Technischer Datenschutz · Löschkonzept
Aufbewahren, was nötig ist – löschen, was nicht mehr gebraucht wird
Ein Löschkonzept auf Papier löscht nichts. Wir setzen die Aufbewahrungs- und Löschregeln Ihres Unternehmens in Anwendungen, Postfächern, Ablagen und Datensicherungen technisch um und dokumentieren, wie und wann gelöscht wird.
Zwei Richtungen
Mindestens so lange wie nötig, höchstens so lange wie erlaubt
Der BSI-Baustein CON.6 beschreibt die Spannung treffend: Gesetzliche Bestimmungen legen einerseits minimale Aufbewahrungsfristen fest, andererseits maximale Aufbewahrungszeiten und ein Anrecht auf sicheres Löschen personenbezogener Daten.
Welche Fristen für welche Datenarten gelten, legt Ihr Unternehmen fest – mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Rechtsberatung. Nach CON.6 sind Löschregeln für personenbezogene Daten mit dem Datenschutzbeauftragten abzustimmen. Wir übernehmen die technische Seite: wo die Daten liegen, wie Regeln im System abgebildet werden und wie Sie die Löschung nachweisen. Wie die Rollen im technischen Datenschutz insgesamt verteilt sind, zeigt die Übersicht Technischer Datenschutz.
Simulation: Frist abgelaufen
Eine Löschregel wirkt nur dort, wo sie technisch greift
Dieselbe Beispielorganisation wie in der IT-Bestandsaufnahme. Wählen Sie eine Verarbeitung: Die Simulation zeigt für jeden Speicherort, was nach Ablauf der Frist geschieht – automatisch gelöscht, nur manuell, erst mit Ablauf der Sicherung oder gar nicht. Schalten Sie Maßnahmen zu und sehen Sie, was sich ändert und was bleibt.
Systeme und Speicherorte
Verarbeitungstätigkeiten
Datenkategorien
Verarbeitungstätigkeit
Bewerbungsverfahren
Bewerbungsverfahren, Frist abgelaufen: 0 von 4 Speicherorten löschen automatisch, 3 nur manuell, 1 erst nach Ablauf der Sicherung, 0 bleiben bestehen.
Frist abgelaufen – was passiert wo?
- E-Mail-Postfächernur manuellLöschung nur, wenn jemand handelt
- Dateiablagenur manuellLöschung nur, wenn jemand handelt
- Datensicherung · Kopieerst nach Ablauf der Sicherungverschwindet erst mit der eigenen Aufbewahrung
- Notebooks der Mitarbeitenden · Kopienur manuellfolgt der Quelle (E-Mail-Postfächer): Löschung nur, wenn jemand handelt
Maßnahmen zuschalten
Fiktives, vereinfachtes Beispiel ohne Zeitachse und ohne konkrete Fristen. Ob eine Richtlinie oder ein Löschlauf in Ihren Systemen verfügbar ist, hängt von Produkt und Lizenz ab. Fristen und Ausnahmen (etwa gesetzliche Aufbewahrungspflichten) legt Ihr Unternehmen mit seinen Datenschutzverantwortlichen und seiner Rechtsberatung fest. ENTDECKE.digital bietet keine Rechtsberatung an.
Verarbeitungsübersicht als Text
- Bewerbungsverfahren – Zweck: Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern für offene Stellen. Datenkategorien: Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen. Gespeichert in: E-Mail-Postfächer, Dateiablage. Zusätzlich als Kopie in: Datensicherung, Notebooks der Mitarbeitenden. Empfänger: Geschäftsleitung, beteiligte Fachbereiche, Cloud-Anbieter (E-Mail und Dateiablage). Löschregel: Nach Abschluss des Verfahrens für eine festgelegte Frist aufbewahren, danach löschen. Die Frist legt Ihr Unternehmen mit seinen Datenschutzverantwortlichen fest. Frist abgelaufen – was passiert wo? E-Mail-Postfächer: nur manuell; Dateiablage: nur manuell; Datensicherung: erst nach Ablauf der Sicherung; Notebooks der Mitarbeitenden: nur manuell.
- Personalverwaltung – Zweck: Durchführung der Beschäftigungsverhältnisse. Datenkategorien: Kontaktdaten, Beschäftigtendaten, Bankverbindung, Gesundheitsdaten (Art. 9). Gespeichert in: Dateiablage, Lohnabrechnung, E-Mail-Postfächer. Zusätzlich als Kopie in: Datensicherung, Notebooks der Mitarbeitenden. Empfänger: Lohnabrechnungsdienstleister, Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden (über die Lohnabrechnung), Cloud-Anbieter (E-Mail und Dateiablage), IT-Dienstleister (Fernwartung, Sicherung). Löschregel: Je Unterlage unterschiedliche Aufbewahrungsfristen; nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses gestaffelt löschen. Die Fristen legt Ihr Unternehmen mit seinen Datenschutzverantwortlichen fest. Frist abgelaufen – was passiert wo? Dateiablage: nur manuell; Lohnabrechnung: nur manuell; E-Mail-Postfächer: nur manuell; Datensicherung: erst nach Ablauf der Sicherung; Notebooks der Mitarbeitenden: nur manuell.
