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Consulting

Erst das Zielbild, dann die Werkzeuge

Microsoft 365 und KI verändern, wie Teams arbeiten. Damit das gelingt, braucht es mehr als Lizenzen: ein gemeinsames Ziel, klare Regeln und Menschen, die mitgenommen werden. Wir begleiten Unternehmen bei Strategie, Governance, Adoption und Projektbegleitung; Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest. Für KI gibt es mit der KI-Beratung ein eigenes Angebot.

Vorgehen durchspielenBeratung anfragen

Unsere Sicht

Einführungen scheitern selten an der Technik, sondern an fehlender Orientierung.

Wer nicht weiß, wofür Teams, SharePoint oder Copilot im eigenen Unternehmen gedacht sind, nutzt sie zufällig – oder gar nicht. Deshalb denken wir Beratung von der Schulung her: Was Mitarbeitende am Ende können sollen, bestimmt, welche Strukturen und Regeln es vorher braucht.

Zusammenspiel

Wie Beratung, Schulung und Betreuung ineinandergreifen

Beratung bleibt nicht im Konzept stecken: Das Zielbild bestimmt die Regeln, die Regeln werden geschult, und der Betrieb hält sie aktuell. Fehlt eine Schicht, kann sich das erst eine Ebene darüber zeigen.

  1. Betrieblaufende Betreuung der Umgebung über die IT-Systembetreuung
  2. BefähigungSchulungen und Lernwelt
  3. Regeln und StrukturenGovernance, Berechtigungen, Ablagen – Teil des Consultings
  4. ZielbildStrategie und Zielbild – Teil des Consultings; für KI über die KI-Beratung
Von oben nach unten gelesen; das Zielbild ist das Fundament.

Woran Einführungen scheitern

Vier typische Fehlerbilder – und welche Schicht gefehlt hat

Die Werkzeuge funktionieren in allen vier Fällen. Was fehlt, ist jeweils eine Schicht aus dem Zusammenspiel oben.

  1. Teams ohne Konzept: Wildwuchs

    Microsoft 365 erlaubt standardmäßig allen Benutzerinnen und Benutzern, Gruppen und damit Teams anzulegen. Das macht den Start leicht – ohne Namens- und Strukturkonzept entstehen dann aber doppelte Teams, unklare Ablageorte und Teams, die niemand mehr pflegt.

    • Gefehlt hat: Zielbild und Regeln – wofür Teams, wofür SharePoint, wer legt an, wie heißt es
    • Abhilfe: Werkzeugmodell, Namens- und Strukturkonzept, Lebenszyklus für Teams

  2. Copilot ohne Bereinigung: es wird sichtbar, was erlaubt ist

    Microsoft 365 Copilot zeigt laut Microsoft nur Unternehmensdaten, die eine Person mindestens lesen darf. Genau deshalb wird sichtbar, was die Berechtigungen schon erlauben: Zu weit gefasste Freigaben – etwa Links für alle in der Organisation – tauchen plötzlich in Antworten auf.

    • Gefehlt hat: Regeln – ein geprüftes Berechtigungsmodell vor dem Start
    • Abhilfe: Freigaben prüfen und bereinigen, bevor Copilot breit verfügbar wird

  3. Schulung ohne Regeln: jeder macht es anders

    Ein Team lernt Teams, SharePoint und OneDrive – aber niemand hat festgelegt, was wo abgelegt wird. Nach der Schulung arbeitet jede Abteilung nach eigener Logik weiter.

    • Gefehlt hat: Regeln, die in der Schulung vermittelt werden
    • Abhilfe: Schulung an den eigenen Regeln und Beispielen ausrichten

  4. Konzept ohne Betrieb: Ordnung auf Zeit

    Zum Start ist alles aufgeräumt. Zwei Jahre später gibt es Teams ohne Besitzer, Gäste ohne Ablaufdatum und Berechtigungen, die niemand mehr prüft. Eine Ablaufrichtlinie für Gruppen greift in Microsoft 365 zum Beispiel erst, wenn sie eigens eingerichtet wird.

