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Atlas · Dokumente

Dokumentenprozesse automatisieren

Rechnungen, Angebote, Projektunterlagen, Papierpost: Jedes Dokument durchläuft Stationen – vom Eingang bis zur Löschung. Hier sehen Sie, welche das sind, wie typische Abläufe aussehen und welche technischen Wege es gibt.

Abläufe durchspielenDie neun StationenFrage stellen

  1. Eingangfeste Stelle statt persönliches Postfach
  2. EinordnenMetadaten und Klassifikation
  3. PrüfenGenehmigung und Freigabe nach Regeln
  4. AbschließenAufbewahrung und geregelte Löschung
Grundform eines Dokumentenprozesses

Ausgangslage

Automatisierung beginnt nicht beim Werkzeug, sondern bei der Frage, was mit einem Dokument passieren soll.

Wer prüft die Rechnung? Wo liegt die gültige Angebotsversion? Wann wird der Bewerbungsordner gelöscht? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich ein Ablauf sinnvoll automatisieren – sonst wird nur das bestehende Durcheinander schneller.

Stationen

Neun Stationen eines Dokuments

Nicht jedes Dokument durchläuft alle Stationen. Aber jede Station, die fehlt, wird irgendwann von Hand nachgeholt – etwa von der Person, die das Dokument gerade sucht.

  1. Eingang

    E-Mail, Upload, Postfach einer Fachanwendung oder Papierpost: Jeder Eingangskanal braucht eine feste Stelle, an der Dokumente ankommen – nicht das persönliche Postfach.

  2. Scan und Erfassung

    Papier wird gescannt, Anhänge werden gespeichert, Texte lesbar gemacht. Ob ein Papieroriginal danach vernichtet werden darf, ist eine eigene Frage – sie hängt von Unterlagenart und Verfahren ab.

  3. Metadaten

    Kunde, Projekt, Dokumentart, Datum, Betrag: Eigenschaften machen ein Dokument auffindbar und steuern alle weiteren Schritte – Ordnernamen allein können das nicht.

  4. Klassifikation

    Welche Art Dokument ist es, und welchen Schutzbedarf hat es? Die Einordnung kann eine Person treffen, eine Regel oder ein KI-Modell vorschlagen – geprüft wird sie trotzdem.

  5. Genehmigung

    Sachliche Prüfung, Vier-Augen-Prinzip, Betragsgrenzen: Wer entscheidet, steht als Regel im Ablauf – nicht in einer Weiterleitungskette.

  6. Projektordner

    Neue Vorhaben bekommen ihren Bereich aus einer Vorlage: gleiche Struktur, gleiche Spalten, festgelegte Verantwortliche.

  7. Zugriff und Teilen

    Wer darf das Dokument sehen oder bearbeiten – intern und extern? Zugriffe folgen einem Berechtigungskonzept, nicht dem Zufall.

  8. Benachrichtigung

    Die zuständige Person erfährt, dass etwas zu tun ist – dort, wo sie arbeitet, etwa in Outlook oder Teams. Der Ablauf erinnert, statt dass jemand nachfragt.

  9. Archivierung und Löschung

    Am Ende steht keine Ablage „für immer“: Jede Dokumentart hat eine festgelegte Aufbewahrungsdauer und danach eine geregelte Löschung.

Abläufe durchspielen

Vier Dokumente, vier Wege

Wählen Sie einen Ablauf: Die Stationen bleiben dieselben, aber jedes Dokument nutzt andere davon – und in anderer Reihenfolge. Vereinfachte Lehrbeispiele, keine Kundenprojekte.

Eine Rechnung kommt per E-Mail in ein gemeinsames Postfach – als strukturierte E-Rechnung oder als PDF. Statt sie weiterzuleiten, wird sie einmal erfasst – alle weiteren Schritte arbeiten mit denselben Angaben.

Ablage im Beispielunternehmen
  1. EingangEingangGemeinsames Rechnungspostfach statt persönlicher Postfächer.
    Im Beispielunternehmennicht berechnet

    nicht berechnet Diese Station beschreibt die Notiz oben; der Atlas rechnet hier nichts.

