KI im Arbeitsalltag
Wo KI im Büro wirklich hilft – und wo nicht
E-Mails entwerfen, Besprechungen zusammenfassen, Texte überarbeiten: KI-Assistenten können Routinearbeit abnehmen – wenn man weiß, wie man sie anleitet und wo man nachprüfen muss. Spielen Sie vier typische Aufgaben durch und sehen Sie, welche Schritte immer bleiben.
Anwendungsfälle
Sechs Aufgaben, bei denen KI im Alltag hilft
Gemeinsam ist allen: Die KI liefert einen Entwurf, der Mensch entscheidet, was davon bleibt. Beispiele nach Abteilung finden Sie unter KI in Fachbereichen.
E-Mails
Antworten entwerfen, lange Verläufe zusammenfassen, den Ton anpassen.
- gut für Standardanfragen und Terminabsprachen
- Vorsicht bei vertraulichen Inhalten
Besprechungen
Notizen strukturieren, Aufgaben und Entscheidungen herausziehen, Protokolle vorbereiten.
- Teilnehmende vorher über Aufzeichnungen informieren
- Zusammenfassung vor dem Versand prüfen
Recherche
Themen erschließen, Fragen sammeln, Quellen vorschlagen lassen.
- Fakten und Quellen immer selbst nachprüfen
Präsentationen
Gliederungen entwerfen, Folientexte kürzen, Sprechernotizen vorbereiten.
- Zahlen und Grafiken selbst kontrollieren
Dokumentation
Anleitungen, Checklisten und Wissensartikel aus Stichpunkten erstellen.
- Fachliche Richtigkeit durch Fachleute bestätigen lassen
Texte überarbeiten
Verständlicher formulieren, kürzen, in andere Sprachen übertragen.
- Bei rechtlich relevanten Texten nicht ohne Prüfung verwenden
Durchspielen
Vier Alltagsaufgaben – und welche Schritte immer bleiben
Wählen Sie eine Aufgabe. Gemeinsame Schritte bleiben stehen, neue kommen hinzu, entfallende verschwinden. Zwei Schritte fallen nie weg: das Werkzeug richtig wählen und das Ergebnis prüfen. Die letzte Variante zeigt, was passiert, wenn man abkürzt. Vereinfachte Beispiele, fiktive Inhalte.
Eine Kundin fragt nach einem Liefertermin. Der Assistent entwirft eine Antwort; Sie ergänzen den echten Termin.
- Freigegebenes Werkzeug wählenDas freigegebene Werkzeug – nicht das private Konto.
- Aufgabe und Ziel beschreiben„Freundliche, kurze Antwort, Anrede mit Sie, höchstens fünf Sätze.“
- Material geben – nur so viel wie nötigDie Anfrage selbst genügt; Vertragsdetails nur, wenn die Richtlinie es vorsieht.
- Entwurf erstellen
- Quellen und Belege nennen lassen
- Fakten, Namen und Zahlen prüfenStimmt der Termin? Der Assistent kennt ihn nicht – er erfindet ihn womöglich.
- Nachschärfen: kürzer, anderer Ton, Lücken
- Freigeben und weitergebenSie senden, nicht die KI.
Ein guter Entwurf in Sekunden – die Verantwortung für Inhalt und Ton bleibt bei Ihnen.
Alle Szenarien als Text
E-Mail beantworten – Eine Kundin fragt nach einem Liefertermin. Der Assistent entwirft eine Antwort; Sie ergänzen den echten Termin.
- Freigegebenes Werkzeug wählen: Das freigegebene Werkzeug – nicht das private Konto.
- Aufgabe und Ziel beschreiben: „Freundliche, kurze Antwort, Anrede mit Sie, höchstens fünf Sätze.“
- Material geben – nur so viel wie nötig: Die Anfrage selbst genügt; Vertragsdetails nur, wenn die Richtlinie es vorsieht.
