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KI im Unternehmen

KI im Unternehmen. Richtig eingeführt.

KI-Werkzeuge sind schnell gekauft. Damit sie im Alltag helfen, braucht es mehr: eine freigegebene Plattform, klare Regeln, Berechtigungen, Kontrollpunkte und Menschen, die wissen, was sie tun. Spielen Sie durch, wie eine Einführung bei Ihnen aussehen könnte – und welche Fragen eine Richtlinie beantworten muss.

Einführung durchspielenKontakt aufnehmen

Menschen und ZugangKI-PlattformDaten und SystemeSteuerung und KontrolleAußerhalb des UnternehmensÖffentlicher KI-Chat private oder kostenlose KontenSprachmodelle beim ModellanbieterMitarbeitende nutzen KI im AlltagKey User Ansprechpersonen je FachbereichAnmeldung (SSO) mit dem UnternehmenskontoRollen und Gruppen wer darf wasZentrale KI-Plattform Chat, Modelle, EinstellungenTeam-Assistenten gemeinsame Vorlagen und AgentenWissensanbindung Antworten aus eigenen DokumentenWorkflows und Agenten KI-Schritte in AbläufenWissensquellen z. B. SharePoint, Ablage, DMSGeschäftssysteme CRM, ERP, FachanwendungenKI-Richtlinie Werkzeuge, Daten, PrüfungMenschliche Freigabe bevor etwas wirktProtokoll und Auswertung Nutzung, Kosten, ÄnderungenSchulung und Begleitung Einführung und Weiterbildung

Anfrage im Alltag: Anmelden mit dem Unternehmenskonto, Aufgabe in der freigegebenen Plattform, Verarbeitung beim Modellanbieter.

Illustrative Einführungsarchitektur – herstellerneutral, keine reale Kundenumgebung. Wählen Sie einen Ablauf, um den Weg durch die Bausteine zu sehen.

Ausgangslage

Vielleicht wird KI in Ihrem Unternehmen schon genutzt. Die eigentliche Frage ist, ob das geregelt geschieht – strukturiert, sicher, wirtschaftlich und auf Dauer – oder nebenbei.

Die Seite führt in vier Schritten: wo KI im Unternehmen laufen kann, was eine Einführung bei Ihnen bräuchte, welche Bausteine dazugehören und welche Fragen eine Richtlinie klären muss. Einen allgemeinen Überblick zu KI-Kompetenz, Datenschutz und Copilot finden Sie auf der Themenseite Künstliche Intelligenz.

Einsatzmodelle

Vier Wege, KI einzusetzen – und was sie unterscheidet

Bevor es um Bausteine geht, lohnt die Frage, wo KI überhaupt läuft. Dieselbe Aufgabe kann in sehr unterschiedlichen Umgebungen landen. Wählen Sie ein Einsatzmodell: Sie sehen, was Sie selbst steuern und wo die Grenzen liegen. Angaben zu Microsoft-Diensten nach Microsoft Learn (abgerufen am 2. November 2026); Bedingungen ändern sich – prüfen Sie den aktuellen Stand. Keine Produktempfehlung.

KI im eigenen Microsoft-365-Mandanten

Copilot verbindet Sprachmodelle mit Inhalten aus Microsoft Graph – aber nur mit denen, für die die jeweilige Person mindestens Leseberechtigung hat. Prompts, Antworten und über Graph abgerufene Daten werden laut Microsoft nicht zum Training der Basismodelle verwendet; für Nutzende in der EU gilt die EU-Datengrenze, mit dokumentierten Ausnahmen etwa für Modelle von Anthropic (Microsoft Learn).

Was Sie steuern

  • Berechtigungen und Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams aufräumen
  • Vertraulichkeitsbezeichnungen nutzen – Copilot berücksichtigt die Nutzungsrechte
  • Websuche, Agents und Modelle von Drittanbietern bewusst zulassen oder abschalten
  • Aufbewahrung der Copilot-Interaktionen festlegen

Grenzen und Risiken

  • Zu weit gefasste Berechtigungen werden schneller sichtbar – Copilot findet, was jemand sehen darf
  • Bei aktivierter Websuche gehen aus dem Prompt abgeleitete Suchanfragen an Bing
  • Agents und Erweiterungen haben eigene Datenschutzbedingungen
  • Antworten können falsch sein und sind vor der Weitergabe zu prüfen

Vergleichen mit

Microsoft Copilot im Detail

Alle Bereiche als Text
  1. KI im eigenen Microsoft-365-Mandanten – Copilot verbindet Sprachmodelle mit Inhalten aus Microsoft Graph – aber nur mit denen, für die die jeweilige Person mindestens Leseberechtigung hat. Prompts, Antworten und über Graph abgerufene Daten werden laut Microsoft nicht zum Training der Basismodelle verwendet; für Nutzende in der EU gilt die EU-Datengrenze, mit dokumentierten Ausnahmen etwa für Modelle von Anthropic (Microsoft Learn). Maßnahmen: Berechtigungen und Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams aufräumen; Vertraulichkeitsbezeichnungen nutzen – Copilot berücksichtigt die Nutzungsrechte; Websuche, Agents und Modelle von Drittanbietern bewusst zulassen oder abschalten; Aufbewahrung der Copilot-Interaktionen festlegen. Risiken: Zu weit gefasste Berechtigungen werden schneller sichtbar – Copilot findet, was jemand sehen darf; Bei aktivierter Websuche gehen aus dem Prompt abgeleitete Suchanfragen an Bing; Agents und Erweiterungen haben eigene Datenschutzbedingungen; Antworten können falsch sein und sind vor der Weitergabe zu prüfen.
  2. Externer KI-Dienst mit Unternehmensvertrag – Eingaben verlassen die eigene Umgebung und werden beim Anbieter nach dessen Vertrag verarbeitet. Auf Unternehmensablagen greift der Dienst nur zu, wenn sie eigens verbunden werden – andernfalls gelangen Inhalte nur hinein, wenn Mitarbeitende sie kopieren. Maßnahmen: Unternehmenstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung wählen; Nutzung der Eingaben für das Training vertraglich oder per Einstellung ausschließen; Konten zentral verwalten, auch beim Austritt von Mitarbeitenden; Verarbeitungsort und Unterauftragnehmer prüfen. Risiken: Bedingungen unterscheiden sich je Tarif und ändern sich; Kopierte Inhalte verlieren interne Berechtigungen und Kennzeichnungen; Private Konten können parallel weiterlaufen (Schatten-KI); Verbundene Apps erweitern den Datenzugriff.
  3. Eigene Integration über eine Modell-API – Das Unternehmen bindet ein Modell selbst in Abläufe ein, etwa über Microsoft Foundry. Bei dort von Azure angebotenen Modellen werden Eingaben und Ausgaben laut Microsoft nicht ohne Erlaubnis zum Training verwendet und in der gewählten Geografie verarbeitet – außer bei den Bereitstellungstypen „Global“ und „DataZone“. Zur Missbrauchsüberwachung können Eingaben gespeichert und geprüft werden; eine geänderte Überwachung lässt sich beantragen (Microsoft Learn). Maßnahmen: Bereitstellungstyp und Region bewusst wählen; Missbrauchsüberwachung und Speicherung prüfen; Der Integration nur die nötigen Daten und Rechte geben – keine Aktionen ohne Bestätigung; Protokoll, Tests mit bekannten Fällen und Zuständigkeit für den Betrieb festlegen. Risiken: Wer welche Daten sehen darf, muss die eigene Anwendung sicherstellen; Verarbeitete E-Mails und Dokumente können versteckte Anweisungen enthalten (Indirect Prompt Injection); Betrieb, Kosten und Modellwechsel liegen bei Ihnen.
  4. Selbst betriebenes offenes Modell – Ein offenes Modell läuft vollständig in der eigenen Umgebung. Daten verlassen das Unternehmen nicht zwingend – dafür liegen Betrieb, Absicherung und Aktualisierung vollständig bei Ihnen. Maßnahmen: Lizenzbedingungen des Modells prüfen, auch für die kommerzielle Nutzung; Rechenleistung und laufende Kosten realistisch planen; Zugriff absichern und Updates regelmäßig einspielen; Qualität mit echten, unkritischen Aufgaben testen. Risiken: Schutzfunktionen großer Anbieter (Filter, Missbrauchserkennung) fehlen oder sind selbst aufzubauen; Qualität und Funktionsumfang unterscheiden sich stark; Wissen und Personal für den Betrieb müssen vorhanden sein.