  2. Scan und ErfassungEingangDer Anhang wird gespeichert, die E-Mail bleibt als Nachweis zugeordnet.
    Im Beispielunternehmennicht berechnet

    nicht berechnet Diese Station beschreibt die Notiz oben; der Atlas rechnet hier nichts.

  3. MetadatenAblageBei einer E-Rechnung stehen Lieferant, Nummer, Datum und Betrag schon als Daten in der Datei; beim PDF von Hand oder als Vorschlag einer Texterkennung.
    Im BeispielunternehmenEntwurf
    Ablageort
    Abteilungen\Buchhaltung · Dateiserver (NTFS)
    Stufe
    Entwurf
    Wer sieht das Dokument?
    8 Personen im Unternehmen · Dienstleister mit Administrationszugriff: IT-Dienstleister Techniker (extern, fiktiv)Auf dem Dateiserver ist der Status rein organisatorisch (Ordner oder Dateiname) – die Berechtigungen bleiben gleich. Quelle: Modellannahme
    Zuständig laut Beispielmodell
    Buchhaltung, Geschäftsführung
    Quellen
    Quelle: Microsoft Learn: Volume Shadow Copy Service (Abschnitt Shadow Copies of Shared Folders) · Modellannahme
  4. KlassifikationAblageDokumentart „Eingangsrechnung“ – sie bestimmt Aufbewahrung und Zuständigkeit.
    Im BeispielunternehmenEntwurf
    Ablageort
    Abteilungen\Buchhaltung · Dateiserver (NTFS)
    Stufe
    Entwurf
    Wer sieht das Dokument?
    8 Personen im Unternehmen · Dienstleister mit Administrationszugriff: IT-Dienstleister Techniker (extern, fiktiv)Auf dem Dateiserver ist der Status rein organisatorisch (Ordner oder Dateiname) – die Berechtigungen bleiben gleich. Quelle: Modellannahme
    Zuständig laut Beispielmodell
    Buchhaltung, Geschäftsführung
    Quellen
    Quelle: Microsoft Learn: Volume Shadow Copy Service (Abschnitt Shadow Copies of Shared Folders) · Modellannahme
  5. GenehmigungPrüfungSachliche Freigabe durch die bestellende Stelle, ab einer Grenze zweistufig.
    Im Beispielunternehmenin Prüfung
    Ablageort
    Abteilungen\Buchhaltung · Dateiserver (NTFS)
    Stufe
    in Prüfung
    Wer sieht das Dokument?
    8 Personen im Unternehmen · Dienstleister mit Administrationszugriff: IT-Dienstleister Techniker (extern, fiktiv)Auf dem Dateiserver ist der Status rein organisatorisch (Ordner oder Dateiname) – die Berechtigungen bleiben gleich. Quelle: Modellannahme
    Genehmigung
    Technisch könnten 9 Personen Dateien dort ändern oder verschieben, darunter ein externer Dienstleister. Wer freigibt, regelt der Dateiserver nicht – das legt das Unternehmen fest.
    Zuständig laut Beispielmodell
    Buchhaltung, Geschäftsführung
    Quellen
    Quelle: Microsoft Learn: Volume Shadow Copy Service (Abschnitt Shadow Copies of Shared Folders) · Modellannahme
  6. BenachrichtigungAbschlussDie Buchhaltung erhält die freigegebene Rechnung.
    Im Beispielunternehmennicht berechnet

    nicht berechnet Diese Station beschreibt die Notiz oben; der Atlas rechnet hier nichts.

