IT-Systembetreuung · Cloud & Microsoft 365
Microsoft 365 im Betrieb: Administration nach Vereinbarung
Neue Lizenz, geteiltes Postfach, ein Team für das Projekt, eine geänderte Freigabe: Im Alltag fallen im Microsoft-365-Mandanten laufend Aufgaben an. Welche davon wir für Sie übernehmen, vereinbaren wir mit Ihnen; der Umfang wird individuell abgestimmt. Was vereinbart ist, erledigen wir sorgfältig und dokumentiert.
Ihr Mandant
Ein Mandant, viele Stellschrauben
Microsoft 365 besteht aus mehreren Diensten mit eigenen Einstellungen und eigenen Admin Centern. Alles hängt an Konten, Gruppen und Lizenzen in Microsoft Entra ID. Wählen Sie einen Baustein: Die Erklärung nennt, wo er verwaltet wird und welche Rolle dafür reicht, die Karte zeigt, was er braucht und was von ihm abhängt.
Verzeichnis und Verwaltung · je Person/Gruppe
Lizenzen
Eine Lizenz schaltet Postfach, Teams, OneDrive und die Office-Apps für ein Konto frei. Zuweisen und entziehen kann ein Lizenzadministrator, direkt oder über eine Gruppe.
- Braucht
- Wird gebraucht von
Illustrative Beispielarchitektur. Vereinfachte Darstellung nach Microsoft Learn (Stand Oktober 2026); nicht abgebildet sind u. a. Geräteverwaltung, Sicherheits- und Compliance-Portale. Keine reale Umgebung, keine Live-Daten. Microsoft 365, Microsoft Entra ID, Exchange Online, Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive sind Marken der Microsoft Corporation.
Beispielarchitektur als Text
- Entra ID (Verzeichnis und Verwaltung) – Microsoft Entra ID ist das Verzeichnis Ihres Mandanten: Benutzerkonten, Gruppen und Administratorrollen. Konten anlegen und löschen kann ein Benutzeradministrator; Rollen vergibt ein Administrator für privilegierte Rollen. Wird gebraucht von: Admin Center, Lizenzen, Gruppen.
- Admin Center (Verzeichnis und Verwaltung) – Im Microsoft 365 Admin Center laufen viele Verwaltungsaufgaben zusammen: Benutzer, Lizenzen, Gruppen, Dienstintegrität und das Nachrichtencenter mit angekündigten Änderungen. Was jemand dort darf, hängt an seiner Rolle. Braucht: Entra ID.
- Lizenzen (Verzeichnis und Verwaltung) – Eine Lizenz schaltet Postfach, Teams, OneDrive und die Office-Apps für ein Konto frei. Zuweisen und entziehen kann ein Lizenzadministrator, direkt oder über eine Gruppe. Braucht: Entra ID. Wird gebraucht von: Exchange Online, Teams, OneDrive.
- Gruppen (Verzeichnis und Verwaltung) – Eine Microsoft 365-Gruppe ist die Mitgliederliste hinter einem Team, einer SharePoint-Website und einem Gruppenpostfach. Eigenschaften und Besitzer pflegen die Gruppenbesitzer selbst; mandantenweit ein Gruppenadministrator. Braucht: Entra ID. Wird gebraucht von: Exchange Online, Teams, SharePoint.
- Exchange Online (Dienste) – Postfächer, freigegebene Postfächer, Verteilerlisten und Stellvertretungen. Verwaltet im Exchange Admin Center; dafür reicht die Rolle Exchange-Administrator. Braucht: Lizenzen, Gruppen. Wird gebraucht von: Mitarbeitende.
- Teams (Dienste) – Teams, Kanäle und Richtlinien für Besprechungen und Chat. Verwaltet im Teams Admin Center; dafür reicht die Rolle Teams-Administrator. Braucht: Gruppen, Lizenzen. Wird gebraucht von: Mitarbeitende.
- SharePoint (Dienste) – Websites, Bibliotheken und die mandantenweiten Freigabeeinstellungen. Verwaltet im SharePoint Admin Center; dafür reicht die Rolle SharePoint-Administrator. Braucht: Gruppen. Wird gebraucht von: Mitarbeitende.
- OneDrive (Dienste) – Der persönliche Speicher jeder lizenzierten Person. Die Einstellungen für OneDrive liegen im SharePoint Admin Center. Braucht: Lizenzen. Wird gebraucht von: Mitarbeitende.
- Mitarbeitende (Arbeitsplatz) – Für die Mitarbeitenden ist das alles ein Arbeitsplatz. Eine fehlende Lizenz, eine falsche Gruppe oder eine geänderte Freigabe sehen sie nur als „geht nicht“. Darum dokumentieren wir jede Änderung. Braucht: Exchange Online, Teams, SharePoint, OneDrive.
Typische Abläufe
- Neue Mitarbeiterin: Entra ID → Lizenzen → Exchange Online → Mitarbeitende – Konto in Microsoft Entra ID anlegen, Lizenz zuweisen – damit entstehen Postfach und OneDrive. Dafür genügen Benutzer- und Lizenzadministrator.