    • Gefehlt hat: Betrieb – Zuständigkeit, Lebenszyklus, regelmäßige Überprüfung
    • Abhilfe: Besitzer je Team, Lebenszyklusregeln, Überprüfung als feste Aufgabe

Vorgehen

Was vor dem Start geklärt sein sollte

Wählen Sie Ihr Vorhaben und die Ausgangslage. Der Plan zeigt die Schritte in den vier Schichten Zielbild, Regeln, Befähigung und Betrieb – und bei jedem Schritt, was ohne ihn passiert. Wählen Sie einen Schritt, um Voraussetzungen und Folgeschritte zu sehen.

Ihr Vorhaben

Vorhaben

Ausgangslage

Gibt es schon Ablagen, Teams und Freigaben, die über die Zeit gewachsen sind?

13 Aufgaben in 4 Phasen, davon 3 Freigabepunkte; 5 entfallen bei dieser Ausgangslage.

  1. 01Zielbild

    Wofür, für wen, woran erkennbar

  2. 02Regeln und Strukturen

    Rollen, Namen, Rechte, Lebenszyklus

  3. 03Befähigung

    Ansprechpersonen, Pilot, Schulung

  4. 04Betrieb

    Pflegen, prüfen, nachschärfen

Schritt wählen, um Voraussetzungen und Folgen zu sehen

Entfällt bei dieser Ausgangslage (5)
  • Anwendungsfälle für Copilot auswählen – nur bei Vorhaben: Microsoft 365 Copilot einführen
  • Datenschutz und Mitbestimmung klären – nur bei Vorhaben: Microsoft 365 Copilot einführen
  • Zu weit gefasste Freigaben bereinigen – nur bei Ausgangslage: gewachsen, mit bestehenden Freigaben; Vorhaben: Microsoft 365 Copilot einführen
  • Festlegen, was umzieht und was aufgeräumt wird – nur bei Ausgangslage: gewachsen, mit bestehenden Freigaben; Vorhaben: Umstieg auf Microsoft 365
  • Copilot im Arbeitsalltag schulen – nur bei Vorhaben: Microsoft 365 Copilot einführen

Vereinfachtes Vorgehensmodell – kein Projektplan, keine Aufwände, Dauern oder Kosten. Die Schritte ergeben sich aus fachlichen Abhängigkeiten; Ihre Lage kann weitere erfordern. Den tatsächlichen Umfang legen wir im Gespräch mit Ihnen fest.

Vorgehensmodell als Text

Ihr Vorhaben: Vorhaben (Umstieg auf Microsoft 365, Teams und SharePoint ordnen, Microsoft 365 Copilot einführen); Ausgangslage (gewachsen, mit bestehenden Freigaben, weitgehend neu).

Zielbild – Wofür, für wen, woran erkennbar

  • Ziele und Nutzungsszenarien festlegen: Welche Aufgaben sollen künftig anders laufen, und woran erkennt man, dass es gelungen ist? Fehlt dieser Schritt: Werkzeuge werden zufällig genutzt – oder gar nicht; Erfolg lässt sich nicht beurteilen.
  • Festlegen, welches Werkzeug wofür (Freigabepunkt): Chat oder E-Mail, Team oder SharePoint-Website, OneDrive oder gemeinsame Ablage – eine kurze, verbindliche Zuordnung. Fehlt dieser Schritt: Dieselben Dateien liegen an mehreren Orten; niemand weiß, welche Fassung gilt. [nur bei Vorhaben: Umstieg auf Microsoft 365 oder Teams und SharePoint ordnen] Setzt voraus: Ziele und Nutzungsszenarien festlegen.
  • Anwendungsfälle für Copilot auswählen (Freigabepunkt): Für welche Aufgaben und Rollen soll Copilot zuerst eingesetzt werden? Fehlt dieser Schritt: Lizenzen werden verteilt, ohne dass klar ist, wofür; der Nutzen bleibt unsichtbar. [nur bei Vorhaben: Microsoft 365 Copilot einführen] Setzt voraus: Ziele und Nutzungsszenarien festlegen.