KI-Einführungs-Explorer

Wie sähe eine KI-Einführung bei Ihnen aus?

Beschreiben Sie Ihre Ausgangslage oder wählen Sie ein Beispiel. Das Modell setzt daraus eine illustrative Einführungsarchitektur zusammen: welche Bausteine nötig werden, wo Menschen kontrollieren, was vorab zu klären ist und in welchen Phasen man sinnvoll vorgeht. Jeder Baustein nennt den Grund – Ihre Auswahl oder eine Abhängigkeit. Die Einsatzmodelle oben helfen bei der Frage nach bereits genutzten Werkzeugen; die Bausteine erklärt der nächste Abschnitt einzeln.

Beispiele
Unternehmensgröße
Fachbereiche, die beginnen sollen · Mehrfachauswahl
Vorhandene IT-Systeme · Mehrfachauswahl
Schutzbedarf der Daten

Welche Daten würden in KI-Aufgaben typischerweise vorkommen?

Anwendungsfälle · Mehrfachauswahl
Bereits genutzte KI-Werkzeuge · Mehrfachauswahl

Nichts gewählt heißt: bisher kein KI-Werkzeug im Einsatz.

Erfahrung im Team
Menschen und ZugangKI-PlattformDaten und SystemeSteuerung und KontrolleAußerhalb des UnternehmensÖffentlicher KI-Chat private oder kostenlose KontenSprachmodelle beim ModellanbieterMitarbeitende nutzen KI im AlltagKey User Ansprechpersonen je FachbereichAnmeldung (SSO) mit dem UnternehmenskontoRollen und Gruppen wer darf wasZentrale KI-Plattform Chat, Modelle, EinstellungenTeam-Assistenten gemeinsame Vorlagen und AgentenWissensanbindung Antworten aus eigenen DokumentenWorkflows und Agenten KI-Schritte in AbläufenWissensquellen z. B. SharePoint, Ablage, DMSGeschäftssysteme CRM, ERP, FachanwendungenKI-Richtlinie Werkzeuge, Daten, PrüfungMenschliche Freigabe bevor etwas wirktProtokoll und Auswertung Nutzung, Kosten, ÄnderungenSchulung und Begleitung Einführung und Weiterbildung
gewähltnotwendigKontrollpunktnicht Teil des Bildes: blass

8 von 16 Bausteinen im Bild, davon 2 Kontrollpunkte; 6 Klärungen; 4 Phasen.

Bausteine und warum

  • Sprachmodellegebraucht von Zentrale KI-Plattform
  • MitarbeitendeGrundausstattung
  • Key Userwegen Ihrer Auswahl: 50–250
  • Anmeldung (SSO)gebraucht von Zentrale KI-Plattform, Rollen und GruppenAnmeldung über Microsoft Entra ID.
  • Rollen und GruppenKontrollpunktgebraucht von Key User
  • Zentrale KI-Plattformgebraucht von Mitarbeitende
  • KI-RichtlinieKontrollpunktgebraucht von Zentrale KI-Plattform, Schulung und Begleitung
  • Schulung und Begleitunggebraucht von Mitarbeitende, Key User

Kontrollpunkte und Klärungen

Kontrollpunkt

  • Für jedes KI-Ergebnis bleibt ein Mensch verantwortlich – wer es weitergibt, prüft es.
  • Entwürfe prüft, wer sie verwendet – Inhalt, Ton, Fakten.

Vorab klären

  • Welche zwei, drei Anwendungsfälle haben Vorrang – und woran erkennen Sie, ob sie helfen?
  • Copilot im Mandanten, eigene Plattform oder beides – für welche Aufgaben was?

Einbeziehen

  • Falls vorhanden: Betriebs- oder Personalrat frühzeitig einbeziehen – KI-Werkzeuge können Leistungs- oder Verhaltensdaten erfassen.
  • Ob etwas zulässig ist, klären Datenschutzbeauftragte bzw. Rechtsberatung – dieser Explorer ersetzt das nicht.

Einführung in Phasen

  1. Grundlagen schaffen

    Ziele und erste Anwendungsfälle festlegen, Richtlinie entwerfen, Plattform auswählen und einrichten, Freigabepunkte bestimmen.

    Anmeldung (SSO) · Rollen und Gruppen · KI-Richtlinie · Zentrale KI-Plattform · Sprachmodelle

  2. Pilot

    Mit einer Pilotgruppe echte Aufgaben erproben, Fragen sammeln, Richtlinie und Einstellungen nachschärfen.

    Key User

    Pilotgruppe aus zwei bis drei Fachbereichen mit je einem Key User.

  3. Breite Einführung

    Schulung und freigegebenes Werkzeug für alle, Ansprechpersonen benennen.

    Schulung und Begleitung · Mitarbeitende

  4. Verstetigen

    Nutzung und Kosten auswerten, Richtlinie regelmäßig prüfen, Weiterbildung fortführen, neue Anwendungsfälle aufnehmen.

Illustratives, vereinfachtes Modell. Das Ergebnis folgt ausschließlich aus Ihrer Auswahl und festen Beispielregeln. Es analysiert keine Systeme, kennt Ihr Unternehmen nicht und bewertet keine Rechtskonformität. Es ersetzt weder Datenschutzbeauftragte noch Rechtsberatung – ENTDECKE.digital bietet keine Rechtsberatung an. Ihre Auswahl wird nicht gespeichert und nicht übertragen.

