnvoll einführen?

Erzählen Sie uns, wo Sie stehen und was Sie vorhaben. Wir schlagen vor, womit Sie sinnvoll beginnen. Telefon 07131-618726-0.

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