Regeln und Strukturen – Rollen, Namen, Rechte, Lebenszyklus

  • Rollen und Besitzer festlegen: Wer verantwortet welches Team und welche Website, wer administriert, wer entscheidet über Ausnahmen? Fehlt dieser Schritt: Teams und Websites ohne Besitzer bleiben liegen; Rechte werden auf Zuruf vergeben. Setzt voraus: Ziele und Nutzungsszenarien festlegen.
  • Namens- und Strukturkonzept: Wie heißen Teams und Websites, wie sind Kanäle und Bibliotheken gegliedert? Fehlt dieser Schritt: Doppelte Teams und unklare Ablageorte – Inhalte sind schwer zu finden. [nur bei Vorhaben: Umstieg auf Microsoft 365 oder Teams und SharePoint ordnen] Setzt voraus: Festlegen, welches Werkzeug wofür.
  • Regeln für Erstellung, Gäste und Ablauf: Wer darf Teams anlegen, wann sind Gäste erlaubt, was passiert mit ungenutzten Teams? Standardmäßig dürfen in Microsoft 365 alle Gruppen anlegen; eine Ablaufrichtlinie greift erst, wenn sie eingerichtet wird. Beides kann sinnvoll sein – es sollte aber eine bewusste Entscheidung sein. Fehlt dieser Schritt: Wildwuchs und Gastzugänge ohne Ende. [nur bei Vorhaben: Umstieg auf Microsoft 365 oder Teams und SharePoint ordnen] Setzt voraus: Namens- und Strukturkonzept, Rollen und Besitzer festlegen. Hinweis für diese Ausgangslage (Ausgangslage: gewachsen, mit bestehenden Freigaben): Vorhandene Teams werden den neuen Regeln zugeordnet: behalten, zusammenführen oder archivieren.
  • Datenschutz und Mitbestimmung klären (Freigabepunkt): Die Datenschutzbeauftragten früh einbeziehen. Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, entscheidet das Unternehmen als Verantwortlicher; die Datenschutzbeauftragten beraten dabei. Gibt es einen Betriebsrat, ihn frühzeitig beteiligen. Mehr dazu: KI und Datenschutz und KI und Betriebsrat. ENTDECKE.digital bietet keine Rechtsberatung an. Fehlt dieser Schritt: Fragen zu Datenschutz und Mitbestimmung kommen erst nach dem Start auf – und halten die Einführung an. [nur bei Vorhaben: Microsoft 365 Copilot einführen] Setzt voraus: Anwendungsfälle für Copilot auswählen.
  • Berechtigungsmodell festlegen und prüfen (Freigabepunkt): Rechte über Gruppen und Rollen statt für einzelne Personen; Standard für Freigabelinks. Fehlt dieser Schritt: Rechte wachsen unkontrolliert, und niemand kann sagen, wer was sehen darf. Setzt voraus: Rollen und Besitzer festlegen. Hinweis für diese Ausgangslage (Ausgangslage: gewachsen, mit bestehenden Freigaben): Bestehende Freigaben werden gesichtet – besonders Links für alle in der Organisation und für Personen außerhalb. Hinweis für diese Ausgangslage (Vorhaben: Microsoft 365 Copilot einführen): Copilot zeigt nur Daten, die eine Person mindestens lesen darf. Was das Berechtigungsmodell erlaubt, wird damit auffindbar – deshalb liegt dieser Schritt vor dem breiten Start.
  • Zu weit gefasste Freigaben bereinigen: Websites und Bibliotheken mit breitem Zugriff einschränken, alte Freigabelinks entfernen. Fehlt dieser Schritt: Copilot findet Inhalte, die nie für alle gedacht waren – und zeigt sie in Antworten. [nur bei Ausgangslage: gewachsen, mit bestehenden Freigaben; Vorhaben: Microsoft 365 Copilot einführen] Setzt voraus: Berechtigungsmodell festlegen und prüfen.
  • Festlegen, was umzieht und was aufgeräumt wird: Nicht alles muss mit: Altdaten archivieren, Dubletten entfernen, Ziel je Ablage festlegen. Fehlt dieser Schritt: Die alte Unordnung zieht vollständig in die neue Umgebung um. [nur bei Ausgangslage: gewachsen, mit bestehenden Freigaben; Vorhaben: Umstieg auf Microsoft 365] Setzt voraus: Namens- und Strukturkonzept.