Modell und Regeln als Text

Bausteine des Modells: Öffentlicher KI-Chat; Sprachmodelle; Mitarbeitende (braucht Zentrale KI-Plattform, Schulung und Begleitung); Key User (braucht Rollen und Gruppen, Schulung und Begleitung); Anmeldung (SSO); Rollen und Gruppen (braucht Anmeldung (SSO)); Zentrale KI-Plattform (braucht Anmeldung (SSO), Sprachmodelle, KI-Richtlinie); Team-Assistenten (braucht Zentrale KI-Plattform, Rollen und Gruppen); Wissensanbindung (braucht Zentrale KI-Plattform, Wissensquellen, Rollen und Gruppen); Workflows und Agenten (braucht Zentrale KI-Plattform, Geschäftssysteme, Menschliche Freigabe); Wissensquellen; Geschäftssysteme; KI-Richtlinie; Menschliche Freigabe (braucht Rollen und Gruppen); Protokoll und Auswertung (braucht Zentrale KI-Plattform); Schulung und Begleitung (braucht KI-Richtlinie).

Grundausstattung: Mitarbeitende.

  • Wenn Unternehmensgröße: bis 50 – Hinweise: Zentrale KI-Plattform: Eine Plattform für alle, wenige Rollen: Nutzende sowie eine verwaltende Person mit Vertretung.; Pilot: Pilot mit wenigen Personen, danach zügig für alle.
  • Wenn Unternehmensgröße: 50–250 – kommt hinzu: Key User – Hinweise: Pilot: Pilotgruppe aus zwei bis drei Fachbereichen mit je einem Key User.
  • Wenn Unternehmensgröße: über 250 – kommt hinzu: Key User, Rollen und Gruppen, Protokoll und Auswertung – Vorab klären: Wer verantwortet die Plattform dauerhaft – fachlich und technisch? – Hinweise: Anmeldung (SSO): Konten automatisch aus dem Verzeichnis bereitstellen und entziehen (z. B. per SCIM).; Pilot: Mehrere Pilotgruppen; Erfahrungen bündeln, bevor alle starten.
  • Wenn Fachbereiche, die beginnen sollen: Personal – Einbeziehen: Vor KI-Einsatz in Bewerbungs- oder Personalentscheidungen Datenschutzbeauftragte und Rechtsberatung einbeziehen. – Hinweise: KI-Richtlinie: Regeln für Personaldaten ausdrücklich festlegen – etwa: keine Auswahl- oder Bewertungsentscheidungen durch KI.
  • Wenn Fachbereiche, die beginnen sollen: Marketing und Kommunikation – kommt hinzu: Menschliche Freigabe – Vorab klären: Wie werden KI-erzeugte Texte und Bilder geprüft und – wo nötig – gekennzeichnet, bevor sie veröffentlicht werden? – Hinweise: Menschliche Freigabe: Freigabe vor der Veröffentlichung von Texten und Bildern.
  • Wenn Fachbereiche, die beginnen sollen: Vertrieb und Kundenservice und Anwendungsfälle: Gemeinsame Assistenten für Teams – Hinweise: Team-Assistenten: Zum Beispiel ein Vertriebsassistent mit Produktwissen und Textbausteinen, gepflegt von einem Key User.
  • Wenn Fachbereiche, die beginnen sollen: Technik, Produktion, IT – Vorab klären: Welche Quelltexte, Konstruktionsdaten oder technischen Unterlagen dürfen verarbeitet werden? – Hinweise: Zentrale KI-Plattform: Für technische Teams Zugänge über Schnittstellen und Programmierassistenten gesondert regeln.
  • Wenn Vorhandene IT-Systeme: Microsoft 365 – Vorab klären: Copilot im Mandanten, eigene Plattform oder beides – für welche Aufgaben was? – Hinweise: Anmeldung (SSO): Anmeldung über Microsoft Entra ID.; Wissensquellen: SharePoint, OneDrive und Teams: Freigaben und Berechtigungen vor der Anbindung prüfen.
  • Wenn Anwendungsfälle: Fragen an eigenes Wissen und Vorhandene IT-Systeme: Dokumentenmanagement oder Ablage – Hinweise: Wissensquellen: Ablage oder DMS als Wissensquelle: nur Bereiche mit sauberen Berechtigungen anbinden.
  • Wenn Anwendungsfälle: Abläufe automatisieren oder KI soll in Systemen handeln und Vorhandene IT-Systeme: CRM oder ERP oder weitere Fachanwendungen – Hinweise: Geschäftssysteme: Anbindung mit eigenem Konto und den mindestens nötigen Rechten; Testdaten vor Echtdaten.
  • Wenn Schutzbedarf der Daten: hoch – kommt hinzu: Rollen und Gruppen, Protokoll und Auswertung – Vorab klären: Wo werden Eingaben verarbeitet und gespeichert, und werden sie zum Training genutzt?; Einbeziehen: Datenschutzbeauftragte bei Auswahl, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Richtlinie einbeziehen. – Hinweise: KI-Richtlinie: Erlaubte und ausgeschlossene Datenkategorien mit Beispielen festlegen.
  • Wenn Schutzbedarf der Daten: sehr hoch – kommt hinzu: Rollen und Gruppen, Protokoll und Auswertung, Menschliche Freigabe – Vorab klären: Wo werden Eingaben verarbeitet und gespeichert, und werden sie zum Training genutzt?; Vorab klären: Welche Aufgaben und Daten bleiben von KI ganz ausgenommen?; Kontrollpunkt: Ausgeschlossene Daten zusätzlich technisch absichern, wo möglich – etwa über Vertraulichkeitsbezeichnungen, die die Plattform berücksichtigt.; Einbeziehen: Vor dem Start Datenschutzbeauftragte und Rechtsberatung einbeziehen – etwa bei Berufsgeheimnissen oder Gesundheitsdaten. – Hinweise: Zentrale KI-Plattform: Modellzugriff und Verarbeitungsort bewusst festlegen, etwa über eigene Verträge mit dem Modellanbieter.
  • Wenn Anwendungsfälle: Texte und E-Mails entwerfen – Kontrollpunkt: Entwürfe prüft, wer sie verwendet – Inhalt, Ton, Fakten.
  • Wenn Anwendungsfälle: Dokumente zusammenfassen und auswerten – Vorab klären: Welche Dokumente dürfen hochgeladen werden – und welche nicht? – Hinweise: Zentrale KI-Plattform: Dateien hochladen und auswerten lassen – mit klaren Regeln, welche Dokumente dafür in Frage kommen.
  • Wenn Anwendungsfälle: Fragen an eigenes Wissen – kommt hinzu: Wissensanbindung – Kontrollpunkt: Antworten mit Quellenangabe prüfen; Lücken in der Quelle beheben, nicht in der Antwort.; Vorab klären: Sind die Berechtigungen der angebundenen Ablagen aufgeräumt?
  • Wenn Anwendungsfälle: Gemeinsame Assistenten für Teams – kommt hinzu: Team-Assistenten, Key User – Kontrollpunkt: Assistenten vor dem Teilen prüfen; je Assistent eine verantwortliche Person und eine Vertretung.
  • Wenn Anwendungsfälle: Abläufe automatisieren – kommt hinzu: Workflows und Agenten, Protokoll und Auswertung – Kontrollpunkt: Menschliche Freigabe, bevor ein Ergebnis in einem Geschäftssystem wirkt.
  • Wenn Anwendungsfälle: KI soll in Systemen handeln – kommt hinzu: Workflows und Agenten, Protokoll und Auswertung – Kontrollpunkt: Der Agent schlägt vor, ein Mensch bestätigt: Das BSI empfiehlt eine ausdrückliche Bestätigung durch Nutzende, bevor ein Sprachmodell Funktionen ausführt (BSI, 10.11.2025).; Einbeziehen: IT-Sicherheit einbeziehen: welche Aktionen, mit welchen Rechten, mit welchem Protokoll – und wie man den Agenten abschaltet. – Hinweise: Workflows und Agenten: Aktionen einzeln freischalten; die Verbindung erhält nur die nötigen Rechte.
  • Wenn Bereits genutzte KI-Werkzeuge: private Konten einzelner Mitarbeitender – wird abgelöst: Öffentlicher KI-Chat – Vorab klären: Ist bekannt, welche Daten bisher in private Konten gelangt sind? – Hinweise: Öffentlicher KI-Chat: Private Konten durch das freigegebene Angebot ablösen – mit einem besseren Werkzeug, nicht nur mit einem Verbot.; Grundlagen schaffen: Übergang festlegen: ab wann für betriebliche Aufgaben nur noch das freigegebene Werkzeug gilt.
  • Wenn Bereits genutzte KI-Werkzeuge: einzelne Lizenzen ohne zentrale Verwaltung – kommt hinzu: Rollen und Gruppen – Hinweise: Zentrale KI-Plattform: Einzellizenzen zusammenführen und zentral verwalten – einschließlich Sperre beim Austritt.
  • Wenn Bereits genutzte KI-Werkzeuge: Microsoft 365 Copilot – Hinweise: Zentrale KI-Plattform: Copilot im Mandanten bleibt Teil des Bildes. Zu prüfen ist, ob eine zusätzliche Plattform echten Mehrwert bringt – etwa Modellauswahl oder gemeinsame Assistenten – oder nur doppelt.
  • Wenn Erfahrung im Team: Einstieg – Hinweise: Schulung und Begleitung: Grundlagen für alle vor dem breiten Start: was KI kann, wo sie irrt, was die Richtlinie sagt.; Breite Einführung: Start mit Sprechstunden und kurzen Lernformaten begleiten.
  • Wenn Erfahrung im Team: erfahren – kommt hinzu: Key User – Hinweise: Key User: Erfahrene Nutzende als Key User gewinnen.; Schulung und Begleitung: Vertiefung statt Grundlagen: gute Anweisungen, Assistenten bauen, Grenzen erkennen.
  1. Grundlagen schaffen: Anmeldung (SSO), Rollen und Gruppen, KI-Richtlinie, Zentrale KI-Plattform, Sprachmodelle, Menschliche Freigabe – Ziele und erste Anwendungsfälle festlegen, Richtlinie entwerfen, Plattform auswählen und einrichten, Freigabepunkte bestimmen.
  2. Pilot: Key User, Team-Assistenten, Wissensanbindung, Wissensquellen, Protokoll und Auswertung – Mit einer Pilotgruppe echte Aufgaben erproben, Fragen sammeln, Richtlinie und Einstellungen nachschärfen.
  3. Breite Einführung: Schulung und Begleitung, Mitarbeitende – Schulung und freigegebenes Werkzeug für alle, Ansprechpersonen benennen.
  4. Ausbau mit Integrationen: Workflows und Agenten, Geschäftssysteme – KI-Schritte in Abläufe einbinden – mit Freigabe, minimalen Rechten und Protokoll.
  5. Verstetigen – Nutzung und Kosten auswerten, Richtlinie regelmäßig prüfen, Weiterbildung fortführen, neue Anwendungsfälle aufnehmen.

