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Microsoft 365 · SharePoint

SharePoint Online: die Ablage, auf der alles aufbaut

Teams-Dateien, Intranet, Dokumentenbibliotheken – vieles in Microsoft 365 liegt in SharePoint, auch wenn es nicht so heißt. Wer das Prinzip versteht, findet Dateien schneller und vergibt Rechte bewusster.

SharePoint-KurseSchulung anfragen

  1. Intranet und HubsBereiche verbinden, Neuigkeiten verteilen
  2. WebsitesTeamwebsite oder Kommunikationswebsite
  3. Bibliotheken und ListenDokumente mit Versionen, strukturierte Einträge
  4. BerechtigungenWer liest, wer bearbeitet, wer verwaltet
Vereinfachter Aufbau von SharePoint – das Fundament sind die Berechtigungen.

Einsatz

Wofür Unternehmen SharePoint nutzen

  1. Gemeinsame Ablage im Team

    Jedes Team in Microsoft Teams hat eine SharePoint-Website. Dort liegen die Dateien der Kanäle – mit Versionsverlauf und gemeinsamer Bearbeitung.

  2. Intranet und interne Kommunikation

    Neuigkeiten, Richtlinien und Ansprechpersonen für viele Lesende, gepflegt von wenigen.

  3. Dokumente mit Ordnung

    Bibliotheken mit Spalten und Ansichten statt immer tieferer Ordner – Dateien lassen sich filtern und wiederfinden.

  4. Strukturierte Listen

    Mit Microsoft Lists werden Anfragen, Inventare oder Checklisten zu durchsuchbaren Tabellen.

Websitetypen

Teamwebsite, Kommunikationswebsite, Hub

Die Wahl des Websitetyps entscheidet, wer schreibt und wer liest.

  1. TeamwebsiteFür die Zusammenarbeit einer Gruppe – alle Mitglieder bearbeiten, auf Wunsch mit einem Team in Teams verbunden
  2. KommunikationswebsiteFür Informationen an einen großen Kreis – wenige pflegen, viele lesen
  3. HubwebsiteVerbindet mehrere Websites zu einem Bereich mit gemeinsamer Navigation
  4. Persönliche AblageGehört nicht nach SharePoint, sondern in OneDrive
SharePoint und Microsoft Lists sind Marken der Microsoft Corporation.

Struktur

Erst die Struktur, dann die Inhalte

Nach einem Umzug vom Dateiserver kann eine SharePoint-Umgebung einfach eine Kopie der alten Laufwerke sein: tief verschachtelte Ordner, Berechtigungen auf einzelnen Unterordnern, niemand weiß mehr, wer was sehen darf.

Besser funktioniert eine flache Struktur: lieber mehrere Websites mit klarer Zuständigkeit als eine riesige Bibliothek. Berechtigungen werden möglichst auf Ebene der Website vergeben, nicht auf einzelnen Ordnern. Dann lässt sich jederzeit beantworten, wer was sehen kann. Wie schnell das sonst unübersichtlich wird, zeigt das Beispiel im nächsten Abschnitt. Wie Bereiche, Bibliotheken und Spalten an typischen Alltagssituationen ausgerichtet werden, vertieft ENTDECKE/atlas an einem fiktiven Beispielunternehmen.

Was Mitarbeitende wissen sollten

  • Wo die Dateien des eigenen Teams liegen – und wie man sie im Explorer synchronisiert
  • Wie Versionsverlauf und Papierkorb helfen, wenn etwas schiefgeht
  • Wie man Dateien mit Link freigibt, statt sie als Anhang zu verschicken

Berechtigungen

Wer sieht diese Datei – und warum?

Ein fiktives Beispiel: die Website des Teams Vertrieb mit einer Bibliothek, drei Ordnern und drei Dateien. Wählen Sie einen Ablageort und Sie sehen, wer ihn öffnen kann und auf welchem Weg. Die Szenarien zeigen typische Änderungen im Alltag. Jedes Ergebnis wird aus dem Modell berechnet.

