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Atlas · Migration

Migration und Einführung

Vom Netzlaufwerk nach SharePoint, Teams und OneDrive: Eine Ablage umzuziehen heißt nicht, Dateien zu kopieren. Hier sehen Sie zehn Schritte an einem Beispiel – und was passiert, wenn Schritte fehlen.

Schritte durchspielenStolpersteineFrage stellen

  1. VerstehenBestand, Struktur, Berechtigungen
  2. EntscheidenZielarchitektur und Bereinigung
  3. ErprobenPilot mit kleiner Gruppe
  4. UmziehenMigration und Prüfung
  5. EinführenSchulung und Governance
Grundform einer Migration (eigene Gliederung der zehn Schritte)

Kernaussage

Eine Migration ist kein Kopiervorgang.

Technisch kopiert ein Migrationswerkzeug Dateien – die Quelle bleibt laut Microsoft bestehen. Was eine Migration ausmacht, passiert davor und danach: aufräumen, Rechte klären, eine Struktur wählen, Menschen mitnehmen. Wer das auslässt, zieht das alte Durcheinander mit allen Lücken in die neue Umgebung um.

Zehn Schritte durchspielen

Ein Netzlaufwerk zieht um

Ein ausgedachtes Planungsbüro mit gewachsenem Netzlaufwerk. Wählen Sie ein Zielbild und ein Vorgehen – oder lassen Sie einzelne Schritte aus. Mengen, Befunde und Folgen werden aus dem Beispielmodell berechnet. Grenzwerte und Verhalten nach Microsoft Learn, abgerufen am 2. November 2026.

Zielbild
Vorgehen

  1. Bestandsaufnahme

    immer nötig

    Welche Inhalte gibt es, wie viele, wer nutzt sie – und wer ist für sie verantwortlich? Gemessen wird nicht nur Speicherplatz, sondern Nutzung und Zuständigkeit.

    Ergebnis: Eine Liste aller Bereiche mit Menge, Nutzung und verantwortlicher Person.

    Freigaben und Hauptordner
    7
    Dateien
    36.820
    Datenmenge
    363 GB
    Bereiche ohne Verantwortliche
    2

    Selbstprüfung Netzlaufwerk

  2. Strukturanalyse

    Pfadlängen, Sonderzeichen, Tiefe der Ordner, Dateien über Grenzwerten: Was in SharePoint nicht ankommt, wird vorher gefunden.

    Ergebnis: Eine Liste der Elemente, die vor der Migration umbenannt oder umstrukturiert werden.

    Tiefste Ordnerebene im Modell
    3
    Pfade über 400 Zeichen
    212
    Namen mit unzulässigen Zeichen
    60

    Pfadprüfung zum Ausprobieren

  3. Berechtigungsinventur

    Wer darf heute was – auf Freigabe-, Ordner- und Dateiebene? Besonders wichtig sind Verweigerungen, Direktrechte und Zugriffe von Externen.

    Ergebnis: Ein Abgleich von heutigen Rechten und künftigem Zugriffsmodell.