Einführungsarchitektur

Woraus eine geordnete KI-Einführung besteht

Die Bausteine, die der Explorer zusammensetzt, im Einzelnen. Wählen Sie einen Baustein: Die Karte zeigt, was er braucht und wer ihn braucht. Die Bausteine sind herstellerneutral – ob die zentrale Plattform eine eigene KI-Plattform oder KI im Microsoft-365-Mandanten ist, entscheiden Sie. Rechts liegen die Kontrollpunkte, oben das, was außerhalb des Unternehmens läuft.

Menschen und ZugangKI-PlattformDaten und SystemeSteuerung und KontrolleAußerhalb des UnternehmensÖffentlicher KI-Chat private oder kostenlose KontenSprachmodelle beim ModellanbieterMitarbeitende nutzen KI im AlltagKey User Ansprechpersonen je FachbereichAnmeldung (SSO) mit dem UnternehmenskontoRollen und Gruppen wer darf wasZentrale KI-Plattform Chat, Modelle, EinstellungenTeam-Assistenten gemeinsame Vorlagen und AgentenWissensanbindung Antworten aus eigenen DokumentenWorkflows und Agenten KI-Schritte in AbläufenWissensquellen z. B. SharePoint, Ablage, DMSGeschäftssysteme CRM, ERP, FachanwendungenKI-Richtlinie Werkzeuge, Daten, PrüfungMenschliche Freigabe bevor etwas wirktProtokoll und Auswertung Nutzung, Kosten, ÄnderungenSchulung und Begleitung Einführung und Weiterbildung
brauchtwird gebraucht von

KI-Plattform · Chat, Modelle, Einstellungen

Zentrale KI-Plattform

Der freigegebene Ort für die Arbeit mit KI: eine eigenständige Plattform (zum Beispiel Langdock) oder KI im eigenen Microsoft-365-Mandanten. Entscheidend ist die zentrale Verwaltung – Anmeldung, Modelle, Einstellungen, Kosten. Mehr unter Zentrale KI-Plattformen.

Braucht
Wird gebraucht von

Passende Leistungen

Illustrative, vereinfachte Beispielarchitektur – keine reale Kundenumgebung und keine Produktempfehlung. Reale Einführungen haben mehr Systeme, Rollen und Ausnahmen. Microsoft 365, Copilot und SharePoint sind Marken der Microsoft Corporation; Langdock ist eine Marke des jeweiligen Inhabers.

