Microsoft 365 · Teams
Microsoft Teams: Zusammenarbeit mit Struktur
Wie ist ein Team aufgebaut – Kanäle, Besprechungen, Dateien – und wie bleibt es übersichtlich? Darum geht es hier, am Werkzeug selbst; gemeinsame Regeln über Teams hinaus stehen unter Digitale Zusammenarbeit. Wir schulen Ihr Team so, dass Teams im Alltag hilft statt ablenkt.
Teams ist der Ort, an dem Gespräch und Dokument zusammenkommen – vorausgesetzt, die Struktur stimmt.
Aufbau
Was zu einem Team gehört
Ein Team ist mehr als ein Gruppenchat. Hinter jedem Team stehen eine Mitgliederliste, eine SharePoint-Website für die Dateien und die Kanäle, in denen gearbeitet wird.
- Ein Team
- KanäleThemen oder Projekte innerhalb des Teams
- BeiträgeUnterhaltungen, die für alle im Kanal sichtbar bleiben
- BesprechungenPlanen, durchführen, nachbereiten
- DateienLiegen auf der SharePoint-Website des Teams
- AufgabenZum Beispiel mit Planner im Kanal
- MitgliederBesitzer, Mitglieder, ggf. Gäste
Hintergrund
Wo die Dateien eines Teams liegen
Wer in Teams auf „Dateien“ klickt, arbeitet in Wirklichkeit in SharePoint. Beim Anlegen eines Teams entsteht automatisch eine SharePoint-Website; jeder Standardkanal bekommt dort einen eigenen Ordner. Private und freigegebene Kanäle erhalten jeweils eine eigene Website, auf die nur ihre Mitglieder zugreifen.
Anders bei Chats: Dateien, die Sie in einem Einzel- oder Gruppenchat teilen, liegen laut Microsoft im OneDrive der teilenden Person, im Ordner „Microsoft Teams-Chat Files“, und sind nur für die Personen der Unterhaltung freigegeben. Was das ganze Team braucht, gehört deshalb in einen Kanal.
Das ist mehr als ein technisches Detail: Wer ein Team verlässt, verliert den Zugriff auf dessen Kanäle und Dateien – außer auf Dateien, die ihm zusätzlich direkt freigegeben wurden. Und wer weiß, dass hinter dem Kanal eine SharePoint-Bibliothek steht, findet Dateien auch über SharePoint, OneDrive oder den Explorer wieder. Die Karte und das Beispiel unten spielen das durch.
Wie Vererbung, Gruppen und Freigabelinks auf einer Website im Einzelnen zusammenwirken, erklärt die Seite zu SharePoint Online. Was das für Gäste, Freigabelinks und den Austritt einer Person bedeutet, zeigt ENTDECKE/atlas im Zusammenhang mit OneDrive und SharePoint.
Aufbau
Was beim Anlegen eines Teams entsteht
Ein Team ist kein einzelnes Objekt. Beim Anlegen entstehen eine Microsoft 365-Gruppe, eine SharePoint-Website und ein Gruppenpostfach. Private und freigegebene Kanäle bringen jeweils eine eigene Website mit. Wählen Sie einen Baustein: Die Karte zeigt, was er braucht und was von ihm abhängt. Die Abläufe darunter zeigen, wer nach einer Änderung was sieht.
Microsoft Entra ID · Besitzer, Mitglieder
Microsoft 365-Gruppe
Die Mitgliederliste des Teams ist eine Microsoft 365-Gruppe in Microsoft Entra ID. Sie gibt den Mitgliedern zugleich Zugriff auf die SharePoint-Website, das Gruppenpostfach und weitere gekoppelte Dienste. Wer aus dem Team entfernt wird, wird auch aus der Gruppe entfernt. Mitglieder verwalten Sie deshalb am besten in Teams selbst.
- Wird gebraucht von
Illustrative Beispielarchitektur. Vereinfachtes Modell eines Teams nach der Dokumentation von Microsoft Learn (Stand Oktober 2026), keine reale Umgebung. Nicht abgebildet sind unter anderem Chats und die darin geteilten Dateien, Besprechungsaufzeichnungen, Richtlinien der Administration, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrung. Microsoft 365, Microsoft Entra ID, Teams, SharePoint, Exchange, Planner und OneNote sind Marken der Microsoft Corporation.