    Unterbrochene Vererbung
    1
    Direktrechte an Personen
    3
    Explizite Verweigerungen
    1
    Externe mit Zugriff
    1
    • Freigabe „Freigabe „Daten“ (Laufwerk Z:)“: Vollzugriff für alle auf Freigabeebene – die Einschränkung erfolgt allein über NTFS. Quelle: Microsoft Learn (archiviert, Windows Server 2008): Share and NTFS Permissions on a File Server
    • NTFS-Vererbung an „Projekte/Kunde Sonderbau“ deaktiviert. Quelle: Microsoft Learn: Order of ACEs in a DACL
    • Personen direkt berechtigt an „Projekte/Kunde Sonderbau“ (statt über Gruppen).
    • Explizites Verweigern an „Verwaltung/Personal“ – Wirkung hängt von der ACE-Reihenfolge ab. Quelle: Microsoft Learn: How AccessCheck Works (How DACLs Control Access to an Object)
    • Personen direkt berechtigt an „Verwaltung/Personal“ (statt über Gruppen).
    • Personen direkt berechtigt an „Austausch“ (statt über Gruppen).
    • Dienstleister „Eli (IT-Betreuung, extern)“ (internes Konto) erreicht 6 Ablageort(e). Quelle: Modellannahme Konten: Gäste haben kein Konto im lokalen Verzeichnis und gehören zu keiner Verzeichnisgruppe; Dienstleister haben ein internes Konto und zählen zu „Alle Mitarbeitenden“ bzw. „Jeder außer externen Benutzern“; deaktiviertes Konto → keine Anmeldung, kein Zugriff
    • Dienstleister „Eli (IT-Betreuung, extern)“ (internes Konto) erreicht 6 Ablageort(e). Quelle: Modellannahme Konten: Gäste haben kein Konto im lokalen Verzeichnis und gehören zu keiner Verzeichnisgruppe; Dienstleister haben ein internes Konto und zählen zu „Alle Mitarbeitenden“ bzw. „Jeder außer externen Benutzern“; deaktiviertes Konto → keine Anmeldung, kein Zugriff
    • Verweigerungen werden durch getrennte Bereiche mit eigenen Gruppen ersetzt – sonst würden 4 Personen nach der Migration mehr sehen als heute. Quelle: Microsoft Learn: Migrieren von Dateifreigaben zu SharePoint und OneDrive

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  4. Zielarchitektur

    immer nötig

    Welche Inhalte gehören in Teams und SharePoint, welche in OneDrive, welche in eine Fachanwendung oder ein DMS? Die Struktur folgt der Zusammenarbeit, nicht dem alten Laufwerk.

    Ergebnis: Ein Zielbild mit Bereichen, Verantwortlichen, Zugriffsgruppen und den Aufbewahrungsregeln, die am Zielort gelten sollen.

    Zielbild
    SharePoint und Teams
    Projekte
    Website „Projekte“, je Projekt ein Ordner oder eine Bibliothek
    Projekte/_ALT bis 2018
    Archiv – Entscheidung über Aufbewahrung vor der Migration
    Projekte/Kunde Sonderbau
    Eigener Bereich mit eigener Gruppe statt Einzelrechten
    Verwaltung
    Website „Verwaltung“ – oder DMS, wenn Belege gelenkt aufbewahrt werden sollen
    Verwaltung/Personal
    Getrennter Bereich nur für Geschäftsführung
    Austausch
    Nicht migrieren – Inhalte den Fachbereichen zuordnen oder löschen

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  5. Bereinigung

    Veraltetes und Doppeltes wird vor dem Umzug gelöscht oder archiviert – nach Entscheidung der Verantwortlichen und unter Beachtung von Aufbewahrungspflichten.

    Ergebnis: Weniger Menge, bessere Suchergebnisse, kürzere Migration.

    Veraltet oder doppelt (Beispielwerte)
    19.190
    • 19.190 Dateien werden vor der Migration gelöscht oder archiviert – nach Entscheidung der Verantwortlichen und unter Beachtung der Aufbewahrungspflichten.

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  6. Pilot

    Eine kleine Gruppe zieht zuerst um. Ablauf, Dauer, Anleitungen und Kommunikation werden an echten Fragen geprüft.

    Ergebnis: Ein erprobter Ablauf und eine Anleitung, die Fragen beantwortet, bevor sie alle stellen.

    Pilotgruppe (Beispiel)
    3 Personen aus „Planung“

  7. Technische Migration

    immer nötig

    Inhalte werden mit einem Migrationswerkzeug übertragen, je nach Werkzeug inkrementell im Hintergrund und mit einer gemeinsamen Umstellung.

    Ergebnis: Inhalte am Zielort; das alte Laufwerk bleibt bestehen, bis seine Abschaltung geplant ist.

    Zu übertragen
    17.630 Dateien · 174 GB
    Nicht übertragen (Grenzwerte)
    0
    Bewusst nicht übertragen (Bereinigung)
    19.190

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  8. Prüfung

    Mengen, Stichproben, Berichte des Migrationswerkzeugs und Zugriffe werden gegen die Planung geprüft – bevor das alte Laufwerk nur noch gelesen werden kann.

    Ergebnis: Ein Nachweis, dass angekommen ist, was ankommen sollte, und nicht mehr Menschen Zugriff haben als geplant.