  • 3 öffnen
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  • 3 öffnen
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  • LesenÖffnen und herunterladen, nicht ändern – Standard der Besucher.
  • BearbeitenInhalte hinzufügen, ändern und löschen – Standard der Mitglieder.
  • VollzugriffAlles, auch Berechtigungen ändern – Standard der Besitzer.
  • mit LinkWer den Link erhält und öffnet – noch kein Zugriff, nicht auffindbar.
  • Suche/Copilot: auffindbar (Ansicht nach Person)

Vereinfachtes Lernmodell. Es gibt keine echte Website wieder und keine Live-Daten aus einem Mandanten. Weggelassen sind unter anderem weitere Berechtigungsstufen, Unterwebsites, Kanalwebsites, Vertraulichkeitsbezeichnungen, Ablaufdaten von Links und das Teilen ganzer Websites. „Suche/Copilot“ bedeutet: Die Person kann den Inhalt bereits öffnen. Microsoft 365 Copilot zeigt nur Inhalte, für die die Person mindestens Leserechte hat. Ob Copilot tatsächlich lizenziert und eingerichtet ist, spielt für das Modell keine Rolle.

Berechtigungsmodell als Text

Rollen:

  • Lesen: Öffnen und herunterladen, nicht ändern – Standard der Besucher.
  • Bearbeiten: Inhalte hinzufügen, ändern und löschen – Standard der Mitglieder.
  • Vollzugriff: Alles, auch Berechtigungen ändern – Standard der Besitzer.

Personen:

  • Teamleitung (Organisation): Besitzer
  • Person im Vertrieb (Organisation): Mitglieder
  • Person in der Buchhaltung (Organisation): Besucher
  • Person in der Produktion (Organisation)
  • Gast beim Partner (Gast)

Ausgangslage – Website, Bibliotheken, Ordner, Dateien:

  • Website Teamwebsite Vertrieb: Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
  • Bibliothek Dokumente (in Teamwebsite Vertrieb): Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
  • Ordner Angebote (in Dokumente): Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
  • Datei Angebot_Rahmenvertrag.docx (in Angebote): Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
  • Ordner Personalplanung (in Dokumente): Teamleitung – Vollzugriff.
  • Datei Gehaltsübersicht.xlsx (in Personalplanung): Teamleitung – Vollzugriff.
  • Ordner Projekt mit Partner (in Dokumente): Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
  • Datei Projektplan.xlsx (in Projekt mit Partner): Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.

Szenarien:

  • Organisationslink auf einen Ordner: Die Teamleitung erstellt für den Ordner Personalplanung einen Link „Personen in Ihrer Organisation“ und schickt ihn im Teams-Chat an die Person in der Produktion. Wird ein solcher Link über die Oberfläche, Outlook oder einen Teams-Chat an einzelne Personen verschickt, löst Microsoft ihn für die Empfänger automatisch ein (bis zu 100 Personen). Alle anderen in der Organisation können den Ordner öffnen, sobald sie den Link haben, etwa weitergeleitet. Bis dahin finden sie ihn weder in der Suche noch mit Copilot. Gäste können Organisationslinks nie nutzen. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Person in der Produktion → Gehaltsübersicht.xlsx: Lesen (Suche/Copilot: auffindbar); Person im Vertrieb → Gehaltsübersicht.xlsx: mit Link (Suche/Copilot: nicht auffindbar); Person in der Buchhaltung → Gehaltsübersicht.xlsx: mit Link (Suche/Copilot: nicht auffindbar); Gast beim Partner → Gehaltsübersicht.xlsx: kein Zugriff.
  • Vererbung auf einem Ordner unterbrochen: Jemand hat dem Ordner Angebote eigene Berechtigungen gegeben, damit die Besucher ihn nicht mehr sehen. Später wird die Person in der Produktion als Besucher der Website aufgenommen. Sie sieht den Projektordner, aber keine Angebote. Was an der Website geändert wird, erreicht den abgekoppelten Ordner nicht mehr. Das gilt in beide Richtungen und wird leicht vergessen. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Person in der Produktion → Projektplan.xlsx: Lesen (Suche/Copilot: auffindbar); Person in der Produktion → Angebot_Rahmenvertrag.docx: kein Zugriff; Person in der Buchhaltung → Angebot_Rahmenvertrag.docx: kein Zugriff; Person im Vertrieb → Angebot_Rahmenvertrag.docx: Bearbeiten (Suche/Copilot: auffindbar).
  • Gast im abgeschlossenen Projekt: Für das gemeinsame Projekt hat die Person im Vertrieb den Ordner „Projekt mit Partner“ mit dem Gast geteilt, als Link für bestimmte Personen mit Bearbeitungsrecht. Das Projekt ist beendet, der Link besteht weiter. Der Gast kann den Projektordner weiterhin öffnen und bearbeiten, den Rest der Bibliothek aber nicht. Abhilfe schaffen der Punkt „Zugriff verwalten“ am Ordner oder ein Ablaufdatum für den Gastzugriff, das Administratoren für die Organisation festlegen können. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Gast beim Partner → Projektplan.xlsx: Bearbeiten (Suche/Copilot: auffindbar); Gast beim Partner → Angebot_Rahmenvertrag.docx: kein Zugriff; Person in der Produktion → Projektplan.xlsx: kein Zugriff.
  • Gast als Mitglied im Team: Statt eines Links wird der Gast als Mitglied in das Team Vertrieb aufgenommen. Damit ist er auch Mitglied der Website und kann alles bearbeiten, was erbt, also auch die Angebote. Nur die bewusst abgekoppelte Personalplanung bleibt ihm verschlossen. Für die Zusammenarbeit mit Externen kann deshalb ein eigenes Team oder ein freigegebener Kanal die bessere Wahl sein. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Gast beim Partner → Angebot_Rahmenvertrag.docx: Bearbeiten (Suche/Copilot: auffindbar); Gast beim Partner → Projektplan.xlsx: Bearbeiten (Suche/Copilot: auffindbar); Gast beim Partner → Gehaltsübersicht.xlsx: kein Zugriff.
  • Externe Freigabe der Website abgeschaltet: Der Gast ist Teammitglied und hat zusätzlich einen Link auf den Projektordner. Dann stellt die Administration die externe Freigabe der Website auf „Nur Personen in Ihrer Organisation“. Danach kann niemand mehr Inhalte dieser Website extern freigeben, und das Modell zeigt den Gast ohne Zugriff. Für das Einschränken der externen Freigabe nennt Microsoft, dass Gäste den Zugriff in der Regel innerhalb einer Stunde verlieren. Beschrieben ist das für die Einstellung der gesamten Organisation. Ob der Zugriff wirklich endet, prüft die Administration deshalb danach. Für die Personen der Organisation ändert sich nichts. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Gast beim Partner → Projektplan.xlsx: kein Zugriff; Gast beim Partner → Angebot_Rahmenvertrag.docx: kein Zugriff; Person im Vertrieb → Projektplan.xlsx: Bearbeiten (Suche/Copilot: auffindbar).

Faustregeln

So bleiben Berechtigungen nachvollziehbar

Jede Regel folgt aus dem Modell oben und aus der Dokumentation von Microsoft.

  1. Zugriff über Team und Gruppen steuern

    Bei einer mit Teams verbundenen Website werden die Besitzer und Mitglieder des Teams automatisch Besitzer und Mitglieder der Website. Microsoft empfiehlt, den Zugriff dort über Teams zu verwalten. Wer das Team verlässt, verliert dann auch den Zugriff auf die Dateien.

  2. Vererbung nur bewusst unterbrechen

    Ein Ordner mit eigenen Berechtigungen muss getrennt gepflegt werden, denn Änderungen an der Website erreichen ihn nicht mehr. Auch wer eine Datei mit jemandem teilt, der noch keinen Zugriff hat, unterbricht die Vererbung: SharePoint tut das automatisch.

  3. Bestimmte Personen statt Organisationslink

    Ein Organisationslink öffnet den Inhalt für jede Person der Organisation, die den Link erhält, auch weitergeleitet. Für vertrauliche Inhalte ist ein Link für bestimmte Personen die engere Wahl.

  4. Gastzugriffe mit Ende

    Gäste behalten ihren Zugriff, bis jemand ihn entfernt. Administratoren können für die Organisation ein Ablaufdatum für Gastzugriffe festlegen. Zum Projektende gehört deshalb auch ein Blick auf „Zugriff verwalten“.

  5. Was jemand öffnen kann, findet auch Copilot

    Microsoft 365 Copilot zeigt nur Inhalte, für die die Person mindestens Leserechte hat. Copilot macht zu weit gefasste Berechtigungen also nicht schlimmer, aber deutlich leichter sichtbar.