Beispielarchitektur als Text
- Gast (Außerhalb der Organisation) – Wer als Gast in ein Team eingeladen wird, erhält ein Gastkonto in Microsoft Entra ID und wird Mitglied der Gruppe. Damit sieht der Gast die Standardkanäle und ihre Dateien. Private Kanäle sieht er nur, wenn ihn die Kanalbesitzer aufnehmen. In freigegebene Kanäle können Gäste nicht aufgenommen werden. Verlässt der Gast das Team, bleibt sein Gastkonto bestehen, bis die Administration es entfernt. Braucht: Microsoft 365-Gruppe.
- Externe Person (Außerhalb der Organisation) – In einen freigegebenen Kanal können Personen aus einer anderen Microsoft-365-Organisation aufgenommen werden, ohne dass ein Gastkonto entsteht (Microsoft Entra B2B direct connect). Beide Organisationen müssen das in ihren Einstellungen für den organisationsübergreifenden Zugriff erlauben. Die Person sieht nur diesen einen Kanal. Braucht: Freigegebener Kanal.
- Microsoft 365-Gruppe (Microsoft Entra ID) – Die Mitgliederliste des Teams ist eine Microsoft 365-Gruppe in Microsoft Entra ID. Sie gibt den Mitgliedern zugleich Zugriff auf die SharePoint-Website, das Gruppenpostfach und weitere gekoppelte Dienste. Wer aus dem Team entfernt wird, wird auch aus der Gruppe entfernt. Mitglieder verwalten Sie deshalb am besten in Teams selbst. Wird gebraucht von: Gast, Team, Team-Website, Gruppenpostfach und Kalender.
- Team (Microsoft Teams) – Einem öffentlichen Team kann jede Person der Organisation beitreten, einem privaten nur auf Einladung der Besitzer. Beide Arten haben dieselben drei Kanaltypen: Standard, privat und freigegeben. Braucht: Microsoft 365-Gruppe. Wird gebraucht von: Standardkanäle, Privater Kanal, Freigegebener Kanal.
- Standardkanäle (Microsoft Teams) – Standardkanäle sehen alle Mitglieder des Teams. Jedes Team hat den Kanal „Allgemein“, der sich nicht löschen lässt. Die Registerkarte „Dateien“ eines Standardkanals zeigt einen Ordner in der Dokumentbibliothek der Team-Website. Braucht: Team, Team-Website.
- Privater Kanal (Microsoft Teams) – Ein privater Kanal ist nur für einen Teil des Teams sichtbar, auch Gäste aus dem Team können aufgenommen werden. Besitzer des Teams, die nicht Mitglied des Kanals sind, sehen den Namen, aber nicht die Inhalte. Wer das Team verlässt, wird aus allen privaten Kanälen entfernt. Braucht: Team, Kanalwebsite (privat).
- Freigegebener Kanal (Microsoft Teams) – In einen freigegebenen Kanal können die Besitzer des Kanals auch Personen aufnehmen, die nicht zum Team gehören – aus der eigenen Organisation oder, wenn erlaubt, aus einer anderen. Die übrigen Teammitglieder sehen den Kanal nicht. Nur Teambesitzer dürfen freigegebene Kanäle anlegen. Braucht: Team, Kanalwebsite (freigegeben). Wird gebraucht von: Externe Person.
- Team-Website (SharePoint & Exchange) – Die Website entsteht automatisch mit dem Team. Besitzer und Mitglieder des Teams landen automatisch in den Besitzer- und Mitgliedergruppen der Website. Ordner, die man direkt in der Bibliothek anlegt, erzeugen keinen Kanal. Braucht: Microsoft 365-Gruppe. Wird gebraucht von: Standardkanäle.
- Kanalwebsite (privat) (SharePoint & Exchange) – Jeder private Kanal hat eine eigene SharePoint-Website. Zugriff haben nur Besitzer und Mitglieder des Kanals, nicht automatisch die Teambesitzer und auch nicht die Administration. Die Berechtigungen folgen der Kanalmitgliedschaft und lassen sich nicht in SharePoint ändern. Die Einstellung für Gäste übernimmt die Website von der Team-Website. Wird gebraucht von: Privater Kanal.