  7. Archivierung und LöschungAbschlussAufbewahrung nach Unterlagenart; wo das führende Exemplar liegt, ist festgelegt.
    Im Beispielunternehmenarchiviert
    Ablageort
    Abteilungen\Buchhaltung · Dateiserver (NTFS)
    Stufe
    archiviert
    Wer sieht das Dokument?
    8 Personen im Unternehmen · Dienstleister mit Administrationszugriff: IT-Dienstleister Techniker (extern, fiktiv)Auf dem Dateiserver ist der Status rein organisatorisch (Ordner oder Dateiname) – die Berechtigungen bleiben gleich. Quelle: Modellannahme
    Archivieren
    Technisch könnten 9 Personen Dateien dort ändern oder verschieben, darunter ein externer Dienstleister. Wer archiviert, regelt der Dateiserver nicht – das legt das Unternehmen fest.
    Zuständig laut Beispielmodell
    Buchhaltung, Geschäftsführung
    Aufbewahrung
    Aufbewahrung nicht festgelegt – Fristen legt das Unternehmen fest; der Atlas schlägt keine vor.
    Quellen
    Quelle: Microsoft Learn: Volume Shadow Copy Service (Abschnitt Shadow Copies of Shared Folders) · Modellannahme
    Aufbewahrung – Angabe Ihres Unternehmens (optional)

    Der Atlas schlägt keine Fristen vor. Welche gelten, legt Ihr Unternehmen fest – bei steuerlich relevanten Unterlagen mit der Steuerberatung.

Eine Rechnung, ein Datensatz: Wer sie geprüft und freigegeben hat, steht am Dokument – nicht in einem Postfach.

Digitale Genehmigungsprozesse Aufbewahrung und Löschung

Lehrbeispiel auf einem fiktiven Atlas-Modell. „Im Beispielunternehmen“ rechnet der Atlas aus einem erfundenen Mittelständler: wer ein Dokument je Station sieht, wer einen Schritt technisch ausführen könnte und wohin es nach außen geht. Zuständigkeiten, Freigaberegeln und Aufbewahrungsfristen legt Ihr Unternehmen fest; der Atlas schlägt keine Fristen vor.

Modellannahmen in diesem Bereich

  • Stationen eines Dokumentablaufs ↔ Lebenszyklusstufe – Projektordner, Metadaten, Klassifikation = Entwurf; Genehmigung = Prüfung; Zugriff und Teilen = freigegeben; Archivierung und Löschung = archiviert. Eingang, Erfassung und Benachrichtigung ohne Regelbezug
  • Lebenszyklusstufen Entwurf → Prüfung → freigegeben → archiviert → gelöscht; auf Dateiserver und SharePoint ändert der Status ohne zusätzliche Konfiguration keine Berechtigungen
Alle Abläufe als Text

Eingangsrechnung per E-Mail – Eine Rechnung kommt per E-Mail in ein gemeinsames Postfach – als strukturierte E-Rechnung oder als PDF. Statt sie weiterzuleiten, wird sie einmal erfasst – alle weiteren Schritte arbeiten mit denselben Angaben.

  1. Eingang: Gemeinsames Rechnungspostfach statt persönlicher Postfächer.
  2. Scan und Erfassung: Der Anhang wird gespeichert, die E-Mail bleibt als Nachweis zugeordnet.
  3. Metadaten: Bei einer E-Rechnung stehen Lieferant, Nummer, Datum und Betrag schon als Daten in der Datei; beim PDF von Hand oder als Vorschlag einer Texterkennung.
  4. Klassifikation: Dokumentart „Eingangsrechnung“ – sie bestimmt Aufbewahrung und Zuständigkeit.
  5. Genehmigung: Sachliche Freigabe durch die bestellende Stelle, ab einer Grenze zweistufig.
  6. Benachrichtigung: Die Buchhaltung erhält die freigegebene Rechnung.
  7. Archivierung und Löschung: Aufbewahrung nach Unterlagenart; wo das führende Exemplar liegt, ist festgelegt.

Eine Rechnung, ein Datensatz: Wer sie geprüft und freigegeben hat, steht am Dokument – nicht in einem Postfach.

Angebot an einen Kunden – Ein Angebot entsteht intern, wird geprüft und geht an einen Kunden. Hier zählen Version, Freigabe vor dem Versand und kontrolliertes Teilen nach außen.