Beispielarchitektur als Text
  • Öffentlicher KI-Chat (Außerhalb des Unternehmens) – Konten außerhalb der Unternehmensverwaltung. Was mit den Eingaben geschieht, regeln die Bedingungen des Anbieters für Privatkunden – nicht das Unternehmen. Wo es kein besseres freigegebenes Angebot gibt, entsteht hier Schatten-KI.
  • Sprachmodelle (Außerhalb des Unternehmens) – In diesem Aufbau laufen die Modelle als Cloud-Dienst. Auch die freigegebene Plattform schickt Eingaben dorthin. Wo sie verarbeitet werden, ob sie gespeichert und ob sie für Training genutzt werden, regeln Plattform, Vertrag und Einstellungen – das ist vor dem Start zu klären. Die Unterschiede zeigt der Abschnitt Einsatzmodelle. Wird gebraucht von: Zentrale KI-Plattform.
  • Mitarbeitende (Menschen und Zugang) – Sie brauchen zweierlei: ein freigegebenes Werkzeug, das ihre Aufgaben gut löst, und das Wissen, es sicher zu nutzen. Fehlt eines davon, liegt der Griff zu privaten Konten nahe. Braucht: Zentrale KI-Plattform, Schulung und Begleitung.
  • Key User (Menschen und Zugang) – Erfahrene Nutzende in den Fachbereichen: Sie sammeln Anwendungsfälle, bauen und pflegen gemeinsame Assistenten und geben Erfahrungen weiter – oft „KI-Champions“ genannt. Braucht: Rollen und Gruppen, Schulung und Begleitung.
  • Anmeldung (SSO) (Menschen und Zugang) – Anmeldung mit dem bestehenden Unternehmenskonto (Single Sign-on), idealerweise mit automatischer Bereitstellung und Sperre beim Austritt. So entstehen keine verwaisten KI-Konten, und Rollen lassen sich aus dem Verzeichnis ableiten. Wird gebraucht von: Rollen und Gruppen, Zentrale KI-Plattform.
  • Rollen und Gruppen (Menschen und Zugang) – Wer darf welche Modelle, Assistenten und Integrationen nutzen? Wer darf Assistenten erstellen und teilen, wer verwaltet die Plattform? Gruppen aus dem Verzeichnis halten das pflegbar. Braucht: Anmeldung (SSO). Wird gebraucht von: Key User, Team-Assistenten, Wissensanbindung, Menschliche Freigabe.
  • Zentrale KI-Plattform (KI-Plattform) – Der freigegebene Ort für die Arbeit mit KI: eine eigenständige Plattform (zum Beispiel Langdock) oder KI im eigenen Microsoft-365-Mandanten. Entscheidend ist die zentrale Verwaltung – Anmeldung, Modelle, Einstellungen, Kosten. Mehr unter Zentrale KI-Plattformen. Braucht: Anmeldung (SSO), Sprachmodelle, KI-Richtlinie. Wird gebraucht von: Mitarbeitende, Team-Assistenten, Wissensanbindung, Workflows und Agenten, Protokoll und Auswertung.
  • Team-Assistenten (KI-Plattform) – Vorkonfigurierte Assistenten für wiederkehrende Aufgaben eines Teams – mit festen Anweisungen, Unterlagen und Grenzen. Sie machen gute Arbeitsweisen teilbar. Jeder Assistent braucht eine verantwortliche Person. Braucht: Zentrale KI-Plattform, Rollen und Gruppen.
  • Wissensanbindung (KI-Plattform) – Die Plattform liest Inhalte aus angebundenen Ablagen, um Fragen zu beantworten. Sie sollte dabei nur zeigen, was die fragende Person ohnehin sehen darf. Zu weit gefasste Freigaben werden dadurch schneller sichtbar – sie sind vorher aufzuräumen. Braucht: Zentrale KI-Plattform, Wissensquellen, Rollen und Gruppen.
  • Workflows und Agenten (KI-Plattform) – KI-Schritte in festen Abläufen oder Agenten, die Aktionen in anderen Systemen auslösen können. Je mehr ein Agent selbst tun darf, desto wichtiger sind minimale Rechte, eine menschliche Bestätigung und ein Protokoll. Braucht: Zentrale KI-Plattform, Geschäftssysteme, Menschliche Freigabe.
  • Wissensquellen (Daten und Systeme) – Dokumente, Handbücher, Vorlagen, Wikis. Ihre Qualität und ihre Berechtigungen bestimmen, wie gut und wie sicher Antworten aus eigenem Wissen werden. Wird gebraucht von: Wissensanbindung.
  • Geschäftssysteme (Daten und Systeme) – Systeme, in denen Ergebnisse wirken: Kundendatensätze, Aufträge, Tickets. Angebunden wird mit einem eigens dafür vorgesehenen Konto und nur den nötigen Rechten. Wird gebraucht von: Workflows und Agenten.
  • KI-Richtlinie (Steuerung und Kontrolle) – Die Regeln für alle: freigegebene Werkzeuge, erlaubte und ausgeschlossene Daten, Prüfung von Ergebnissen, Zuständigkeiten. Die Plattform setzt einen Teil davon technisch um – den Rest tragen Schulung und Führung. Mehr unter KI-Richtlinien. Wird gebraucht von: Zentrale KI-Plattform, Schulung und Begleitung.
  • Menschliche Freigabe (Steuerung und Kontrolle) – Ein Mensch bestätigt, bevor ein KI-Ergebnis wirkt – bevor es veröffentlicht, versendet oder in ein Geschäftssystem geschrieben wird. Wer freigibt, legen die Rollen fest. Braucht: Rollen und Gruppen. Wird gebraucht von: Workflows und Agenten.
  • Protokoll und Auswertung (Steuerung und Kontrolle) – Was wird wie oft genutzt, was kostet es, wer hat Einstellungen geändert? Auswertungen zeigen, ob die Einführung wirkt. Wie personenbezogen sie sein dürfen, ist mit Datenschutz und – falls vorhanden – Betriebs- oder Personalrat abzustimmen. Braucht: Zentrale KI-Plattform.
  • Schulung und Begleitung (Steuerung und Kontrolle) – Grundlagen für alle, Vertiefungen für Key User, Führungskräfte und Administration – und danach regelmäßige Auffrischung, weil sich Werkzeuge und Möglichkeiten laufend ändern. Braucht: KI-Richtlinie. Wird gebraucht von: Mitarbeitende, Key User.

Typische Abläufe

  • Anfrage im Alltag: Mitarbeitende → Anmeldung (SSO) → Zentrale KI-Plattform → Sprachmodelle – Anmelden mit dem Unternehmenskonto, Aufgabe in der freigegebenen Plattform, Verarbeitung beim Modellanbieter.
  • Antwort aus eigenem Wissen: Mitarbeitende → Anmeldung (SSO) → Zentrale KI-Plattform → Wissensanbindung → Wissensquellen – Die Plattform sucht in angebundenen Ablagen – mit den Berechtigungen der fragenden Person.
  • Gemeinsamer Assistent: Key User → Team-Assistenten → Zentrale KI-Plattform → Sprachmodelle – Ein Key User stellt einen Assistenten bereit, das Team nutzt ihn über die Plattform.
  • KI im Ablauf: Zentrale KI-Plattform → Workflows und Agenten → Menschliche Freigabe → Geschäftssysteme – Ein Workflow bereitet vor, ein Mensch gibt frei, erst dann wirkt das Ergebnis im Geschäftssystem.
  • Ohne Plattform: Schatten-KI: Mitarbeitende → Öffentlicher KI-Chat – Ohne freigegebenes Angebot führt der kürzeste Weg am Unternehmen vorbei – ohne Anmeldung, Regeln oder Protokoll.