Befähigung – Ansprechpersonen, Pilot, Schulung

  • Ansprechpersonen in den Teams benennen: Je Bereich eine Person, die die Regeln kennt und Fragen sammelt. Fehlt dieser Schritt: Jede Frage landet bei der IT – oder wird gar nicht gestellt. Setzt voraus: Rollen und Besitzer festlegen.
  • Mit einer Pilotgruppe starten (Freigabepunkt): Regeln und Ablauf mit wenigen Teams im Alltag erproben und nachschärfen. Fehlt dieser Schritt: Schwächen der Regeln zeigen sich erst, wenn alle betroffen sind. Setzt voraus: Ansprechpersonen in den Teams benennen. Hinweis für diese Ausgangslage (Vorhaben: Microsoft 365 Copilot einführen): Im Pilot zeigt sich auch, ob Antworten Inhalte enthalten, die nicht sichtbar sein sollten – ein Hinweis auf verbliebene Freigaben.
  • Schulung an den eigenen Regeln: Teams, SharePoint und OneDrive mit den Beispielen und Ablageregeln des eigenen Unternehmens. Fehlt dieser Schritt: Jede Abteilung arbeitet nach eigener Logik weiter. [nur bei Vorhaben: Umstieg auf Microsoft 365 oder Teams und SharePoint ordnen] Setzt voraus: Namens- und Strukturkonzept, Mit einer Pilotgruppe starten.
  • Copilot im Arbeitsalltag schulen: Gute Anweisungen formulieren, Ergebnisse prüfen, Grenzen kennen – Microsoft weist selbst darauf hin, dass Antworten nicht immer zutreffen. Fehlt dieser Schritt: Ergebnisse werden ungeprüft übernommen, oder Copilot bleibt ungenutzt. [nur bei Vorhaben: Microsoft 365 Copilot einführen] Setzt voraus: Anwendungsfälle für Copilot auswählen, Mit einer Pilotgruppe starten.
  • Regeln bekannt machen: Kurz, auffindbar und mit Begründung: warum diese Regeln gelten. Fehlt dieser Schritt: Regeln stehen nur im Konzept. Setzt voraus: Berechtigungsmodell festlegen und prüfen.

Betrieb – Pflegen, prüfen, nachschärfen

  • Lebenszyklus von Teams und Gästen pflegen: Ungenutzte Teams archivieren oder löschen, Gastzugänge regelmäßig bestätigen. Fehlt dieser Schritt: Nach zwei Jahren ist die Ordnung vom Start verschwunden. [nur bei Vorhaben: Umstieg auf Microsoft 365 oder Teams und SharePoint ordnen] Setzt voraus: Regeln für Erstellung, Gäste und Ablauf.
  • Berechtigungen regelmäßig überprüfen: In festen Abständen: Wer hat Zugriff, ist das noch richtig? Fehlt dieser Schritt: Rechte bleiben nach Wechsel und Austritt bestehen. Setzt voraus: Berechtigungsmodell festlegen und prüfen.
  • Nutzung beobachten und nachschärfen: Nutzungsberichte und Rückmeldungen auswerten, Regeln und Schulung anpassen. Nutzungsberichte können Personen zuordenbar sein – möglichst ohne Personenbezug auswerten. Fehlt dieser Schritt: Probleme werden erst bemerkt, wenn sich Umwege eingespielt haben. Setzt voraus: Mit einer Pilotgruppe starten.

Leistungen

Vier Bereiche, individuell beauftragbar

Wir stellen die Beratung aus diesen Bereichen nach Ihrem Bedarf zusammen – einzeln oder kombiniert. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest. Für KI gibt es ein eigenes Angebot: KI-Beratung und -Einführung sind eigenständig buchbar.

  1. Strategie

    Ein gemeinsames Bild davon, wohin sich die digitale Arbeit entwickeln soll.

    • Digitalstrategie und Transformationsroadmap
    • Microsoft-365-Zielbild, Tool- und Rollenmodell

  2. Governance & Sicherheit

    Regeln, die Ordnung schaffen, ohne die Arbeit zu bremsen.

    • Rollen- und Verantwortungsmodell
    • Namens-, Struktur- und Berechtigungskonzept
    • Regelwerk für Teams und SharePoint

  3. Adoption & Change

    Damit neue Werkzeuge im Alltag ankommen und bleiben.

    • Change-Beratung und Kommunikation
    • Key-User-Programme und Train-the-Trainer
    • Rollout-Begleitung mit Schulungen und Lernwelt
    • Nutzung nachhaltig verankern

  4. Projektbegleitung

    Begleitung von der Planung über die Umsetzung bis zur Optimierung.