- Kundenbetreuung und Angebote – Zweck: Betreuung bestehender Kunden, Angebote und Korrespondenz. Datenkategorien: Kontaktdaten, Anfragen und Korrespondenz. Gespeichert in: Kundenverwaltung (CRM), E-Mail-Postfächer, Dateiablage. Zusätzlich als Kopie in: Datensicherung, Notebooks der Mitarbeitenden. Empfänger: Cloud-Anbieter (E-Mail und Dateiablage), IT-Dienstleister (Fernwartung, Sicherung). Löschregel: Löschen, wenn die Kundenbeziehung endet und keine Aufbewahrungspflicht greift. Geschäftsbriefe und Angebote können handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen – das bewertet Ihre Rechtsberatung. Frist abgelaufen – was passiert wo? Kundenverwaltung (CRM): nur manuell; E-Mail-Postfächer: nur manuell; Dateiablage: nur manuell; Datensicherung: erst nach Ablauf der Sicherung; Notebooks der Mitarbeitenden: nur manuell.
- Rechnungsstellung und Buchhaltung – Zweck: Rechnungen stellen, Zahlungen verbuchen, Jahresabschluss vorbereiten. Datenkategorien: Kontaktdaten, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Bankverbindung. Gespeichert in: Finanzbuchhaltung, Dateiablage. Zusätzlich als Kopie in: Datensicherung, Notebooks der Mitarbeitenden. Empfänger: Steuerberatung, IT-Dienstleister (Fernwartung, Sicherung), CRM-Anbieter. Löschregel: Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten beachten: bis Fristende aufbewahren und die Nutzung auf diesen Zweck beschränken, danach löschen. Frist abgelaufen – was passiert wo? Finanzbuchhaltung: nur manuell; Dateiablage: nur manuell; Datensicherung: erst nach Ablauf der Sicherung; Notebooks der Mitarbeitenden: nur manuell.
- Anfragen über die Website – Zweck: Beantwortung von Anfragen aus dem Kontaktformular. Datenkategorien: Kontaktdaten, Anfragen und Korrespondenz. Gespeichert in: Website-Kontaktformular, E-Mail-Postfächer, Kundenverwaltung (CRM). Zusätzlich als Kopie in: Datensicherung, Notebooks der Mitarbeitenden, Dateiablage. Empfänger: Cloud-Anbieter (E-Mail und Dateiablage), CRM-Anbieter, IT-Dienstleister (Fernwartung, Sicherung). Löschregel: Nach Erledigung der Anfrage löschen, sofern daraus keine Kundenbeziehung entsteht – dann gilt die Löschregel der Kundenbetreuung. Frist abgelaufen – was passiert wo? Website-Kontaktformular: bleibt bestehen; E-Mail-Postfächer: nur manuell; Kundenverwaltung (CRM): nur manuell; Datensicherung: erst nach Ablauf der Sicherung; Notebooks der Mitarbeitenden: nur manuell; Dateiablage: nur manuell.
- Sicherung der Dateiablage: Dateiablage → Datensicherung – Im Original gelöschte Dateien bleiben bis zum Ablauf der Sicherungsaufbewahrung in der Sicherung erhalten.
- Postfachsicherung: E-Mail-Postfächer → Datensicherung – Nur vorhanden, wenn eine Sicherung der Postfächer eingerichtet ist – bei Cloud-Postfächern ist das nicht automatisch der Fall.
- Sicherung des Buchhaltungsservers: Finanzbuchhaltung → Datensicherung – Sicherungen der Fachanwendung enthalten den vollständigen Datenbestand.
- Export aus dem CRM: Kundenverwaltung (CRM) → Dateiablage (Kontaktdaten) – Exportierte Kontaktlisten liegen danach in der Dateiablage – und werden mit ihr gesichert und synchronisiert.
- Synchronisierte Ordner: Dateiablage → Notebooks der Mitarbeitenden – Mit dem Notebook synchronisierte Ordner liegen zusätzlich lokal – auch der Personalordner, wenn die Synchronisation nicht eingeschränkt ist.
- Postfach-Zwischenspeicher: E-Mail-Postfächer → Notebooks der Mitarbeitenden – E-Mail-Programme halten Postfachinhalte lokal vor, damit sie ohne Verbindung verfügbar sind.
- Maßnahmen zuschalten: Aufbewahrungsrichtlinie für das Bewerbungspostfach – E-Mails im Sammelpostfach werden nach der festgelegten Frist automatisch gelöscht.
- Maßnahmen zuschalten: Aufbewahrungsrichtlinie für den Bewerbungsordner – Dateien im Bewerbungsordner werden nach der festgelegten Frist automatisch gelöscht.
- Maßnahmen zuschalten: Löschfrist im Formulardienst einrichten – Gespeicherte Formulareingaben werden beim Anbieter automatisch entfernt – sofern der Dienst das anbietet.
- Maßnahmen zuschalten: Löschlauf im CRM für erledigte Anfragen – Die Anwendung löscht Anfragen ohne Kundenbeziehung nach Fristablauf – wenn die Software das unterstützt.
