Microsoft 365 · Aufgaben und Formulare
Planner, To Do, Lists oder Forms – was wofür?
Microsoft 365 bringt gleich mehrere Werkzeuge für Aufgaben, Listen und Umfragen mit. Das ist praktisch – solange klar ist, welches wofür gedacht ist und wo die Daten danach liegen. Diese Seite hilft bei der Wahl; zu allen vier Anwendungen gibt es Kurse im Katalog.
Entscheidungshilfe
Welches Werkzeug passt zu welcher Aufgabe?
- To DoMeine eigenen Aufgaben: Tagesplanung, Erinnerungen, persönliche Listen
- PlannerAufgaben im Team oder Projekt: verteilen, Fristen setzen, Fortschritt auf einem Board sehen
- ListsStrukturierte Einträge mit Spalten: Anfragen, Inventar, Checklisten – gemeinsam gepflegt
- FormsInformationen einsammeln: Umfragen, Anmeldungen, Feedback, Quizze
Vor der Wahl
Drei Fragen, die die Wahl entscheiden
Wer pflegt es?
Nur ich → To Do bzw. „Meine Aufgaben“. Das Team → Planner oder Lists. Viele liefern Daten zu, ohne selbst zu pflegen → Forms.
Aufgabe oder Datensatz?
Etwas ist zu erledigen und hat ein Ende → Planner. Ein Eintrag mit festen Feldern, der gefiltert und ausgewertet wird → Lists.
Wer darf es sehen?
Nur das Team → Ablage beim Team (Plan der Gruppe, Liste auf der Teamwebsite). Auch Externe sollen antworten → Forms mit passender Einstellung, die Ergebnisse bleiben intern.
Die vier Anwendungen
Was die Werkzeuge im Alltag leisten
Microsoft To Do
Persönliche Aufgaben übersichtlich organisieren und in den Arbeitstag einplanen.
- Für Einzelne, nicht für Teamplanung
- Funktionen wie „Mein Tag“ und „Meine Aufgaben“ gibt es inzwischen auch in Planner in Teams
- Kurs: tägliche Aufgaben übersichtlich und intelligent organisieren
Microsoft Planner
Aufgabenmanagement im Projektteam: Aufgaben zuweisen, in Buckets gliedern, Fortschritt verfolgen.
- Passt zu Teams mit gemeinsamen Vorhaben
- Kurs: Einsatzmöglichkeiten an praxisnahen Beispielen
Microsoft Lists
Listen mit eigenen Spalten und Ansichten, die mehrere Personen gemeinsam bearbeiten und zuweisen.
- Wenn eine Excel-Tabelle von vielen gleichzeitig gepflegt wird
- Kurs: Listen anlegen, anpassen, gemeinsam bearbeiten
Microsoft Forms
Formulare und Umfragen mit verschiedenen Fragetypen; Antworten lassen sich auswerten.
- Für Anmeldungen, Feedback, kurze Abfragen
- Kurs: ein umfangreiches Formular mit allen Fragetypen
Ablage und Sichtbarkeit
Wo die Daten liegen – und wer sie sieht
Die Wahl des Werkzeugs entscheidet auch, wo Aufgaben, Listen und Antworten gespeichert werden und wer sie sehen kann. Wählen Sie ein Werkzeug. Angaben nach Microsoft Learn und Microsoft-Support, abgerufen am 2. November 2026.
To Do und „Meine Aufgaben“
Persönliche Aufgaben, Tagesplanung und markierte E-Mails. Laut Microsoft sind To-Do-Funktionen wie „Mein Tag“ und „Meine Aufgaben“ inzwischen auch in Planner in Teams verfügbar; dort erscheinen zusätzlich die Aufgaben, die einem aus Plänen und Besprechungen zugewiesen wurden.
Wo es liegt und wer es sieht
- Aufgaben aus To Do und Outlook werden laut Microsoft in Exchange gespeichert – im eigenen Postfach
- Sichtbar nur für die Person selbst, solange sie nichts teilt
Stolpersteine
- Teamaufgaben als persönliche Aufgaben geführt: Bei Urlaub oder Austritt sieht sie niemand
- Zwei Orte für dieselbe Aufgabe – im Plan und zusätzlich privat abgeschrieben
Arbeitet oft zusammen mit:
Alle Bereiche als Text
- To Do und „Meine Aufgaben“ – Persönliche Aufgaben, Tagesplanung und markierte E-Mails. Laut Microsoft sind To-Do-Funktionen wie „Mein Tag“ und „Meine Aufgaben“ inzwischen auch in Planner in Teams verfügbar; dort erscheinen zusätzlich die Aufgaben, die einem aus Plänen und Besprechungen zugewiesen wurden. Maßnahmen: Aufgaben aus To Do und Outlook werden laut Microsoft in Exchange gespeichert – im eigenen Postfach; Sichtbar nur für die Person selbst, solange sie nichts teilt. Risiken: Teamaufgaben als persönliche Aufgaben geführt: Bei Urlaub oder Austritt sieht sie niemand; Zwei Orte für dieselbe Aufgabe – im Plan und zusätzlich privat abgeschrieben.