- Kanalwebsite (freigegeben) (SharePoint & Exchange) – Auch jeder freigegebene Kanal hat eine eigene Website, die nur seine Mitglieder öffnen können. Dateien daraus lassen sich innerhalb der Organisation per Link teilen, mit Externen nur, wenn sie Mitglied des Kanals sind. Wird gebraucht von: Freigegebener Kanal.
- Gruppenpostfach und Kalender (SharePoint & Exchange) – Zur Gruppe gehört ein gemeinsames Postfach mit Kalender. Wird die Gruppe über Teams angelegt, ist das Postfach in Outlook standardmäßig ausgeblendet. Weitere Dienste wie Planner und OneNote sind ebenfalls an die Gruppe gekoppelt. Braucht: Microsoft 365-Gruppe.
Typische Abläufe
- Team anlegen: Team → Microsoft 365-Gruppe → Team-Website – Beim Anlegen eines Teams entsteht eine Microsoft 365-Gruppe für die Mitglieder. Gleichzeitig entstehen die SharePoint-Website und das Gruppenpostfach. Wer das Team anlegt, ist Besitzer.
- Datei im Kanal ablegen: Standardkanäle → Team-Website – Eine Datei, die im Kanal „Allgemein“ hochgeladen wird, liegt im gleichnamigen Ordner der Team-Website. Alle Teammitglieder können sie öffnen, auch über SharePoint oder die OneDrive-App.
- Gast wird eingeladen: Gast → Microsoft 365-Gruppe → Team-Website – Das Gastkonto wird Mitglied der Gruppe. Damit sieht der Gast alle Standardkanäle und ihre Dateien, aber keinen privaten Kanal, in den er nicht aufgenommen wird. Bis der Zugriff funktioniert, können bis zu zwölf Stunden vergehen.
- Mitglied verlässt das Team: Microsoft 365-Gruppe → Team → Privater Kanal → Kanalwebsite (privat) – Wird eine Person aus dem Team entfernt, verliert sie den Zugriff auf Team-Website und Kanäle und wird aus allen privaten Kanälen entfernt. Zugriff, den sie in SharePoint direkt erhalten hat, zum Beispiel per Link auf eine Datei, bleibt dagegen bestehen.
- Externe Person im freigegebenen Kanal: Externe Person → Freigegebener Kanal → Kanalwebsite (freigegeben) – Die externe Person arbeitet mit ihrem eigenen Konto und sieht nur den freigegebenen Kanal und dessen Website. Die übrigen Kanäle und die Team-Website bleiben ihr verschlossen.
Wer sieht was?
Wer sieht welche Datei im Team – und warum?
Ein fiktives Projektteam mit zwei Standardkanälen und einem privaten Kanal „Kalkulation“. Wählen Sie eine Datei oder eine Person. Die Szenarien zeigen, was ein Gast, ein Austritt und die Aufnahme in den privaten Kanal ändern. Jedes Ergebnis wird aus dem Modell berechnet. Wie Vererbung und Freigaben in SharePoint allgemein funktionieren, zeigt das Modell auf SharePoint Online; die Vertiefung steht im Atlas unter Berechtigungsarchitektur.
- 4 öffnen
- 4 öffnen
- 4 öffnen
- 4 öffnen
- 4 öffnen
- 4 öffnen
- 2 öffnen
- 2 öffnen
- 2 öffnen
- LesenÖffnen und herunterladen, nicht ändern – Standard der Besucher.
- BearbeitenInhalte hinzufügen, ändern und löschen – Standard der Mitglieder.
- VollzugriffAlles, auch Berechtigungen ändern – Standard der Besitzer.
- mit LinkWer den Link erhält und öffnet – noch kein Zugriff, nicht auffindbar.
- Suche/Copilot: auffindbar (Ansicht nach Person)
Vereinfachtes Lernmodell. Es gibt kein echtes Team und keine Live-Daten wieder. Die Rechte von Besitzern und Mitgliedern sind vereinfacht als Vollzugriff und Bearbeiten dargestellt. Weggelassen sind unter anderem freigegebene Kanäle (siehe Karte oben), Chats und darin geteilte Dateien, die Wartezeit, bis Änderungen der Mitgliedschaft wirken, sowie Richtlinien der Administration. „Suche/Copilot“ heißt: Die Person kann die Datei bereits öffnen.