    • Mengen, Stichproben und Zugriffe werden gegen die Planung geprüft.

  9. Schulung

    Mitarbeitende lernen, wo was liegt, wie sie Inhalte teilen und was sich im Alltag ändert. Der Helpdesk weiß es vorher.

    Ergebnis: Menschen arbeiten in der neuen Struktur – statt daneben.

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  10. Governance

    Verantwortliche je Bereich, Vorlagen für neue Bereiche, Aufbewahrungsregeln und regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen und Freigabelinks.

    Ergebnis: Die neue Ablage bleibt so ordentlich, wie sie am ersten Tag war.

    Bereiche ohne Verantwortliche
    2
    • Jeder Bereich hat Verantwortliche; Berechtigungen und Freigaben werden regelmäßig überprüft, neue Bereiche nach Vorlage angelegt.

    Mehr dazu

Alle Schritte als Text
  1. Bestandsaufnahme – Welche Inhalte gibt es, wie viele, wer nutzt sie – und wer ist für sie verantwortlich? Gemessen wird nicht nur Speicherplatz, sondern Nutzung und Zuständigkeit. Ergebnis: Eine Liste aller Bereiche mit Menge, Nutzung und verantwortlicher Person.
  2. Strukturanalyse – Pfadlängen, Sonderzeichen, Tiefe der Ordner, Dateien über Grenzwerten: Was in SharePoint nicht ankommt, wird vorher gefunden. Ergebnis: Eine Liste der Elemente, die vor der Migration umbenannt oder umstrukturiert werden.
  3. Berechtigungsinventur – Wer darf heute was – auf Freigabe-, Ordner- und Dateiebene? Besonders wichtig sind Verweigerungen, Direktrechte und Zugriffe von Externen. Ergebnis: Ein Abgleich von heutigen Rechten und künftigem Zugriffsmodell.
  4. Zielarchitektur – Welche Inhalte gehören in Teams und SharePoint, welche in OneDrive, welche in eine Fachanwendung oder ein DMS? Die Struktur folgt der Zusammenarbeit, nicht dem alten Laufwerk. Ergebnis: Ein Zielbild mit Bereichen, Verantwortlichen, Zugriffsgruppen und den Aufbewahrungsregeln, die am Zielort gelten sollen.
  5. Bereinigung – Veraltetes und Doppeltes wird vor dem Umzug gelöscht oder archiviert – nach Entscheidung der Verantwortlichen und unter Beachtung von Aufbewahrungspflichten. Ergebnis: Weniger Menge, bessere Suchergebnisse, kürzere Migration.
  6. Pilot – Eine kleine Gruppe zieht zuerst um. Ablauf, Dauer, Anleitungen und Kommunikation werden an echten Fragen geprüft. Ergebnis: Ein erprobter Ablauf und eine Anleitung, die Fragen beantwortet, bevor sie alle stellen.
  7. Technische Migration – Inhalte werden mit einem Migrationswerkzeug übertragen, je nach Werkzeug inkrementell im Hintergrund und mit einer gemeinsamen Umstellung. Ergebnis: Inhalte am Zielort; das alte Laufwerk bleibt bestehen, bis seine Abschaltung geplant ist.
  8. Prüfung – Mengen, Stichproben, Berichte des Migrationswerkzeugs und Zugriffe werden gegen die Planung geprüft – bevor das alte Laufwerk nur noch gelesen werden kann. Ergebnis: Ein Nachweis, dass angekommen ist, was ankommen sollte, und nicht mehr Menschen Zugriff haben als geplant.
  9. Schulung – Mitarbeitende lernen, wo was liegt, wie sie Inhalte teilen und was sich im Alltag ändert. Der Helpdesk weiß es vorher. Ergebnis: Menschen arbeiten in der neuen Struktur – statt daneben.
  10. Governance – Verantwortliche je Bereich, Vorlagen für neue Bereiche, Aufbewahrungsregeln und regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen und Freigabelinks. Ergebnis: Die neue Ablage bleibt so ordentlich, wie sie am ersten Tag war.