- Neues Projektteam: Entra ID → Gruppen → Teams → Mitarbeitende – Ein neues Team legt eine Microsoft 365-Gruppe an, dazu eine SharePoint-Website und ein Gruppenpostfach. Wer Mitglied der Gruppe ist, sieht alle drei.
Aufgaben
Was wir im Mandanten übernehmen können
Typische Aufgaben in der laufenden Administration. Welche Dienste und Aufgaben einbezogen sind, legen wir mit Ihnen fest.
Benutzer und Lizenzen
Konten anlegen, Lizenzen zuweisen und wieder freigeben, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Umfang wird individuell abgestimmt.
Postfächer und Verteiler
Freigegebene Postfächer, Verteilerlisten, Weiterleitungen und Stellvertretungen in Exchange Online. Umfang wird individuell abgestimmt.
Teams und SharePoint
Teams und Websites anlegen, Besitzer festlegen, Freigaben und Einstellungen pflegen. Umfang wird individuell abgestimmt.
Einstellungen und Änderungen
Neue Funktionen und Änderungen, die Microsoft ankündigt, einordnen und Einstellungen bei Bedarf anpassen. Umfang wird individuell abgestimmt.
Dokumentation
Was wir ändern, halten wir fest – damit Ihr Mandant verständlich bleibt.
Hintergrund
Weniger globale Administratoren, mehr Klarheit
Im Microsoft 365 Admin Center laufen viele Verwaltungsaufgaben zusammen. Wer dort was darf, regeln Administratorrollen – vom Lizenz- über den Exchange- bis zum Teams-Administrator.
Microsoft empfiehlt, Rollen mit den wenigsten Berechtigungen zu vergeben, die Zahl der globalen Administratoren zu begrenzen und für Administratoren die mehrstufige Authentifizierung vorauszusetzen. Daran orientieren wir uns: Für die vereinbarten Aufgaben brauchen wir passende Rollen, nicht den Generalschlüssel.
Geringste Rechte
Welche Rolle braucht diese Aufgabe?
Prüfen Sie für jede Aufgabe, ob eine Rolle mit weniger Rechten als der globale Administrator reicht. Wählen Sie eine Aufgabe: Das Modell nennt die Rolle, die Microsoft dafür als geringste ausreichende Rolle angibt. Grundlage ist die Übersicht „Rollen mit den geringsten Rechten nach Aufgabe“.
Geringste ausreichende Rolle
Kennwortadministrator
Setzt Kennwörter von Mitarbeitenden ohne Administratorrolle zurück – mehr nicht (englisch: Password Administrator).
- Kennwörter von Konten ohne Administratorrolle: Kennwortadministrator genügt.
Vereinfachtes Lernmodell. Rollen nach Microsoft Learn (Stand Oktober 2026), deutsche Rollennamen wie im Admin Center. „Für wen?“ berücksichtigt das Modell nur beim Kennwort; auch bei anderen Aufgaben können Konten mit Administratorrollen stärkere Rollen erfordern. Ein globaler Administrator kann alle Aufgaben – genau deshalb sollte er selten gebraucht werden. Welche Rollen wir in Ihrem Mandanten benötigen, legen wir gemeinsam fest.
Modellregeln als Text
Alle Regeln werden geprüft; es gilt die strengste zutreffende Folge (Kennwortadministrator → Lizenzadministrator → Exchange-Administrator → Teams-Administrator → SharePoint-Administrator → Benutzeradministrator → Administrator für privilegierte Authentifizierung → Administrator für privilegierte Rollen).
- Kennwortadministrator, wenn Aufgabe: Kennwort zurücksetzen und Für wen?: Mitarbeitende ohne Administratorrolle – Kennwörter von Konten ohne Administratorrolle: Kennwortadministrator genügt.
- Benutzeradministrator, wenn Aufgabe: Kennwort zurücksetzen und Für wen?: Person mit eingeschränkter Administratorrolle – Kennwörter von Konten mit eingeschränkten Administratorrollen setzt ein Benutzeradministrator zurück.
- Administrator für privilegierte Authentifizierung, wenn Aufgabe: Kennwort zurücksetzen und Für wen?: Person mit privilegierter Rolle, z. B. Globaler Administrator – Kennwörter privilegierter Administratoren setzt nur ein Administrator für privilegierte Authentifizierung (oder ein globaler Administrator) zurück.
- Lizenzadministrator, wenn Aufgabe: Lizenz zuweisen oder entziehen – Lizenzen zuweisen und entziehen: Lizenzadministrator genügt.
- Exchange-Administrator, wenn Aufgabe: Freigegebenes Postfach, Stellvertretung – Postfächer und Stellvertretungen gehören zu Exchange Online.
- Teams-Administrator, wenn Aufgabe: Teams-Richtlinien und Besprechungen – Richtlinien und Besprechungseinstellungen liegen im Teams Admin Center.