Richtlinien-Explorer

Fünf Situationen, die jede KI-Richtlinie beantworten muss

Wählen Sie eine Situation. Die Karte zeigt den Weg der Daten durch das Beispielmodell – welche Stationen außerhalb des Unternehmens liegen und welche Kontrollpunkte unterwegs greifen. Darunter: was vorab zu klären ist, was Technik absichern kann, was Regeln leisten müssen und wann wer einzubeziehen ist. Der Explorer entscheidet nicht, ob etwas zulässig ist.

Menschen und ZugangKI-PlattformDaten und SystemeSteuerung und KontrolleAußerhalb des UnternehmensÖffentlicher KI-Chat private oder kostenlose KontenSprachmodelle beim ModellanbieterMitarbeitende nutzen KI im AlltagKey User Ansprechpersonen je FachbereichAnmeldung (SSO) mit dem UnternehmenskontoRollen und Gruppen wer darf wasZentrale KI-Plattform Chat, Modelle, EinstellungenTeam-Assistenten gemeinsame Vorlagen und AgentenWissensanbindung Antworten aus eigenen DokumentenWorkflows und Agenten KI-Schritte in AbläufenWissensquellen z. B. SharePoint, Ablage, DMSGeschäftssysteme CRM, ERP, FachanwendungenKI-Richtlinie Werkzeuge, Daten, PrüfungMenschliche Freigabe bevor etwas wirktProtokoll und Auswertung Nutzung, Kosten, ÄnderungenSchulung und Begleitung Einführung und Weiterbildung
auf dem WegKontrollpunkte auf dem WegStationen außerhalb des Unternehmens

Orientierung für das Gespräch – keine Zulässigkeitsentscheidung

Kundendaten im öffentlichen KI-Chat

Jemand aus dem Kundenservice kopiert eine Anfrage mit Namen und Vertragsdaten in einen kostenlosen KI-Chat, um schneller antworten zu können.

Datenweg im Beispielmodell
Mitarbeitende → Öffentlicher KI-Chat
Stationen außerhalb des Unternehmens
Öffentlicher KI-Chat
Kontrollpunkte auf dem Weg
keiner – auf diesem Weg greift keine Regel des Unternehmens

Vorab zu klären

  • Welche Daten wurden eingegeben – Namen, Vertragsdaten, Inhalte Dritter?
  • Gibt es ein freigegebenes Werkzeug, das genau diese Aufgabe löst?
  • Was sagt die Richtlinie zu privaten Konten – und kennen alle diese Regel?

Technische Schutzmaßnahmen

  • Ein freigegebenes, zentral verwaltetes Werkzeug bereitstellen, das die Aufgabe mindestens genauso gut löst
  • Anmeldung nur mit dem Unternehmenskonto (SSO)
  • Je nach Umgebung: nicht freigegebene KI-Dienste auf verwalteten Geräten oder im Netzwerk einschränken

Organisatorische Regeln

  • Klare Regel zu privaten Konten – mit Beispielen und mit der freigegebenen Alternative
  • Kurz begründen: In privaten Konten bestimmen die Bedingungen des Anbieters, was mit Eingaben geschieht
  • Einen Meldeweg ohne Schuldzuweisung anbieten, falls versehentlich etwas eingegeben wurde

Wann wer einzubeziehen ist

  • Datenschutzbeauftragte: wenn personenbezogene Daten in einen nicht freigegebenen Dienst gelangt sind – sie bewerten, was daraus folgt
  • IT und Informationssicherheit: um ein freigegebenes Werkzeug bereitzustellen und technische Einschränkungen abzuwägen

Wie eine Richtlinie solche Fälle einordnen kann, zeigt der Beispiel-Check unter KI-Richtlinien.

Beispielsituationen zur Orientierung. Sie zeigen, welche Fragen zu klären sind – nicht, ob etwas zulässig ist; das hängt vom Einzelfall ab. ENTDECKE.digital bietet keine Rechtsberatung an. Zulässigkeitsfragen klären Sie mit Ihren Datenschutzbeauftragten bzw. Ihrer Rechtsberatung.

Alle Situationen als Text

Kundendaten im öffentlichen KI-Chat – Jemand aus dem Kundenservice kopiert eine Anfrage mit Namen und Vertragsdaten in einen kostenlosen KI-Chat, um schneller antworten zu können. Weg: Mitarbeitende → Öffentlicher KI-Chat. Stationen außerhalb des Unternehmens: Öffentlicher KI-Chat. Kontrollpunkte auf dem Weg: keiner – auf diesem Weg greift keine Regel des Unternehmens.

Vorab zu klären: Welche Daten wurden eingegeben – Namen, Vertragsdaten, Inhalte Dritter? Gibt es ein freigegebenes Werkzeug, das genau diese Aufgabe löst? Was sagt die Richtlinie zu privaten Konten – und kennen alle diese Regel? Technische Schutzmaßnahmen: Ein freigegebenes, zentral verwaltetes Werkzeug bereitstellen, das die Aufgabe mindestens genauso gut löst Anmeldung nur mit dem Unternehmenskonto (SSO) Je nach Umgebung: nicht freigegebene KI-Dienste auf verwalteten Geräten oder im Netzwerk einschränken Organisatorische Regeln: Klare Regel zu privaten Konten – mit Beispielen und mit der freigegebenen Alternative Kurz begründen: In privaten Konten bestimmen die Bedingungen des Anbieters, was mit Eingaben geschieht Einen Meldeweg ohne Schuldzuweisung anbieten, falls versehentlich etwas eingegeben wurde Wann wer einzubeziehen ist: Datenschutzbeauftragte – wenn personenbezogene Daten in einen nicht freigegebenen Dienst gelangt sind – sie bewerten, was daraus folgt; IT und Informationssicherheit – um ein freigegebenes Werkzeug bereitzustellen und technische Einschränkungen abzuwägen

Arbeit mit der freigegebenen Unternehmens-KI – Ein Team nutzt die zentrale KI-Plattform für Entwürfe und Zusammenfassungen – angemeldet mit dem Unternehmenskonto. Auch hier gehen Eingaben zur Verarbeitung an einen Modellanbieter. Weg: Mitarbeitende → Anmeldung (SSO) → Zentrale KI-Plattform → Sprachmodelle. Stationen außerhalb des Unternehmens: Sprachmodelle. Kontrollpunkte auf dem Weg: Anmeldung (SSO), KI-Richtlinie, Protokoll und Auswertung.