    • Planung und Meilensteine
    • Umsetzung begleiten
    • Ergebnisse prüfen und nachschärfen

Ergänzend

Was Beratung ergänzt

Beratung wirkt erst, wenn Schulung und Betrieb mitziehen. Diese Angebote lassen sich mit dem Consulting verbinden oder einzeln nutzen.

  1. Schulungen

    Kurse zu Outlook, Teams, Excel, SharePoint und weiteren Anwendungen – als E-Learning, Webinar oder vor Ort; als Inhouse-Schulung auch nur für Ihr Team, an Ihren Beispielen und Regeln.

  2. ENTDECKE Lernwelt

    Die Lernplattform für Ihre Teams, mit Übersicht zum Lernfortschritt.

  3. IT-Systembetreuung

    Laufende Betreuung Ihrer bestehenden IT- und Cloud-Umgebung.

  4. Benutzer und Berechtigungen

    Konten, Gruppen und Rechte in bestehenden Umgebungen ordnen und pflegen – im Rahmen der IT-Systembetreuung.

  5. ENTDECKE/premium

    Wenn die ganze Unternehmensumgebung gemeinsam geplant werden soll: Analyse und Zielarchitektur als Teil eines individuell konfigurierten Leistungsmodells.

  6. KI-Beratung und -Einführung

    Anwendungsfälle, Werkzeugwahl, Regeln und Einführung von KI – eigenständig buchbar.

Weiterlesen

Beratungsthemen im Einzelnen

Hier erfahren Sie, was eine Beratung zum jeweiligen Thema klären sollte.

  1. Microsoft 365 BeratungRatgeber

    Nutzung, Struktur, Sicherheit und Lizenzen im Blick.

  2. Digitalisierung & ProzesseRatgeber

    Abläufe aufnehmen, vereinfachen und mit Microsoft 365 abbilden.

  3. Einführung und AdoptionRatgeber

    Change, Befähigung und Nutzung verankern – mit Key-User-Programmen, Train-the-Trainer und Rollout-Begleitung.

  4. Sicherheit und Governance in Microsoft 365Ratgeber

    Regeln, Rollen und Berechtigungen für eine geordnete Umgebung.

  5. Prozesse analysieren und verbessernRatgeber

    Vom Ist-Prozess über Potenziale bis zur Umsetzung.

  6. Identity Lifecycle ManagementRatgeber

    Konten und Berechtigungen vom Eintritt bis zum Austritt geordnet verwalten.

  7. Technischer DatenschutzRatgeber

    Bestandsaufnahme, Zugriffskonzepte und technische Maßnahmen – im Dialog mit Ihrer Datenschutzberatung, ohne Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie beauftragen wir ein Beratungsprojekt?

Schildern Sie uns Ihr Vorhaben über die Kontaktseite oder telefonisch. Wir schlagen Ihnen Umfang und Vorgehen vor und legen beides gemeinsam fest – für Strategie, Governance, Adoption und Projektbegleitung ebenso wie für KI-Beratung und -Einführung, Schulungen, die Lernwelt und die IT-Systembetreuung. Technischer Datenschutz ist einer unserer Kompetenzschwerpunkte. Bei Identity Lifecycle Management stimmen wir den Umfang individuell mit Ihnen ab.

Geht es nur um Microsoft 365?

Microsoft 365 und Künstliche Intelligenz sind die Schwerpunkte, weil dort auch unsere Schulungen liegen. Die Digitalstrategie schaut darüber hinaus auf Abläufe und Zusammenarbeit insgesamt.

Was hat Beratung mit Schulung zu tun?

Regeln und Strukturen wirken erst, wenn Mitarbeitende sie kennen. Deshalb denken wir beides zusammen: Was im Konzept steht, soll sich in Schulungen und in der Lernwelt wiederfinden.

Wie hängt Consulting mit ENTDECKE/premium zusammen?

ENTDECKE/premium beschreibt, wie mehrere Bereiche – Arbeitsplätze, Identitäten, Anwendungen, Lernen – gemeinsam geplant und betreut werden. Analyse und Zielbild gehören dort dazu. Consulting für Strategie, Governance, Adoption und Projektbegleitung können Sie auch einzeln beauftragen.

Sie planen eine Einführung?

Erzählen Sie uns, was Sie vorhaben. Wir melden uns und schlagen Ihnen Umfang und Vorgehen für die Beratung vor. Telefon 07131-618726-0.

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