Berechtigungsmodell als Text
Rollen:
- Lesen: Öffnen und herunterladen, nicht ändern – Standard der Besucher.
- Bearbeiten: Inhalte hinzufügen, ändern und löschen – Standard der Mitglieder.
- Vollzugriff: Alles, auch Berechtigungen ändern – Standard der Besitzer.
Personen:
- Projektleitung (Organisation): Besitzer des Teams
- Person aus dem Controlling (Organisation): Mitglieder des Teams, Besitzer des privaten Kanals
- Person aus der Technik (Organisation): Mitglieder des Teams, Mitglieder des privaten Kanals
- Person aus dem Vertrieb (Organisation): Mitglieder des Teams
- Person aus einer anderen Abteilung (Organisation)
- Planungsbüro (Gast) (Gast)
Ausgangslage – Website, Bibliotheken, Ordner, Dateien:
- Website Website des Teams: Projektleitung – Vollzugriff; Person aus dem Controlling – Bearbeiten; Person aus der Technik – Bearbeiten; Person aus dem Vertrieb – Bearbeiten.
- Bibliothek Dokumente (in Website des Teams): Projektleitung – Vollzugriff; Person aus dem Controlling – Bearbeiten; Person aus der Technik – Bearbeiten; Person aus dem Vertrieb – Bearbeiten.
- Ordner Allgemein (in Dokumente): Projektleitung – Vollzugriff; Person aus dem Controlling – Bearbeiten; Person aus der Technik – Bearbeiten; Person aus dem Vertrieb – Bearbeiten.
- Datei Protokoll_Projektstart.docx (in Allgemein): Projektleitung – Vollzugriff; Person aus dem Controlling – Bearbeiten; Person aus der Technik – Bearbeiten; Person aus dem Vertrieb – Bearbeiten.
- Ordner Planung (in Dokumente): Projektleitung – Vollzugriff; Person aus dem Controlling – Bearbeiten; Person aus der Technik – Bearbeiten; Person aus dem Vertrieb – Bearbeiten.
- Datei Zeitplan.xlsx (in Planung): Projektleitung – Vollzugriff; Person aus dem Controlling – Bearbeiten; Person aus der Technik – Bearbeiten; Person aus dem Vertrieb – Bearbeiten.
- Website Website des privaten Kanals „Kalkulation“: Person aus dem Controlling – Vollzugriff; Person aus der Technik – Bearbeiten.
- Bibliothek Dokumente (in Website des privaten Kanals „Kalkulation“): Person aus dem Controlling – Vollzugriff; Person aus der Technik – Bearbeiten.
- Datei Kalkulation.xlsx (in Dokumente): Person aus dem Controlling – Vollzugriff; Person aus der Technik – Bearbeiten.
Szenarien:
- Planungsbüro als Gast im Team: Die Projektleitung lädt das Planungsbüro als Gast ins Team ein. Das Gastkonto wird Mitglied der Microsoft 365-Gruppe und damit der Team-Website. Der Gast kann alle Dateien der Standardkanäle öffnen und bearbeiten, auch das Protokoll im Kanal „Allgemein“. Den privaten Kanal sieht er nicht. Soll ein Gast nur einen Teil sehen, gehört dieser Teil in einen privaten Kanal oder in ein eigenes Team. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Planungsbüro (Gast) → Zeitplan.xlsx: Bearbeiten (Suche/Copilot: auffindbar); Planungsbüro (Gast) → Protokoll_Projektstart.docx: Bearbeiten (Suche/Copilot: auffindbar); Planungsbüro (Gast) → Kalkulation.xlsx: kein Zugriff.
- Person aus der Technik verlässt das Team: Die Person aus der Technik hatte von der Projektleitung zusätzlich einen Link für bestimmte Personen auf den Zeitplan bekommen. Jetzt wird sie aus dem Team entfernt. Damit endet die Mitgliedschaft in der Gruppe, und sie wird aus allen privaten Kanälen entfernt. Der Link auf den Zeitplan wirkt aber weiter, denn er wurde in SharePoint direkt erteilt. Solche Freigaben müssen getrennt entfernt werden. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Person aus der Technik → Protokoll_Projektstart.docx: kein Zugriff; Person aus der Technik → Kalkulation.xlsx: kein Zugriff; Person aus der Technik → Zeitplan.xlsx: Bearbeiten (Suche/Copilot: auffindbar).