Vorab zu klären: Welche Modelle stehen zur Verfügung, und wo werden Eingaben verarbeitet? Werden Eingaben gespeichert oder zum Training genutzt – laut Vertrag und Einstellungen? Welche Datenkategorien sind auch im freigegebenen Werkzeug ausgeschlossen? Technische Schutzmaßnahmen: Anmeldung über SSO; Konten automatisch anlegen und beim Austritt entziehen Nur geprüfte Modelle freischalten; Einstellungen zu Speicherung und Training dokumentieren Auswertungen von Nutzung und Kosten so einrichten, wie mit Datenschutz und Mitbestimmung abgestimmt Organisatorische Regeln: Die Richtlinie gilt auch hier: Ergebnisse prüfen, Daten sparsam eingeben Eine Ansprechperson für Fragen benennen Vor dem Start schulen Wann wer einzubeziehen ist: Datenschutzbeauftragte – bei Auswahl und Vertrag des Werkzeugs, etwa zur Auftragsverarbeitung; Betriebs- oder Personalrat (falls vorhanden) – vor der Einführung – insbesondere wegen Protokollen und Auswertungen

Ein Fachbereich erstellt einen gemeinsamen Assistenten – Der Vertrieb baut einen Assistenten mit Produktunterlagen und Textbausteinen und möchte ihn mit dem ganzen Team teilen. Weg: Key User → Team-Assistenten → Zentrale KI-Plattform → Sprachmodelle. Stationen außerhalb des Unternehmens: Sprachmodelle. Kontrollpunkte auf dem Weg: Rollen und Gruppen, KI-Richtlinie.

Vorab zu klären: Welche Unterlagen stecken im Assistenten – und dürfen alle, mit denen er geteilt wird, sie sehen? Wer ist für Inhalt und Aktualität verantwortlich? Was soll der Assistent ausdrücklich nicht tun? Technische Schutzmaßnahmen: Mit Gruppen teilen, nicht mit allen als Voreinstellung Über Rollen steuern, wer Assistenten erstellen und teilen darf Zentrale Übersicht über alle Assistenten; ungenutzte deaktivieren oder archivieren Organisatorische Regeln: Je Assistent eine verantwortliche Person und eine Vertretung Vor dem Teilen kurz von einer zweiten Person prüfen lassen Zweck, Grenzen und Stand im Assistenten beschreiben Wann wer einzubeziehen ist: Fachverantwortliche – für Inhalt und Freigabe des Assistenten; Datenschutzbeauftragte – wenn der Assistent mit personenbezogenen Daten arbeitet

KI erhält Zugriff auf Unternehmensdokumente – Die Plattform wird an Ablagen wie SharePoint oder ein Dokumentenmanagement angebunden, damit Fragen aus eigenem Wissen beantwortet werden. Weg: Mitarbeitende → Anmeldung (SSO) → Zentrale KI-Plattform → Wissensanbindung → Wissensquellen. Stationen außerhalb des Unternehmens: Sprachmodelle. Kontrollpunkte auf dem Weg: Anmeldung (SSO), Rollen und Gruppen.

Vorab zu klären: Welche Ablagen werden angebunden – und sind deren Berechtigungen aufgeräumt? Sieht die KI nur, was die fragende Person sehen darf? Welche Inhalte sollen ausgeschlossen bleiben, und lassen sie sich zuverlässig kennzeichnen? Technische Schutzmaßnahmen: Zugriff mit den Berechtigungen der fragenden Person statt über ein Konto, das alles sieht Zu weit gefasste Freigaben vor der Anbindung bereinigen Vertraulich gekennzeichnete Inhalte ausschließen, wo die Plattform das unterstützt – Microsoft 365 Copilot berücksichtigt etwa Vertraulichkeitsbezeichnungen (Microsoft Learn) Organisatorische Regeln: Verantwortliche je Ablage bestätigen die Anbindung Antworten mit Quellenangabe prüfen Regelmäßig prüfen, welche Quellen angebunden sind Wann wer einzubeziehen ist: IT und Informationssicherheit – für Berechtigungsmodell und Anbindung; Datenschutzbeauftragte – wenn angebundene Ablagen personenbezogene Daten enthalten

Ein KI-Agent soll in einem Geschäftssystem handeln – Ein Agent soll Kundenanfragen nicht nur beantworten, sondern im CRM Einträge anlegen oder ändern und Antworten versenden. Weg: Zentrale KI-Plattform → Workflows und Agenten → Menschliche Freigabe → Geschäftssysteme. Stationen außerhalb des Unternehmens: Sprachmodelle. Kontrollpunkte auf dem Weg: Menschliche Freigabe, Protokoll und Auswertung, Rollen und Gruppen.

Vorab zu klären: Welche Aktionen genau – lesen, anlegen, ändern, löschen, versenden? Was passiert, wenn der Agent sich irrt oder durch eine präparierte Nachricht gesteuert wird? Wer bestätigt, bevor etwas wirkt – und wie schaltet man den Agenten ab? Technische Schutzmaßnahmen: Aktionen einzeln freischalten; die Verbindung erhält nur die nötigen Rechte Ausdrückliche Bestätigung durch einen Menschen vor jeder wirksamen Aktion – so empfiehlt es das BSI Eingaben von außen als nicht vertrauenswürdig behandeln: Sie können versteckte Anweisungen enthalten (Indirect Prompt Injection) Jede Aktion protokollieren Organisatorische Regeln: Verantwortung für Agent und Zielsystem festlegen Mit Testdaten beginnen, dann schrittweise ausweiten Einen Notfallweg vereinbaren: Agent abschalten, Änderungen zurücknehmen Wann wer einzubeziehen ist: IT und Informationssicherheit – vor dem Start – Rechte, Protokoll, Abschaltung; Fachverantwortliche – als Verantwortliche des Zielsystems; Datenschutzbeauftragte – wenn personenbezogene Daten verändert oder versendet werden; Rechtsberatung – wenn Aktionen rechtliche Wirkung für Personen haben können, etwa bei Vertragsabschlüssen oder Entscheidungen über Anträge

Rollen

Wer an den Tisch gehört

KI berührt Technik, Recht und Arbeitsorganisation zugleich. Deshalb lohnt es sich, die Beteiligten früh zusammenzubringen – auch in kleinen Unternehmen, in denen mehrere Rollen bei einer Person liegen.

  1. KI-Einsatz
  2. GeschäftsführungZiele, Verantwortung, Freigabe
  3. FachbereicheAufgaben und Anwendungsfälle
  4. ITWerkzeuge, Lizenzen, Berechtigungen
  5. DatenschutzVerarbeitung prüfen und dokumentieren
  6. MitarbeitervertretungBeteiligung, wo vorhanden
  7. MitarbeitendeKompetenz und Rückmeldung aus der Praxis
Beispielhafte Rollen, keine vorgeschriebene Besetzung.

KI-Transformation

Unsere Leistungen – einzeln buchbar

KI-Transformation ist bei ENTDECKE ein eigenständiger Leistungsbereich: Sie buchen genau den Teil, den Sie brauchen – unabhängig von anderen Angeboten. Rechtliche Prüfungen übernehmen wir nicht; wir bereiten sie technisch und organisatorisch vor.

  1. KI-Readiness und Bestandsaufnahme

    Wo stehen Sie? Anwendungen, Datenquellen, Abläufe, Kompetenzen und organisatorische Voraussetzungen.

  2. KI-Strategie und Rollout

    Priorisierte Anwendungsfälle, Pilotgruppen, Verantwortlichkeiten und Ausbauphasen.

  3. KI-Nutzungsrichtlinien

    Technische und organisatorische Unterstützung beim Erarbeiten und Umsetzen Ihrer Regeln – abgestimmt mit Ihren Datenschutzverantwortlichen.