- Entwurf erstellen
- Fakten, Namen und Zahlen prüfen: Stimmt der Termin? Der Assistent kennt ihn nicht – er erfindet ihn womöglich.
- Freigeben und weitergeben: Sie senden, nicht die KI.
Ein guter Entwurf in Sekunden – die Verantwortung für Inhalt und Ton bleibt bei Ihnen.
Besprechung zusammenfassen – Aus Stichpunkten oder einem Transkript entsteht ein Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben.
- Freigegebenes Werkzeug wählen: Werden Besprechungen aufgezeichnet oder transkribiert, braucht es dafür klare Regeln und die Information der Teilnehmenden.
- Aufgabe und Ziel beschreiben: „Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen, offene Fragen – als Liste.“
- Material geben – nur so viel wie nötig: Notizen oder Transkript.
- Entwurf erstellen
- Fakten, Namen und Zahlen prüfen: Wer hat was zugesagt? Bei Zuordnungen schleichen sich leicht Fehler ein.
- Nachschärfen: kürzer, anderer Ton, Lücken
- Freigeben und weitergeben: Vor dem Versand von einer zweiten teilnehmenden Person gegenlesen lassen.
Ein strukturiertes Protokoll – aber nur so gut wie die Notizen und die Prüfung durch Teilnehmende.
Thema recherchieren – Sie wollen sich in ein neues Thema einarbeiten, etwa eine neue Vorschrift oder ein Fachverfahren.
- Freigegebenes Werkzeug wählen
- Aufgabe und Ziel beschreiben: „Erkläre die Grundzüge, nenne offene Streitfragen und gib die Quellen an.“
- Entwurf erstellen
- Quellen und Belege nennen lassen: Ohne Quelle keine Aussage – und jede Quelle selbst öffnen.
- Fakten, Namen und Zahlen prüfen: Quellen können erfunden oder falsch zugeordnet sein.
- Nachschärfen: kürzer, anderer Ton, Lücken: Nachfragen, wo etwas unklar oder zu glatt wirkt.
Ein schneller Einstieg – belastbar wird er erst mit geprüften Quellen.
Text überarbeiten oder übersetzen – Eine Anleitung soll verständlicher werden oder auf Englisch erscheinen.
- Freigegebenes Werkzeug wählen
- Aufgabe und Ziel beschreiben: „Einfacher formulieren, Fachbegriffe erklären, Bedeutung nicht ändern.“
- Material geben – nur so viel wie nötig: Den Text – vertrauliche Passagen vorher prüfen.
- Entwurf erstellen
- Fakten, Namen und Zahlen prüfen: Hat sich die Bedeutung verschoben? Fachbegriffe richtig übersetzt?
- Freigeben und weitergeben
Verständlichere Texte mit wenig Aufwand – der Sinn muss erhalten bleiben.
Die Abkürzung: ungeprüft weitergeben – Privates Konto, alles hineinkopiert, Ergebnis direkt weitergeleitet. Genau so entstehen Probleme mit KI im Alltag.
- Material geben – nur so viel wie nötig: Ganzer E-Mail-Verlauf mit Namen und Vertragsdaten – in einem nicht freigegebenen Werkzeug.
- Entwurf erstellen
- Freigeben und weitergeben: Ohne Prüfung: Fehler und Erfindungen gehen unter Ihrem Namen hinaus.
Schnell – bis ein erfundener Termin, eine falsche Zahl oder vertrauliche Daten beim Falschen landen.
Prompts
Gute Anweisungen: fünf Bausteine
Ein KI-Assistent weiß nur, was Sie ihm sagen. Je klarer die Anweisung – oft „Prompt“ genannt –, desto weniger muss nachgearbeitet werden. Wählen Sie einen Baustein: Sie sehen Formulierungsbeispiele und was ohne ihn typischerweise schiefgeht. Bewährte Anweisungen lohnt es sich im Team zu sammeln – etwa in einem gemeinsamen Assistenten.
Ziel
Das gewünschte Ergebnis in einem Satz: eine Antwort, eine Gliederung, drei Varianten, eine Tabelle.