- Maßnahmen zuschalten: CRM-Exporte nicht dauerhaft ablegen – Auswertungen direkt im CRM oder Exporte nach Gebrauch löschen: Der Kopierweg in die Dateiablage entfällt.
Von der Regel zur Löschung
Wie eine Löschregel technisch wirksam wird
- Datenartz. B. Bewerbungsunterlagen, Kundenkorrespondenz, Protokolle
- Frist und Startereignisfestgelegt von Ihrem Unternehmen, z. B. ab Vertragsende
- SpeicherorteAnwendung, Postfach, Ablage, Export, Datensicherung
- Technische LöschungRichtlinie, Löschlauf oder geregelte manuelle Löschung
- Nachweisdokumentiert, was wann gelöscht wurde
Bausteine
Was wir in einem Löschprojekt technisch bearbeiten
Datenarten und Speicherorte
Zu jeder Datenart alle Orte erfassen, an denen sie liegt – einschließlich Kopien und Exporten.
Technische Abbildung der Regeln
Löschregeln je System einrichten: automatische Richtlinien, Löschläufe in Anwendungen oder dokumentierte manuelle Verfahren.
Datensicherungen
Aufbewahrung von Sicherungen auf die Löschregeln abstimmen; CON.6 verlangt, Datensicherungen im Löschprozess zu berücksichtigen, wenn erforderlich.
Datenträger und Geräte
Sicheres Löschen oder Vernichten ausgesonderter Datenträger nach den Mindestverfahren aus CON.6 – etwa Überschreiben oder Schlüssel löschen bei verschlüsselten Datenträgern.
Dienstleister
Externe Löschung und Vernichtung nachvollziehbar und mindestens nach Ihren internen Anforderungen regeln.
Richtlinie und Nachweis
Eine Löschrichtlinie, die Mitarbeitende kennen, und Nachweise, die regelmäßig stichprobenartig geprüft werden.
Werkzeug
Microsoft Purview: Regeln umsetzen, nicht Regeln festlegen
In Microsoft 365 lassen sich Aufbewahrungsregeln mit der Datenlebenszyklusverwaltung von Microsoft Purview umsetzen. Aufbewahrungsrichtlinien gelten für Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams und Viva Engage; Inhalte lassen sich aufbewahren, nach einem Zeitraum löschen oder erst aufbewahren und dann löschen. Für Ausnahmen gibt es Aufbewahrungsbezeichnungen, die einzelnen Dokumenten oder E-Mails zugewiesen werden.
Purview setzt um, was Ihr Unternehmen festgelegt hat. Es ersetzt weder die Festlegung der Fristen noch den Blick auf Systeme außerhalb von Microsoft 365. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von Ihren Lizenzen ab.
Vorgehen
Schrittweise statt auf einen Schlag
Datenarten erheben
Mit Fachbereichen klären, welche Datenarten es gibt und wo sie liegen.
Regeln abstimmen
Fristen und Startereignisse durch Ihr Unternehmen, Datenschutzbeauftragten und Rechtsberatung festlegen lassen.
Pilot einrichten
Regeln zunächst in einem begrenzten Bereich technisch umsetzen und Wirkung prüfen.
Ausrollen
Regeln auf alle Speicherorte übertragen und dokumentieren.
Kontrollieren
Löschungen stichprobenartig prüfen, Richtlinie regelmäßig aktualisieren.
Häufige Fragen
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für uns?
Das ist eine rechtliche Frage, die wir nicht beantworten. Fristen ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen und hängen von der Datenart ab. Bitte klären Sie sie mit Ihrer Rechtsberatung und Ihrem Datenschutzbeauftragten; wir setzen die Festlegungen technisch um.
Was ist DIN 66398?
Eine Norm mit einer Leitlinie zur Entwicklung von Löschkonzepten für personenbezogene Daten. Sie ist kostenpflichtig und keine gesetzliche Pflicht; manche Datenschutzbeauftragte nutzen sie als Strukturhilfe. Wir richten die technische Umsetzung an der Struktur aus, die Ihr Datenschutzteam verwendet.
Lässt sich alles automatisch löschen?
Nicht überall. Microsoft 365 bietet dafür Richtlinien; ob eine Fachanwendung das kann, hängt vom Produkt ab. Dort helfen geregelte Löschläufe, Funktionen des Herstellers oder dokumentierte manuelle Verfahren. Wie Archivpostfach und Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails in Exchange Online wirken, zeigt E-Mail archivieren und aufbewahren.
Und was ist mit Datensicherungen?
Sicherungen gehören ins Löschkonzept. Ob sich einzelne Datensätze aus Sicherungen gezielt entfernen lassen, hängt vom Sicherungsverfahren ab; wo das nicht geht, werden Aufbewahrungszeiten der Sicherungen so festgelegt, dass sie zu den Löschregeln passen. Die Bewertung im Einzelfall trifft Ihr Datenschutzbeauftragter.
Löschregeln wirksam machen?
Wir zeigen Ihnen, wo Ihre Daten liegen und wie sich Ihre Regeln technisch abbilden lassen. Telefon 07131-618726-0.