- Projektleitung im privaten Kanal: Als Besitzerin des Teams sieht die Projektleitung den Namen des privaten Kanals, aber nicht seine Dateien. Erst wenn die Person aus dem Controlling sie in den Kanal aufnimmt, kann sie die Kalkulation öffnen. Die Berechtigungen der Kanal-Website folgen allein der Kanalmitgliedschaft. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Projektleitung → Kalkulation.xlsx: Bearbeiten (Suche/Copilot: auffindbar); Person aus dem Vertrieb → Kalkulation.xlsx: kein Zugriff.
- Datei per Link an eine andere Abteilung: Das Protokoll soll auch eine Person aus einer anderen Abteilung lesen. Statt sie ins Team aufzunehmen, teilt die Projektleitung nur diese Datei mit einem Link für bestimmte Personen. Die Person sieht genau diese eine Datei, aber keinen Kanal und keine andere Datei des Teams. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Person aus einer anderen Abteilung → Protokoll_Projektstart.docx: Lesen (Suche/Copilot: auffindbar); Person aus einer anderen Abteilung → Zeitplan.xlsx: kein Zugriff.
Lebenszyklus
Wenn sich niemand mehr um ein Team kümmert
Teams entstehen schnell – und können länger bleiben als nötig. Zwei Richtlinien helfen: die Ablaufrichtlinie für ungenutzte Gruppen und die Richtlinie für besitzerlose Gruppen. Wählen Sie einen Verlauf. Nach Microsoft Learn, abgerufen am 2. November 2026. Beide Richtlinien muss die Administration einrichten; die Ablaufrichtlinie setzt Microsoft Entra ID P1 oder P2 voraus, die Besitzerrichtlinie einen berechtigten Microsoft-365-Plan.
Mit Ablaufrichtlinie, aber aktiv: Wer einen Kanal besucht, eine Datei bearbeitet oder der Gruppe schreibt, hält das Team am Leben.
- Ablaufrichtlinie für Gruppen eingerichtetLebensdauer in Tagen, mindestens 30.
- Letzter Besitzer verlässt das Unternehmen
- Aktive Mitglieder werden gefragt, ob sie Besitzer werden
- Ein Mitglied übernimmt den Besitz
- Administration weist einen Besitzer zu
- Team wird genutztZum Beispiel einen Teams-Kanal besuchen oder in SharePoint eine Datei bearbeiten.
- Automatisch verlängertLaut Microsoft etwa 35 Tage vor Ablauf, ohne Mail an die Besitzer.
- Besitzer werden vor dem Ablauf benachrichtigt
- Gruppe und Team werden gelöscht
- 30 Tage wiederherstellbar
- Team bleibt ohne Besitzer bestehen
Aktive Teams merken von der Richtlinie nichts.
Alle Szenarien als Text
Team wird genutzt – Mit Ablaufrichtlinie, aber aktiv: Wer einen Kanal besucht, eine Datei bearbeitet oder der Gruppe schreibt, hält das Team am Leben.
- Ablaufrichtlinie für Gruppen eingerichtet: Lebensdauer in Tagen, mindestens 30.
- Team wird genutzt: Zum Beispiel einen Teams-Kanal besuchen oder in SharePoint eine Datei bearbeiten.
- Automatisch verlängert: Laut Microsoft etwa 35 Tage vor Ablauf, ohne Mail an die Besitzer.
Aktive Teams merken von der Richtlinie nichts.
Team ungenutzt – Niemand nutzt das Team mehr. Die Besitzer werden gefragt, ob es weiter gebraucht wird – verlängert niemand, wird es gelöscht.
- Ablaufrichtlinie für Gruppen eingerichtet
- Besitzer werden vor dem Ablauf benachrichtigt: Mails 30, 15 und 1 Tag vor Ablauf; bei Teams zusätzlich im Feed der Besitzer.
- Gruppe und Team werden gelöscht: Einen Tag nach dem Ablaufdatum.
- 30 Tage wiederherstellbar: Durch Besitzer oder Administration; die 30 Tage lassen sich laut Microsoft nicht verlängern. Danach sind die Daten endgültig gelöscht, sofern keine Aufbewahrungsrichtlinie greift.
Aufräumen geschieht geregelt – mit Vorwarnung und 30 Tagen Rückweg.