So formulieren
- „Entwirf eine Antwort auf diese Terminanfrage.“
- „Gib mir drei Varianten für die Betreffzeile.“
Fehlt der Baustein
- Die KI rät, was gemeint ist
- Ergebnis in der falschen Form
Passt zusammen mit
Alle Bereiche als Text
- Ziel – Das gewünschte Ergebnis in einem Satz: eine Antwort, eine Gliederung, drei Varianten, eine Tabelle. Maßnahmen: „Entwirf eine Antwort auf diese Terminanfrage.“; „Gib mir drei Varianten für die Betreffzeile.“. Risiken: Die KI rät, was gemeint ist; Ergebnis in der falschen Form.
- Kontext – Wer liest das Ergebnis, was ist der Anlass, was ist schon bekannt? Kontext ersetzt Rückfragen – aber nur so viel, wie die Aufgabe braucht. Maßnahmen: „Die Empfängerin ist Neukundin und kennt unsere Produkte noch nicht.“; Rollen statt Namen, wo es reicht. Risiken: Allgemeine, austauschbare Texte; Zu viel Kontext: unnötige vertrauliche Daten im Werkzeug.
- Format – Wie lang, wie gegliedert, in welcher Form – Stichpunkte, Fließtext, Tabelle. Maßnahmen: „Höchstens fünf Sätze.“; „Als Tabelle mit den Spalten Aufgabe, Verantwortlich, Termin.“. Risiken: Zu lange Texte, die man selbst kürzen muss.
- Ton – Der Ton entscheidet, ob ein Entwurf ohne viel Nacharbeit passt. Ein Beispiel aus eigenen Texten kann ihn besser zeigen als eine Beschreibung. Maßnahmen: „Sachlich, freundlich, Anrede mit Sie.“; „Im Stil dieses Beispiels: …“. Risiken: Werblicher oder steifer Ton, der nicht zum Unternehmen passt.
- Grenzen – Was die KI nicht tun soll: nichts erfinden, nichts zusagen, offen sagen, was sie nicht weiß. Maßnahmen: „Wenn dir eine Angabe fehlt, frag nach statt zu raten.“; „Keine Termine oder Preise zusagen.“. Risiken: Erfundene Fakten, die überzeugend klingen; Zusagen, die niemand machen wollte.
Runde für Runde
Vom ersten Entwurf zur Antwort, die Sie senden
Selten passt der erste Entwurf. Besser als ihn von Hand zu flicken: prüfen, die Anweisung gezielt ergänzen, noch eine Runde. Ein durchgehendes Beispiel – eine Kundin fragt nach ihrem Liefertermin. Scrollen Sie durch die Runde. Fiktives Beispiel.
Runde 1
Anweisung: Ziel, Ton, Format
Sie geben die Anfrage und schreiben dazu: „Entwirf eine freundliche, kurze Antwort. Anrede mit Sie.“ Ziel, Ton und Format sind damit gesetzt. Was fehlt, ist der Baustein Grenzen – was der Assistent nicht tun soll.
Runde 1
Entwurf: flüssig und überzeugend
Der Entwurf liest sich gut und enthält den Satz „Ihre Bestellung wird am Donnerstag geliefert.“ Den Donnerstag kennt der Assistent nicht – er steht weder in der Anfrage noch in Ihrer Anweisung. Er klingt nur plausibel.
Runde 1
Prüfung: Fakten zuerst, dann Ton
Prüfen Sie zuerst, was stimmen muss: Termine, Namen, Zahlen, Zusagen – gegen Ihre eigenen Unterlagen. Hier: Der Termin ist nicht belegt, und der Text ist zwei Sätze zu lang. Ton und Anrede passen. Woran Sie es merken: Eine Angabe, die Sie selbst nicht geliefert haben, ist ein Prüffall.