  1. Projektordner: Das Angebot liegt im Bereich des Kunden bzw. der Anfrage – nicht auf dem Desktop.
  2. Metadaten: Kunde, Angebotsnummer, Status (Entwurf, in Prüfung, freigegeben, versendet).
  3. Genehmigung: Vier-Augen-Prüfung vor dem Versand.
  4. Zugriff und Teilen: Der Kunde erhält nur die freigegebene Fassung – über einen Link mit festgelegter Laufzeit statt eines dauerhaft offenen Links.
  5. Benachrichtigung: Vertrieb wird erinnert, wenn die Rückmeldung ausbleibt.
  6. Archivierung und Löschung: Angenommene und abgelehnte Angebote werden nach festgelegter Dauer gelöscht oder übernommen.

Jede Version ist nachvollziehbar, und nach außen geht nur, was geprüft wurde.

Neues Projekt – Ein Auftrag ist erteilt. Statt einen Ordner von Hand anzulegen und Rechte einzeln zu setzen, entsteht der Projektbereich aus einer Vorlage.

  1. Eingang: Der Auftrag ist der Auslöser – etwa ein Eintrag in einer Liste.
  2. Projektordner: Bereich aus der Vorlage: Struktur, Spalten, Verantwortliche.
  3. Metadaten: Projektnummer und Kunde werden einmal gesetzt und vererbt.
  4. Zugriff und Teilen: Projektteam per Gruppe; Externe nur in einem eigenen Austauschbereich.
  5. Benachrichtigung: Das Team erfährt, wo der Bereich liegt.
  6. Archivierung und Löschung: Zum Projektende: abschließen, Aufbewahrung festlegen, Zugriffe zurücknehmen.

Jedes Projekt sieht gleich aus – und hat von Anfang an ein Ende.

Papierpost – Ein Brief kommt in der Poststelle an. Damit er nicht in einer Ablage liegen bleibt, wird er erfasst und der zuständigen Person zugeordnet.

  1. Eingang: Posteingang mit Eingangsdatum.
  2. Scan und Erfassung: Scan; ob das Original aufbewahrt werden muss, hängt von Unterlagenart und Verfahren ab.
  3. Klassifikation: Dokumentart und Schutzbedarf – Personalsachen etwa gehören nicht in einen allgemeinen Eingang.
  4. Metadaten: Absender, Bezug, Frist.
  5. Benachrichtigung: Die zuständige Person erhält eine Aufgabe, nicht nur eine Datei.
  6. Archivierung und Löschung: Aufbewahrung nach Dokumentart – für Scan und gegebenenfalls Original.

Papier und digitale Eingänge laufen in denselben Ablauf – mit derselben Aufbewahrungsregel.

  • Modellannahme: Stationen eines Dokumentablaufs ↔ Lebenszyklusstufe – Projektordner, Metadaten, Klassifikation = Entwurf; Genehmigung = Prüfung; Zugriff und Teilen = freigegeben; Archivierung und Löschung = archiviert. Eingang, Erfassung und Benachrichtigung ohne Regelbezug
  • Modellannahme: Lebenszyklusstufen Entwurf → Prüfung → freigegeben → archiviert → gelöscht; auf Dateiserver und SharePoint ändert der Status ohne zusätzliche Konfiguration keine Berechtigungen
  • Microsoft Learn: Volume Shadow Copy Service (Abschnitt Shadow Copies of Shared Folders) (abgerufen 2026-11-02)

Technische Wege

Ein Ablauf, mehrere Umsetzungen

Welcher Weg passt, hängt von der vorhandenen Umgebung, der Menge und den Anforderungen an Nachweis und Versionierung ab. Die Wege lassen sich auch kombinieren.

  1. SharePoint-Bibliothek mit Spalten und Power Automate

    Bibliotheken mit Metadatenspalten, Ansichten und Vorlagen; Power Automate startet Genehmigungen und Benachrichtigungen; Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen aus Microsoft Purview können steuern, wie lange Dokumente bleiben. Naheliegend, wenn Microsoft 365 bereits genutzt wird.