Besitzer ist gegangen – Wird das Konto des letzten Besitzers gelöscht, ist das Team besitzerlos. Die Richtlinie fragt dann wöchentlich die aktivsten Mitglieder, ob sie den Besitz übernehmen.
- Letzter Besitzer verlässt das Unternehmen: Das Konto wird gelöscht – ohne dass jemand an das Team gedacht hat.
- Aktive Mitglieder werden gefragt, ob sie Besitzer werden: Wöchentliche Mail; Anzahl der Mitglieder und Wochen legt die Administration fest.
- Ein Mitglied übernimmt den Besitz: Bis zu zwei Mitglieder können annehmen; danach enden die Benachrichtigungen.
Das Team hat wieder jemanden, der Mitglieder und Einstellungen verwalten kann.
Niemand übernimmt – Nimmt in der festgelegten Zeit niemand an, unternimmt die Richtlinie laut Microsoft nichts weiter.
- Letzter Besitzer verlässt das Unternehmen
- Aktive Mitglieder werden gefragt, ob sie Besitzer werden: Niemand antwortet oder alle lehnen ab.
- Administration weist einen Besitzer zu: Die Administration muss einen Besitzer suchen und zuweisen – die Liste der besitzerlosen Gruppen liefert das Überwachungsprotokoll.
Die Richtlinie ersetzt keine Zuständigkeit – sie macht das Problem nur sichtbar.
Fehlform: ohne Richtlinie – Keine Ablaufrichtlinie, keine Besitzerrichtlinie, kein zweiter Besitzer. Das Team bleibt einfach bestehen.
- Letzter Besitzer verlässt das Unternehmen
- Team bleibt ohne Besitzer bestehen: Laut Microsoft braucht eine Gruppe einen Besitzer, um Mitglieder zu ändern oder Einstellungen anzupassen. Inhalte und Gäste bleiben, wie sie sind.
Nicht empfehlenswert: Niemand pflegt die Mitglieder – auch Gäste bleiben drin. Ein zweiter Besitzer von Anfang an vermeidet das.
Praxis
Worauf es im Teams-Alltag ankommt
Diese Themen greifen wir in unseren Schulungen auf – angepasst an das Niveau Ihres Teams.
Kanäle statt Verteilerlisten
Abstimmungen dort führen, wo die Dateien liegen – nachvollziehbar auch für alle, die später dazukommen.
Besprechungen mit Vor- und Nachbereitung
Einladung mit Agenda, Notizen und Aufgaben direkt im Besprechungschat.
Gemeinsam bearbeiten statt Anhänge verschicken
Eine Datei, eine Version – alle arbeiten am selben Dokument.
Benachrichtigungen steuern
Wichtiges sehen, ohne ständig unterbrochen zu werden.
Gäste bewusst einladen
Wer Externe aufnimmt, sollte wissen, was diese sehen können.
Kurskatalog
Teams und verwandte Anwendungen
Starten Sie mit Teams – und ergänzen Sie, was im Team dazugehört: Aufgaben in Planner, Dateien in OneDrive und SharePoint.
Lernformate
Wie Ihr Team lernt
Die drei Formate für Teams-Kurse; alle Formate im Vergleich stehen unter Schulungen.
E-Learning
Lektionen mit Video oder Text, Quizzes zur Selbstkontrolle und Übungsdateien – im eigenen Tempo in der ENTDECKE Lernwelt.
Webinar
Live und online, Fragen werden direkt beantwortet – ohne Anreise.
Seminar vor Ort
Bei Ihnen im Haus, mit Beispielen aus Ihrem Arbeitsalltag. Ohne dass Unterlagen das Haus verlassen müssen.
Über die Schulung hinaus
Teams im Unternehmen betreuen
Über die Schulung hinaus planen wir mit Ihnen die Teams-Struktur, legen Regeln fest und begleiten die Einführung – auf Anfrage, einzeln oder zusammen. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest.
Einstellungen im laufenden Betrieb
Im Rahmen der IT-Systembetreuung unterstützen wir bei der Administration bestehender Umgebungen, etwa bei Benutzern, Gruppen und Einstellungen in Teams.
Teams-Struktur planen
Welche Teams es geben soll, wie sie heißen und wer sie verantwortet – gemeinsam mit Ihnen festgelegt.