Runde 1 → 2
Nachschärfen: die Anweisung, nicht nur den Text
Statt den Satz von Hand zu streichen, ergänzen Sie die Anweisung: „Nenne keinen Liefertermin; schreibe, dass wir uns mit dem Termin melden. Höchstens vier Sätze.“ Bewährt sich die Ergänzung, gehört sie in Ihre Vorlage – dann ist sie beim nächsten Mal schon dabei.
Runde 2
Noch eine Runde – dann geben Sie frei
Der zweite Entwurf nennt keinen Termin mehr und ist kurz genug. Sie tragen den echten Liefertermin selbst ein, lesen ein letztes Mal und senden. Faustregel: Passt es nach zwei, drei Runden immer noch nicht, schreiben Sie den Text schneller selbst – dem Assistenten fehlt dann vermutlich Material.
Merksatz
KI liefert den ersten Entwurf. Den letzten schreiben Sie.
Grenzen
Worauf Sie achten sollten
Fünf Punkte, die im Alltag schnell zu Problemen führen.
Überzeugend heißt nicht richtig
KI-Assistenten können Fakten, Zahlen oder Quellen erfinden. Was weitergegeben wird, muss geprüft sein.
Daten nur nach Regel
Personenbezogene und vertrauliche Daten gehören nur in Werkzeuge, die Ihr Unternehmen dafür freigegeben hat. Prüfpunkte nennt die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz.
Copilot sieht, was Sie sehen
Microsoft 365 Copilot zeigt nur Inhalte, auf die Sie mindestens Lesezugriff haben (Microsoft Learn). Zu weit gefasste Freigaben werden so schneller sichtbar – melden Sie, wenn Sie etwas sehen, das nicht für Sie bestimmt ist. Was Copilot finden kann, zeigt Microsoft 365 Copilot.
Fremde Inhalte können Anweisungen enthalten
Lässt man eine KI fremde E-Mails, Webseiten oder Dokumente verarbeiten, können darin versteckte Anweisungen stecken, die das Ergebnis beeinflussen. Das BSI warnt vor dieser „indirekten Prompt Injection“ (BSI). Ergebnisse aus fremden Inhalten deshalb besonders kritisch lesen.
Verantwortung bleibt beim Menschen
Entscheidungen über Menschen – etwa Bewerbungen – sollten nicht allein einer KI überlassen werden. Den organisatorischen Rahmen beschreibt die Seite KI im Unternehmen.
Häufige Fragen
Welches KI-Werkzeug sollen wir im Büro nutzen?
Das hängt von Ihren Aufgaben, Systemen und Regeln ab – wichtig ist vor allem, dass das Werkzeug offiziell freigegeben ist. Einen Überblick über Arten von Werkzeugen und zentrale Plattformen, Microsoft 365 Copilot eingeschlossen, gibt die Seite Zentrale KI-Plattformen.
Darf ich mein privates KI-Konto für die Arbeit nutzen?
Nur, wenn Ihr Unternehmen das ausdrücklich erlaubt. Bei privaten Konten regeln die Bedingungen des Anbieters, was mit eingegebenen Daten geschieht – nicht Ihr Unternehmen. Warum ein freigegebenes Werkzeug besser ist, steht unter Schatten-KI.
Woran erkenne ich, ob ich etwas in den Assistenten eingeben darf?
An Ihrer KI-Richtlinie. Wie eine Richtlinie typische Fälle einordnen kann, zeigt der Beispiel-Check. Im Zweifel: weglassen, anonymisieren oder nachfragen.
Wie lerne ich, KI besser zu nutzen?
Am meisten hilft regelmäßiges Üben mit echten, unkritischen Aufgaben – und Austausch im Team. Schulungen im Rahmen einer KI-Einführung stimmen wir mit Unternehmen ab; mehr unter KI-Schulungen.
Sie möchten KI im Team praktisch einsetzen?
Erzählen Sie uns, welche Aufgaben Sie entlasten wollen. Wir sagen offen, wobei wir heute schon unterstützen. Telefon 07131-618726-0.