  4. Zentrale KI-Plattformen

    Auswahl, Einführung und Konfiguration – zum Beispiel Langdock oder KI in Microsoft 365, herstellerneutral verglichen.

  5. KI-Assistenten und Automatisierung

    Gemeinsame Assistenten, Werkzeuge für Fachbereiche und Workflows – mit Blick auf Microsoft 365, CRM, ERP und Dokumentenmanagement.

  6. Schulungen und Weiterbildung

    Für Mitarbeitende, Führungskräfte und Administration – zur Einführung und als fortlaufende Weiterbildung.

Einordnung

Eigenständig – oder als Teil eines größeren Vorhabens

KI-Einführung setzt keine anderen Produkte von ENTDECKE voraus.

  1. KI-Transformation

    Beratung, Projektierung, Einführung, Integration und Schulung – als eigenständige Leistung buchbar.

  2. ENTDECKE/premium

    Kann die KI-Einführung als einen Baustein enthalten, wenn Sie Ihre gesamte IT-Umgebung gemeinsam mit uns gestalten. Das ist eine Option, keine Voraussetzung.

  3. ENTDECKE ONE

    Keine Voraussetzung für eine KI-Einführung. Den Stand des Produkts beschreibt ENTDECKE/premium.

Rechtsrahmen

Der rechtliche Rahmen in Grundzügen

Vier Regelwerke sollten Sie beim Einsatz von KI im Unternehmen kennen. Die Übersicht ordnet ein – sie ersetzt keine rechtliche Prüfung. Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung; ENTDECKE.digital bietet keine Rechtsberatung an. Welche Pflichten für Ihr Unternehmen konkret gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung.

  1. KI-Verordnung der EU

    Die Verordnung (EU) 2024/1689 folgt einem risikobasierten Ansatz: Bestimmte Praktiken sind verboten, für Hochrisiko-Systeme gelten strenge Anforderungen, für andere vor allem Transparenzpflichten. Texte entwerfen oder zusammenfassen ist kein in Anhang III genannter Anwendungsfall. Anders kann es sein, wenn ein Werkzeug etwa zur Auswahl von Bewerbungen eingesetzt wird – das ist im Einzelfall zu prüfen.

    • Verbote gelten seit dem 2. Februar 2025; 2026 ergänzte Verbote ab dem 2. Dezember 2026
    • Die Hochrisiko-Pflichten gelten nach der Änderungsverordnung 2026 später: ab dem 2. Dezember 2027 für Anhang III, ab dem 2. August 2028 für Anhang I

  2. KI-Kompetenz des Personals

    Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu unterstützen (Art. 4). Was das bedeutet, erklären wir auf der Themenseite Künstliche Intelligenz.

  3. Datenschutz-Grundverordnung

    Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die bekannten Grundsätze: Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Transparenz, Auftragsverarbeitung. KI-Werkzeuge sind davon nicht ausgenommen.

  4. Mitbestimmung

    Wo ein Betriebsrat besteht, ist er bei der Planung von KI zu unterrichten (§ 90 BetrVG). Werkzeuge, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, können mitbestimmungspflichtig sein (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Eine Betriebsvereinbarung schafft hier Klarheit.

Weiterlesen

KI im Unternehmen – die Themen im Einzelnen

Jede dieser Seiten vertieft ein Thema der KI-Einführung.

  1. Beratung und Strategie

    Anwendungsfälle finden, Werkzeuge auswählen, ein Zielbild entwickeln.

  2. KI-Richtlinien

    Was in eine Richtlinie gehört, ein Beispiel-Check und der Weg zur eigenen Richtlinie.

  3. Zentrale KI-Plattformen

    Anforderungen, Plattformtypen und Langdock als Beispiel.

  4. Schulungen und KI-Kompetenz

    Was Mitarbeitende je nach Rolle können sollten – und wie man es vermittelt.

  5. KI im Arbeitsalltag

    E-Mails, Meetings, Recherche: wo KI hilft und wo Vorsicht geboten ist.

  6. Prozessautomatisierung mit KI

    Wie KI-Schritte in Abläufe passen und wo der Mensch entscheidet.

  7. KI-Werkzeuge auswählen

    Arten von KI-Assistenten und Kriterien für den Vergleich.

  8. KI und Datenschutz

    Datenfluss, Prüfpunkte und Zuständigkeiten.

  9. KI in Fachbereichen

    Marketing, Vertrieb, Personal und Verwaltung.

Häufige Fragen

Woher weiß der Einführungs-Explorer, wie unser Unternehmen aufgestellt ist?

Gar nicht. Er rechnet ausschließlich mit Ihrer Auswahl und festen Beispielregeln, analysiert keine Systeme und speichert nichts. Das Ergebnis ist ein Gesprächsanlass, keine Bewertung.

Worin unterscheidet sich Copilot von einer eigenen KI-Plattform?

Copilot arbeitet innerhalb von Microsoft 365 mit den Rechten der Nutzenden. Eigenständige Plattformen können mehrere Modelle und gemeinsame Assistenten bündeln und verschiedene Systeme anbinden. Die Unterschiede zeigen Einsatzmodelle und die Seite Zentrale KI-Plattformen.

Brauchen auch kleine Unternehmen eine KI-Richtlinie?

Eine kurze schriftliche Regelung ist auch im kleinen Team sinnvoll: Sie schafft Klarheit, welche Werkzeuge und Daten erlaubt sind, und hilft, durchgeführte Maßnahmen nachzuweisen.

Ist Microsoft 365 Copilot automatisch datenschutzkonform?

Copilot greift je nach Lizenz auf Daten Ihrer Organisation zu – eingegrenzt durch die Berechtigungen der Nutzenden (Microsoft Learn). Ob der Einsatz in Ihrem Unternehmen zulässig ist, hängt von Verträgen, Einstellungen und internen Regeln ab und muss geprüft werden.

Fällt unser KI-Einsatz unter die Hochrisiko-Regeln?

Für typische Büroanwendungen wie Texte entwerfen oder zusammenfassen in der Regel nicht. Anders kann es etwa bei KI in der Personalauswahl oder bei Kreditentscheidungen sein. Die Einstufung ist eine rechtliche Frage im Einzelfall.

Wobei unterstützt ENTDECKE heute schon?

Die Leistungen oben – von der Bestandsaufnahme über Richtlinien und Plattformen bis zu Schulungen im Rahmen einer Einführung – sind einzeln buchbar. Dazu kommen Schulungen zu den Microsoft-365-Anwendungen, in denen auch Copilot arbeitet. Welche offenen KI-Kurse es im Kurskatalog gibt, etwa die Microsoft Copilot Chat Einführung, steht unter KI-Schulungen. Sprechen Sie uns an – wir sagen offen, ob und wie wir helfen können.

KI in Ihrem Unternehmen geordnet angehen?

Erzählen Sie uns, wo Sie stehen. Wir hören zu und sagen ehrlich, wobei wir schon unterstützen können. Telefon 07131-618726-0.

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