- SharePoint-Administrator, wenn Aufgabe: Website anlegen, Freigabeeinstellungen – Websites und Freigabeeinstellungen liegen im SharePoint Admin Center.
- Benutzeradministrator, wenn Aufgabe: Konto anlegen oder löschen – Konten anlegen und löschen: Benutzeradministrator ist die geringste Rolle dafür.
- Administrator für privilegierte Rollen, wenn Aufgabe: Administratorrolle vergeben – Rollenzuweisungen verwaltet ein Administrator für privilegierte Rollen.
Vereinfachtes Lernmodell. Rollen nach Microsoft Learn (Stand Oktober 2026), deutsche Rollennamen wie im Admin Center. „Für wen?“ berücksichtigt das Modell nur beim Kennwort; auch bei anderen Aufgaben können Konten mit Administratorrollen stärkere Rollen erfordern. Ein globaler Administrator kann alle Aufgaben – genau deshalb sollte er selten gebraucht werden. Welche Rollen wir in Ihrem Mandanten benötigen, legen wir gemeinsam fest.
Betrieb oder Projekt?
Wenn es über den Alltag hinausgeht
Die Administration hält Ihren Mandanten im Alltag in Ordnung. Größere Vorhaben und die Schulung Ihres Teams beauftragen Sie auf Anfrage gesondert – Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest.
Einführung und Migration
Microsoft 365 neu einführen oder Daten umziehen – als eigenes Vorhaben, auf Anfrage.
Ein- und Austritte regeln
Wie Konten, Gruppen und Lizenzen bei Eintritt, Rollenwechsel und Austritt der Personalmeldung folgen – bis hin zur Automatisierung mit gruppenbasierter Lizenzierung.
Sicherheit und Governance
Richtlinien, Zugriffsregeln und Strukturen für den Mandanten grundlegend planen.
Cloud-Beratung
Cloud-Vorhaben über Microsoft 365 hinaus einordnen und planen.
Schulungen für Ihr Team
Anwenderinnen und Anwender sicher in Outlook, Teams und SharePoint – als E-Learning, Webinar oder vor Ort.
Für Ihr Team
Schulungen zu den Diensten im Mandanten
Gut administriert ist nur die halbe Miete – Ihr Team muss die Werkzeuge auch sicher nutzen. Im Kurskatalog finden Sie Schulungen zu den wichtigsten Anwendungen.
Häufige Fragen
Brauchen Sie dafür einen globalen Administrator?
Nicht zwingend. Prüfen Sie für jede Aufgabe, ob eine Rolle mit weniger Rechten reicht, siehe „Welche Rolle braucht diese Aufgabe?“. Welche Rollen wir für die vereinbarten Aufgaben benötigen, klären wir gemeinsam – möglichst mit eingeschränkten Rechten.
Was passiert, wenn der einzige globale Administrator ausfällt?
Microsoft empfiehlt, so wenige globale Administratoren wie möglich zu haben – und zusätzlich mindestens eine Person mit der Rolle Administrator für privilegierte Authentifizierung. Sie kann das Kennwort eines ausgesperrten globalen Administrators zurücksetzen. Für den Notfall empfiehlt Microsoft außerdem zwei reine Cloud-Notfallzugriffskonten. Wie das in Ihrem Mandanten aussieht, prüfen wir gemeinsam.
Müssen Lizenzen für jede Person einzeln zugewiesen werden?
Nein. Mit gruppenbasierter Lizenzierung hängen Lizenzen an einer Sicherheits-, E-Mail-aktivierten oder Microsoft-365-Gruppe; wer Mitglied ist, erhält sie. Verschachtelte Gruppen werden dabei nicht berücksichtigt, und Fehler wie zu wenige verfügbare Lizenzen zeigt das Portal erst nach der Verarbeitung an. Wie sich das mit Ein- und Austritten verbindet, beschreibt HR-/IT-Übergaben automatisieren.
Administrieren Sie auch andere Cloud-Dienste?
Nach Vereinbarung auch weitere Cloud-Dienste. Schwerpunkt dieser Seite ist Microsoft 365; für Cloud-Vorhaben darüber hinaus gibt es die Cloud-Beratung.
Kümmern Sie sich auch um die Sicherheit unseres Mandanten?
Ja, im vereinbarten Rahmen. Bei der Administration achten wir auf die Empfehlungen von Microsoft, etwa bei Administratorrollen. Eine Prüfung von Sicherheit und Governance des Mandanten bieten wir als eigenes Vorhaben an, siehe Sicherheit und Governance. Überwachung und Wartung vereinbaren wir bei Bedarf mit Ihnen – ohne ständige Bereitschaft und ohne zugesagte Bearbeitungsfristen.
Können wir Aufgaben auch selbst erledigen und Sie nur bei Bedarf fragen?
Ja. Die Aufteilung zwischen Ihrem Team und uns legen wir in der Vereinbarung fest.
Microsoft-365-Administration besprechen
Erzählen Sie uns, wie Ihr Mandant heute verwaltet wird und wo Sie entlastet werden möchten. Telefon 07131-618726-0.
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