Quellen: Microsoft Learn: Migrieren von Dateifreigaben zu SharePoint und OneDrive (abgerufen 2026-11-02) · Microsoft Learn: SharePoint-Beschränkungen (abgerufen 2026-11-02) · Microsoft Learn: Migrieren zu Microsoft 365 (abgerufen 2026-11-02)

Stolpersteine

Was beim Umzug nicht automatisch mitkommt

Die ersten sechs Punkte beschreibt Microsoft selbst; die letzten beiden betreffen Ihre eigene Umgebung. Sie zeigen, warum Struktur- und Berechtigungsprüfung vor dem Umzug stehen. Warum gewachsene Netzlaufwerke diese Punkte erzeugen, zeigt Vom Netzlaufwerk zur modernen Zusammenarbeit. Angaben nach Microsoft Learn, abgerufen am 2. November 2026.

  1. Pfadlänge

    In SharePoint darf der vollständige, decodierte Pfad einschließlich Dateiname höchstens 400 Zeichen lang sein. Tief verschachtelte Ordner überschreiten das schnell.

  2. Elemente über Grenzwerten

    Elemente, die Grenzwerte überschreiten, werden laut Microsoft nicht migriert. Das zeigt erst der Bericht des Werkzeugs – wenn niemand vorher geprüft hat.

  3. Verweigerungen

    Explizite Verweigerungsrechte aus dem Dateisystem werden nicht migriert. Inhalte, die heute durch eine Verweigerung geschützt sind, können danach zugänglich werden.

  4. Eindeutige Berechtigungen

    SharePoint unterstützt bis zu 50.000 eindeutige Berechtigungen je Liste oder Bibliothek, empfiehlt aber höchstens 5.000. Viele Einzelrechte gehören vorher vereinfacht.

  5. Verknüpfungen in Dokumenten

    Eingebettete Verweise in Dateien, etwa auf Laufwerkspfade, werden nicht umgeschrieben. Verknüpfte Tabellen und Vorlagen brauchen eine eigene Prüfung.

  6. Dateiattribute

    Das Dateiattribut „versteckt“ wird laut Microsoft nicht übernommen. Was heute nur unsichtbar ist, ist danach für alle Berechtigten sichtbar.

  7. Fachanwendungen mit Laufwerkspfaden

    Programme, die Dateien über Laufwerksbuchstaben oder Serverpfade öffnen – etwa CAD oder Exporte aus der Warenwirtschaft –, finden sie nach dem Umzug nicht mehr am gewohnten Ort. Ob und wie die Anwendung mit SharePoint oder OneDrive arbeitet, klären Sie vorher mit dem Hersteller; manchmal bleibt ein Teil auf dem Dateiserver.

  8. Frühere Stände aus Schattenkopien und Sicherung

    Frühere Stände gehören nicht automatisch zum Umzug; klären Sie vorher, welche Stände Sie brauchen und wo sie bleiben.

Einführung

Die Menschen ziehen mit um

Eine Migration ist erst gelungen, wenn in der neuen Umgebung gearbeitet wird. Dafür müssen Mitarbeitende vor der Umstellung wissen, wo ihre Inhalte liegen, wie sie sie teilen und an wen sie sich wenden.

Microsoft beschreibt das Onboarding der Benutzer als eigene Phase der Migration. Bewährt hat sich: früh ankündigen, mit dem Pilot Anleitungen erproben, zur Umstellung erreichbar sein – und danach nachsteuern.

Damit die neue Ablage nicht wieder wächst wie die alte, gehört Governance zum Projekt – nicht danach (Schritt 10).

Einführung und AdoptionMicrosoft 365: Einführung und MigrationOneDriveMicrosoft Teams

Fördermöglichkeiten mitdenken

Förderung früh prüfen – vor dem ersten Auftrag

Für Digitalisierungsvorhaben gibt es Förderprogramme von Bund, Ländern und EU. Ob eines passt, hängt vom Vorhaben ab. Deshalb gehört die Frage an den Anfang der Planung, nicht ans Ende.

  1. Früh prüfen, nicht nachträglich

    Klären Sie, ob eine Förderung in Frage kommt, bevor Angebote angenommen oder Aufträge vergeben werden.