  2. Dokumentenmanagementsystem mit eigenem Workflow

    Ein DMS bringt – je nach Produkt – Ablagestruktur, Versionierung, Workflows und Rollen aus einer Hand. Sinnvoll für gelenkte Dokumente und hohe Mengen – mit eigenem Betriebs- und Schulungsaufwand. Was ein DMS von einem Cloudspeicher unterscheidet, zeigt Cloudspeicher oder DMS?.

  3. Belegeingang in der Fachanwendung

    Buchhaltungs-, ERP- oder Branchensoftware kann einen eigenen Eingang für Belege haben. Dann gehört das Dokument dorthin – und nicht zusätzlich als Kopie in die Dateiablage.

  4. Regeln in Postfach und Ordnern

    Für einfache Fälle genügen Postfachregeln oder automatisch gespeicherte Anhänge. Grenzen: kaum Nachweis, wer wann entschieden hat, und keine Aufbewahrungslogik.

  5. KI-gestützte Erkennung als Ergänzung

    KI-Modelle können Dokumentart und Felder vorschlagen – etwa Rechnungsnummer oder Betrag. Sie ersetzen den Ablauf nicht, sondern füllen ihn; Vorschläge werden geprüft.

Voraussetzungen

Was vor der Automatisierung geklärt sein muss

Ein automatisierter Ablauf ist nur so gut wie seine Regeln. Wer Dokumentarten, Zuständigkeiten und Aufbewahrung nicht festgelegt hat, überträgt die Unklarheit in den Flow – wo sie schwerer zu sehen ist.

Am Anfang steht deshalb eine Aufnahme des heutigen Ablaufs: Wo kommen Dokumente an, wer bearbeitet sie, wo wird gewartet? Daraus entstehen die Regeln, die der Ablauf später ausführt.

Für steuerlich relevante Unterlagen besteht eine Aufbewahrungspflicht nach der Abgabenordnung (§ 147 AO), für Handelsbücher, Handelsbriefe und Buchungsbelege zusätzlich nach dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB). Wie lange, hängt von der Unterlagenart ab; welche Fristen für Ihre Dokumente gelten, klärt Ihre Steuerberatung. Für personenbezogene Daten gilt zugleich der Grundsatz, nicht länger als nötig zu speichern – wie Aufbewahrung und Löschung technisch zusammenspielen, zeigt die Seite zu Aufbewahrungs- und Löschkonzepten. Der Ablauf setzt die geklärten Fristen dann technisch um.

ProzessanalyseZugriffskonzepteAufbewahrung und Löschung

Fördermöglichkeiten mitdenken

Förderung früh prüfen – vor dem ersten Auftrag

Für Digitalisierungsvorhaben gibt es Förderprogramme von Bund, Ländern und EU. Ob eines passt, hängt vom Vorhaben ab. Deshalb gehört die Frage an den Anfang der Planung, nicht ans Ende.

  1. Früh prüfen, nicht nachträglich

    Klären Sie, ob eine Förderung in Frage kommt, bevor Angebote angenommen oder Aufträge vergeben werden.

  2. Vorhabenbeginn beachten

    Viele Förderprogramme verlangen, dass mit dem Vorhaben vor Bewilligung bzw. Antragstellung noch nicht begonnen wurde; was als Beginn gilt – teils schon ein verbindlicher Auftrag –, regelt das jeweilige Programm.

  3. Programmbedingungen und Fristen lesen

    Antragsfristen, förderfähige Kosten und Nachweispflichten unterscheiden sich von Programm zu Programm.

  4. Passende Programme eingrenzen

    Typische Kriterien sind Standort, Unternehmensgröße, Art und Schwerpunkt des Vorhabens sowie der geplante Beginn.

  5. Vorhaben technisch beschreiben

    Ausgangslage, Ziel, Schritte und beteiligte Systeme: Eine klare Projektbeschreibung ist eine gute Grundlage für jedes Gespräch mit einer Förderstelle.