- Planner – Aufgaben verteilen, Fristen setzen, Fortschritt sehen. Pläne gehören laut Microsoft zu einer Microsoft-365-Gruppe – bei einem Plan im Teams-Kanal also zum Team. Grundfunktionen sind in den gängigen Microsoft-365-Plänen enthalten; Premium-Pläne mit Zeitachse und Abhängigkeiten erfordern eine eigene Planner-Lizenz. Maßnahmen: Der Plan gehört zu einer Microsoft-365-Gruppe – wer mitarbeitet, regelt also die Mitgliedschaft der Gruppe; Dateien der Gruppe liegen in deren SharePoint-Bibliothek. Risiken: Ein gelöschter Plan lässt sich laut Microsoft nicht wiederherstellen; Pläne in privaten Kanälen: dort laut Microsoft keine Planner-Registerkarte.
- Lists – Einträge mit eigenen Spalten und Ansichten, die viele gleichzeitig pflegen: Anfragen, Inventar, Checklisten. Beim Anlegen wählt man, wo die Liste gespeichert wird – auf einer SharePoint-Website oder unter „Meine Listen“. Maßnahmen: Auf einer Website: Berechtigungen und Freigaberegeln der Website gelten; „Meine Listen“: es gelten die OneDrive-Freigabeeinstellungen der Person; Standardmäßig dürfen nur Besitzer der Website oder Liste teilen; Freigabe als „Liste bearbeiten“, „Elemente bearbeiten“ oder „Anzeigen“. Risiken: Eine Teamliste unter „Meine Listen“ hängt an einer einzelnen Person; Die Administration kann „Meine Listen“ abschalten – dann muss immer eine Website gewählt werden.
- Forms – Umfragen, Anmeldungen, Feedback, Quizze. Wer antworten darf, legt man beim Verteilen fest – und damit auch, ob Namen erfasst werden können. Maßnahmen: „Jeder kann antworten“: auch Personen außerhalb, ohne Anmeldung; „Nur Personen in meiner Organisation“: Anmeldung mit Geschäftskonto; Namen können erfasst werden; „Bestimmte Personen in meiner Organisation“: bis zu 100 Namen oder Gruppen. Risiken: Anonyme Umfrage gewünscht, aber Namen werden erfasst – oder umgekehrt; „Jeder kann antworten“ ohne Anmeldung: keine Gewissheit, wer geantwortet hat; Personenbezogene Antworten: Zweck und Aufbewahrung mit Ihrem Datenschutz klären.
Beispiel
So greifen die Werkzeuge ineinander
Ein vereinfachtes Beispiel aus dem Büroalltag: die Planung einer internen Veranstaltung.
Anmeldungen einsammeln
Ein Formular in Forms fragt Teilnahme und Wünsche ab.
Teilnehmende pflegen
Eine Liste in Lists hält Namen, Status und Rückfragen fest – für alle Beteiligten sichtbar.
Aufgaben verteilen
In Planner werden Raum, Technik und Verpflegung im Team verteilt.
Den eigenen Teil erledigen
Jede Person plant ihre Schritte in den Arbeitstag ein – in To Do oder unter „Meine Aufgaben“, wo die zugewiesenen Planner-Aufgaben bereits stehen.
Kurskatalog
Kurse zu Planner, To Do, Lists und Forms
Alle vier sind Grundlagenkurse. Formate und Inhalte stehen im Katalog.
Häufige Fragen
Brauchen wir alle vier Werkzeuge?
Nein. Zwei können schon reichen – etwa Planner für gemeinsame Aufgaben und To Do für die eigenen. Wichtiger als die Zahl ist eine klare Absprache, was wo gepflegt wird.
Lists oder Excel?
Excel eignet sich zum Rechnen und Auswerten. Lists ist stärker, wenn viele Personen dieselben Einträge pflegen, Zuständigkeiten zuweisen und eigene Ansichten brauchen.
Lassen sich die Kurse kombinieren?
Ja. In einem Seminar vor Ort können wir die Werkzeuge entlang eines Beispiels aus Ihrem Alltag zusammen schulen. Den Umfang stimmen wir vorab mit Ihnen ab.
Gehört das zu Teams?
Planner und Lists lassen sich in Teams-Kanälen als Registerkarte einbinden; eine Liste liegt dann auf der SharePoint-Website des Teams, ein Plan gehört zur Gruppe des Teams. In privaten Kanälen unterstützt Microsoft laut Dokumentation keine Registerkarten für Planner und Forms.
Kann ich eine Umfrage anonym durchführen?
Ja, mit der Einstellung „Jeder kann antworten“ ist keine Anmeldung nötig. Bei „Nur Personen in meiner Organisation“ melden sich die Teilnehmenden an; ob ihre Namen erfasst werden, lässt sich einstellen. Ob eine Umfrage anonym sein muss, klären Sie mit Ihrem Datenschutz – siehe Microsoft-Support.
Was ist mit Listen unter „Meine Listen“?
Sie liegen im persönlichen Bereich der Person, die sie angelegt hat, und folgen deren OneDrive-Freigabeeinstellungen. Für Listen, die ein Team dauerhaft pflegt, kommt eher eine SharePoint-Website in Frage. Die Administration kann „Meine Listen“ auch abschalten.
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Aufgaben und Listen direkt im Kanal.
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Mail, Kalender und Aufgaben im Zusammenspiel.
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Persönliche Ablage – auch für „Meine Listen“ und Dateien aus Chats.
Ordnung für Aufgaben und Abfragen
Beschreiben Sie, wie Ihr Team heute Aufgaben verteilt – wir schlagen passende Kurse vor. Telefon 07131-618726-0.