Regelwerk für Teams und SharePoint
Wer Teams anlegen darf, wie Gäste eingeladen werden, was mit verwaisten Teams passiert.
Aufgaben und Listen im Kanal
Planner, Lists und Forms im Zusammenspiel mit Teams.
Nutzung im Team verankern
Damit Teams nach dem Start mehr ist als ein Besprechungswerkzeug.
Häufige Fragen
Für wen ist die Teams-Schulung gedacht?
Der Einführungskurs richtet sich an Personen ohne oder mit geringen Teams-Kenntnissen: Oberfläche, Werkzeuge und das Arbeiten mit Kanälen.
Können wir die Schulung mit unseren eigenen Teams durchführen?
Bei einem Seminar vor Ort arbeiten wir mit Beispielen aus Ihrem Arbeitsalltag. Wie weit wir dabei mit Ihrer eigenen Umgebung arbeiten, stimmen wir vorab mit Ihnen ab.
Was ist der Unterschied zwischen Chat und Kanal?
Ein Chat ist eine Unterhaltung zwischen einzelnen Personen oder einer kleinen Gruppe. Ein Kanal gehört zu einem Team und ist für alle Mitglieder sichtbar – dort liegen auch die gemeinsamen Dateien.
Wo liegen die Dateien aus einem Chat?
Im OneDrive der Person, die die Datei geteilt hat – im Ordner „Microsoft Teams-Chat Files“. Freigegeben ist sie nur für die Personen der Unterhaltung. Verlässt diese Person das Unternehmen, hängt die Datei an ihrem Konto. Was ins eigene OneDrive gehört und was ins Team, erklärt OneDrive for Business.
Was sieht ein Gast in unserem Team?
Ein Gast wird Mitglied der Gruppe hinter dem Team. Er sieht damit alle Standardkanäle und ihre Dateien, aber keinen privaten Kanal, in den er nicht ausdrücklich aufgenommen wird. In freigegebene Kanäle können Gäste nicht aufgenommen werden. Ob Gäste überhaupt möglich sind, legt Ihr Unternehmen fest.
Warum sieht die Teamleitung die Dateien des privaten Kanals nicht?
Jeder private Kanal hat eine eigene SharePoint-Website. Zugriff haben nur Besitzer und Mitglieder des Kanals. Besitzer des Teams sehen den Kanal in der Verwaltung des Teams, seine Inhalte aber erst, wenn sie in den Kanal aufgenommen werden. Wann ein privater, wann ein freigegebener Kanal passt, zeigt Kanäle in Microsoft Teams.
Was passiert, wenn der Besitzer eines Teams das Unternehmen verlässt?
Wird sein Konto gelöscht und gibt es keinen weiteren Besitzer, ist das Team besitzerlos: Niemand kann dann Mitglieder ändern oder Einstellungen anpassen. Microsoft bietet eine Richtlinie, die aktive Mitglieder fragt, ob sie den Besitz übernehmen; übernimmt niemand, muss die Administration einen Besitzer zuweisen. Am einfachsten ist ein zweiter Besitzer von Anfang an.
Werden ungenutzte Teams automatisch gelöscht?
Nur, wenn Ihre Administration eine Ablaufrichtlinie für Microsoft-365-Gruppen eingerichtet hat (dafür ist Microsoft Entra ID P1 oder P2 nötig). Genutzte Teams werden dann automatisch verlängert; bei ungenutzten werden die Besitzer vorher benachrichtigt. Ein gelöschtes Team lässt sich 30 Tage lang wiederherstellen.
Richten Sie Teams für uns ein?
Ja. Wir planen mit Ihnen, welche Teams es geben soll, wie sie heißen, wer sie verantwortet und welche Regeln für Anlage, Gäste und verwaiste Teams gelten, und richten die Teams danach ein. Bei der laufenden Administration bestehender Umgebungen unterstützen wir im Rahmen der IT-Systembetreuung. Umfang und Vorgehen legen wir gemeinsam fest – schildern Sie uns Ihr Vorhaben über die Kontaktseite.
Teams-Schulung und Teams-Struktur für Ihr Team
Sagen Sie uns, wie Ihr Team heute mit Teams arbeitet – wir schlagen Kurs und Format vor oder planen mit Ihnen die Struktur. Telefon 07131-618726-0.