Offizielle Recherchequellen

Ob und wie wir Sie bei der technischen Beschreibung Ihres Vorhabens unterstützen können, besprechen wir gern – sprechen Sie uns an.

Keine Förder- oder Rechtsberatung. Ob ein Programm passt und welche Bedingungen gelten, prüfen allein die zuständigen Förderstellen bzw. eine Fachberatung. Wir nennen bewusst keine Programme, Fördersätze oder Fristen – sie ändern sich.

Unser Angebot

Schulungen, KI-Automatisierung und Umsetzung

  1. Schulungen zu SharePoint, Teams, Forms und Lists

    Ihr Team lernt die Anwendungen kennen, aus denen sich Dokumentenabläufe in Microsoft 365 zusammensetzen.

  2. KI-gestützte Prozessautomatisierung

    Abläufe mit KI-Bausteinen, etwa zum Auslesen und Zuordnen von Dokumenten – was dazu heute möglich ist, steht auf der Seite.

  3. Dokumentenprozesse umsetzen

    Wir nehmen Ihre Dokumentenabläufe auf, entwerfen sie mit Ihnen und setzen sie mit SharePoint, Forms, Lists und Power Automate um – auf Anfrage. Umfang und Vorgehen legen wir gemeinsam fest.

Häufige Fragen

Brauchen wir dafür ein Dokumentenmanagementsystem?

Nicht zwingend. Viele Abläufe lassen sich mit SharePoint-Bibliotheken und Power Automate abbilden; ein DMS lohnt sich eher bei gelenkten Dokumenten oder hohen Mengen. Fragen zur Entscheidung finden Sie unter Cloudspeicher oder DMS?.

Dürfen Papierdokumente nach dem Scannen vernichtet werden?

Darauf gibt es keine pauschale Antwort: Es hängt von der Unterlagenart, dem Scanverfahren und den für Sie geltenden Vorgaben ab. Orientierung geben die Technische Richtlinie des BSI zum ersetzenden Scannen (TR-03138) und die GoBD des Bundesfinanzministeriums; nach den GoBD muss das Scanverfahren dokumentiert werden. Ob Ihr Verfahren genügt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung bzw. einer rechtlichen Fachberatung, bevor Sie Originale vernichten.

Kann KI Dokumente automatisch zuordnen?

KI-Modelle können Dokumentart und Felder vorschlagen. Für verlässliche Abläufe gehört eine Prüfung dazu, und der Ablauf muss wissen, was bei unsicheren Ergebnissen passiert. Mehr unter KI-Prozessautomatisierung.

Wie lange müssen wir Dokumente aufbewahren?

Für steuerlich relevante Unterlagen besteht eine Aufbewahrungspflicht nach der Abgabenordnung (§ 147 AO), für Handelsbücher, Handelsbriefe und Buchungsbelege zusätzlich nach dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB). Wie lange, hängt von der Unterlagenart ab; welche Fristen für Ihre Dokumente gelten, klärt Ihre Steuerberatung. Für personenbezogene Daten gilt zugleich der Grundsatz, nicht länger als nötig zu speichern – wie Aufbewahrung und Löschung technisch zusammenspielen, zeigt die Seite zu Aufbewahrungs- und Löschkonzepten.

Setzen Sie solche Abläufe für uns um?

Ja. Klassische Dokumentenabläufe mit SharePoint, Forms, Lists und Power Automate setzen wir auf Anfrage um; KI-gestützte Schritte gehören zur Prozessautomatisierung mit KI. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest. Schulungen zu den beteiligten Anwendungen gibt es zusätzlich – siehe Unser Angebot.

Welches Dokument soll zuerst einen festen Weg bekommen?

Beschreiben Sie uns den heutigen Ablauf – wir stimmen mit Ihnen ab, wie wir ihn aufnehmen und umsetzen. Telefon 07131-618726-0.

Ablauf anfragenAnrufenAtlas: Dateiablage