Kurskatalog

SharePoint lernen

Der Grundlagenkurs vermittelt den Umgang mit SharePoint als Ablage und Intranet. Lists, OneDrive und Teams ergänzen das Bild.

Gesamten Katalog öffnen

Angebot

Schulung, Struktur und Umsetzung

Strukturplanung und Umsetzung beauftragen Sie auf Anfrage – einzeln oder zusammen mit der Schulung. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest.

  1. SharePoint-Schulung

    Grundlagen und effizientes Arbeiten mit SharePoint – als E-Learning, Webinar oder Seminar vor Ort; die Formate im Vergleich unter Schulungen.

  2. Administration im Betrieb

    Unterstützung bei Einstellungen bestehender Umgebungen im Rahmen der IT-Systembetreuung.

  3. SharePoint-Struktur planen

    Websites, Zuständigkeiten und Berechtigungen gemeinsam festlegen.

  4. Informationsarchitektur

    Navigation, Hubs, Metadaten und Namensregeln für größere Umgebungen.

  5. SharePoint-Lösungen bauen

    Listen, Formulare und Abläufe für konkrete Aufgaben.

Häufige Fragen

Brauchen wir SharePoint, wenn wir schon Teams nutzen?

Sie nutzen es bereits: Die Dateien in Teams liegen auf SharePoint-Websites. SharePoint direkt aufzurufen lohnt sich, wenn Sie Bibliotheken ordnen, Ansichten anlegen oder ein Intranet aufbauen möchten.

Warum kann jemand eine Datei öffnen, obwohl er nicht im Team ist?

In Frage kommen zum Beispiel drei Wege: Die Person ist als Besucher auf der Website eingetragen, sie hat einen Freigabelink erhalten, oder die Website bzw. Bibliothek ist für „Jeder außer externen Benutzern“ freigegeben. Am Element zeigt „Zugriff verwalten“, welche Personen, Gruppen und Links Zugriff gewähren.

Findet Copilot Dateien, auf die eine Person keinen Zugriff hat?

Nein. Laut Microsoft zeigt Microsoft 365 Copilot nur Inhalte, für die die Person mindestens Leserechte hat. Umgekehrt findet Copilot alles, was zu weit freigegeben ist. Deshalb lohnt sich ein Blick auf die Berechtigungen vor der Einführung. Mehr dazu auf der Seite zu Microsoft 365 Copilot.

Was ist der Unterschied zu OneDrive?

OneDrive ist die persönliche Ablage einer Person. SharePoint ist für Dateien gedacht, die einem Team oder dem Unternehmen gehören und auch dann bleiben sollen, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Mehr dazu unter OneDrive for Business.

Für wen ist die SharePoint-Schulung gedacht?

Für Mitarbeitende, die den grundlegenden Umgang mit SharePoint als Dokumentenablage und Intranet lernen möchten.

Planen Sie unsere SharePoint-Struktur?

Ja. Wir legen mit Ihnen Websites, Zuständigkeiten und Berechtigungen fest – in größeren Umgebungen auch Navigation, Hubs, Metadaten und Namensregeln – und richten die Struktur ein. Für den Einstieg Ihres Teams gibt es die SharePoint-Schulung. Umfang und Vorgehen legen wir gemeinsam fest – schildern Sie uns Ihr Vorhaben über die Kontaktseite. Was bei einem Intranet mit SharePoint dazukommt – Startseite, News, globale Navigation –, beschreibt Intranet mit SharePoint.

Wie holen wir eine gelöschte oder überschriebene Datei zurück?

Über den Versionsverlauf der Datei oder den Papierkorb der Website; für größere Schäden lässt sich eine ganze Bibliothek auf einen früheren Zeitpunkt zurücksetzen. Die Rückwege und ihre Fristen stehen unter Dateien wiederherstellen.

Was tun, wenn der SharePoint-Speicher knapp wird?

Der Speicher ist ein gemeinsamer Vorrat des ganzen Mandanten; Versionen und Papierkorb zählen mit. Ursachen und Hebel – von Versionslimits bis zur Archivierung – zeigt SharePoint-Speicher.

SharePoint im Team verankern

Erzählen Sie uns, wie Ihr Team heute Dateien ablegt – wir schlagen passende Kurse vor oder planen mit Ihnen die Struktur. Telefon 07131-618726-0.

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