  2. Vorhabenbeginn beachten

    Viele Förderprogramme verlangen, dass mit dem Vorhaben vor Bewilligung bzw. Antragstellung noch nicht begonnen wurde; was als Beginn gilt – teils schon ein verbindlicher Auftrag –, regelt das jeweilige Programm.

  3. Programmbedingungen und Fristen lesen

    Antragsfristen, förderfähige Kosten und Nachweispflichten unterscheiden sich von Programm zu Programm.

  4. Passende Programme eingrenzen

    Typische Kriterien sind Standort, Unternehmensgröße, Art und Schwerpunkt des Vorhabens sowie der geplante Beginn.

  5. Vorhaben technisch beschreiben

    Ausgangslage, Ziel, Schritte und beteiligte Systeme: Eine klare Projektbeschreibung ist eine gute Grundlage für jedes Gespräch mit einer Förderstelle.

Offizielle Recherchequellen

Ob und wie wir Sie bei der technischen Beschreibung Ihres Vorhabens unterstützen können, besprechen wir gern – sprechen Sie uns an.

Keine Förder- oder Rechtsberatung. Ob ein Programm passt und welche Bedingungen gelten, prüfen allein die zuständigen Förderstellen bzw. eine Fachberatung. Wir nennen bewusst keine Programme, Fördersätze oder Fristen – sie ändern sich.

Unser Angebot

Migration, Einführung und Schulungen

  1. Schulungen zu SharePoint, Teams und OneDrive

    Ihr Team lernt die neue Umgebung kennen – vor oder nach der Umstellung.

  2. Migration planen und begleiten

    Bestandsaufnahme, Zielbild, Pilot und Umzug Ihrer Ablage nach SharePoint, Teams und OneDrive: Wir planen und begleiten die Migration als eigenes Projekt. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest.

  3. Einführung und Adoption

    Rollout-Begleitung, Key-User-Programme, Train-the-Trainer und Change-Beratung – damit nach der Umstellung in der neuen Umgebung gearbeitet wird.

Häufige Fragen

Können wir die Ordnerstruktur einfach übernehmen?

Technisch ist das grundsätzlich möglich – sinnvoll ist es aber nicht ohne Weiteres. Grenzwerte wie die Pfadlänge, Verweigerungsrechte und gewachsene Einzelrechte kommen nicht so an, wie sie heute wirken. Zudem folgt eine gute Struktur in SharePoint und Teams der Zusammenarbeit, nicht dem alten Laufwerk.

Was passiert mit unseren Berechtigungen?

Migrationswerkzeuge ordnen Dateisystemrechte SharePoint-Berechtigungen zu – das ersetzt aber kein neues Zugriffsmodell. Explizite Verweigerungen werden laut Microsoft nicht migriert, die Berechtigungsstufen von SharePoint kennen keine Verweigerung, und gewachsene Einzelrechte werden durch den Umzug nicht übersichtlicher. Die Rechte werden deshalb für die Zielplattform neu entworfen, mit einer Berechtigungsinventur vor dem Umzug – siehe Berechtigungsarchitektur und Vom Netzlaufwerk zur modernen Zusammenarbeit.

Was passiert mit dem alten Laufwerk?

Es bleibt bestehen: Die Migration kopiert, die Quelldateien werden laut Microsoft nicht gelöscht. Ab wann es nur noch gelesen und wann es abgeschaltet wird, legen Sie im Plan fest – sonst wird an zwei Orten weitergearbeitet.

Wie lange dauert eine Migration?

Das hängt von Menge, Struktur, Bereinigungsbedarf und Anzahl der Beteiligten ab. Seriös lässt sich das erst nach der Bestandsaufnahme sagen.

Begleiten Sie Migrationen?

Ja, als eigenes Projekt – von der Bestandsaufnahme bis zur Einführung. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest; wie lange es dauert, lässt sich erst nach der Bestandsaufnahme sagen. Siehe Unser Angebot.

Ihr Laufwerk soll umziehen?

Erzählen Sie uns von Ihrer Ausgangslage – wir stimmen mit Ihnen ab, wie wir die Migration planen und begleiten. Telefon 07131-618726-0.

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