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Microsoft 365 · Einführung

Microsoft 365 einführen: der Umzug ist der kleinere Teil

Dateien lassen sich mit den passenden Werkzeugen kopieren. Schwieriger ist, dass ein ganzes Team danach anders arbeitet. Diese Seite zeigt die Etappen einer Einführung – und wie wir Einführung und Umzug mit Ihnen planen, begleiten und Ihr Team durch den Umstieg schulen.

Migrationswege ansehenSchulungen für den UmstiegEinführung anfragen

Vorgehen

Fünf Etappen einer Einführung

Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tempo: Wer zuerst kopiert und dann über Struktur nachdenkt, zieht das alte Durcheinander mit um.

  1. Bestand erfassenWelche Daten, Postfächer und Abläufe gibt es? Was kann weg?
  2. Zielbild und StrukturWelche Teams, welche SharePoint-Websites, was bleibt persönlich in OneDrive?
  3. Identitäten und SicherheitBenutzerkonten, Lizenzen, Anmeldung mit mehreren Faktoren, Administratorrollen
  4. Daten umziehenTestlauf, Umzug in Wellen, Abgleich – die Quelle bleibt zunächst erhalten
  5. Befähigen und begleitenSchulung, Ansprechpersonen im Team, Fragen in den ersten Wochen
Allgemeines Vorgehensmodell zur Orientierung; jede Umgebung braucht eine eigene Planung.

Migrationswege

Woher kommen Ihre Daten? Fünf Wege nach Microsoft 365

Jede Quelle hat ihren eigenen Weg – mit eigenen Werkzeugen, Grenzen und Stolperstellen. Wählen Sie Ihre Ausgangslage: Schritte, die alle Wege teilen, bleiben stehen; was nur für diese Quelle gilt, kommt hinzu.

Abteilungs- und Projektordner liegen auf einem Netzlaufwerk im Büro. Ziel: gemeinsame Dateien in Teams und SharePoint.

  1. Bestand erfassen und aufräumenPlanungWelche Freigaben werden noch genutzt, was kann ins Archiv oder weg? Was nicht umzieht, muss nicht strukturiert werden.
  2. Zielstruktur festlegenPlanungJe Abteilung bzw. Projekt ein Team mit SharePoint-Website; persönliche Ordner gehören ins OneDrive.
  3. Konten und Lizenzen bereitstellenIdentitätKonten in der Cloud anlegen oder aus dem lokalen Active Directory synchronisieren.
  4. Anmeldung absichernIdentitätMehrstufige Authentifizierung vor dem Umzug, nicht danach.
  5. Quelle prüfenDatenDer Migration Manager im SharePoint Admin Center kann Freigaben vorab scannen. Der Quellserver braucht SMB 2.0 oder höher; Dateien bis 250 GB werden unterstützt.
  6. Berechtigungen festlegenDatenOrdnerberechtigungen lassen sich optional übernehmen. Klarer kann es sein, den Zugriff neu über die Teammitgliedschaft zu regeln.
  7. Testlauf mit einer PilotgruppeDatenEine Abteilung zieht zuerst um – mit echten Dateien und echten Fragen.
  8. Inhalte kopierenDatenEin Migrations-Agent auf einem Server oder einer VM kopiert die Freigaben in die Ziel-Websites. Die Quelldateien werden dabei nicht gelöscht.
  9. Abgleichen und umstellenDatenBerichte je Aufgabe prüfen, Stichproben öffnen, dann den Stichtag ankündigen.
  10. Schulen und begleitenMenschenAm ersten Tag muss klar sein, wo die Dateien jetzt liegen und wie gemeinsam bearbeitet wird.
  11. Quelle stilllegenPlanungAlte Freigaben zuerst schreibgeschützt lassen, später abschalten – sonst entstehen Dateien doppelt.

Gemeinsame Dateien liegen im Team, der Zugriff folgt der Mitgliedschaft.

SharePoint Online Microsoft Teams

Alle Szenarien als Text

Dateiserver – Abteilungs- und Projektordner liegen auf einem Netzlaufwerk im Büro. Ziel: gemeinsame Dateien in Teams und SharePoint.

  1. Bestand erfassen und aufräumen: Welche Freigaben werden noch genutzt, was kann ins Archiv oder weg? Was nicht umzieht, muss nicht strukturiert werden.
  2. Zielstruktur festlegen: Je Abteilung bzw. Projekt ein Team mit SharePoint-Website; persönliche Ordner gehören ins OneDrive.
  3. Konten und Lizenzen bereitstellen: Konten in der Cloud anlegen oder aus dem lokalen Active Directory synchronisieren.
  4. Anmeldung absichern: Mehrstufige Authentifizierung vor dem Umzug, nicht danach.
  5. Quelle prüfen: Der Migration Manager im SharePoint Admin Center kann Freigaben vorab scannen. Der Quellserver braucht SMB 2.0 oder höher; Dateien bis 250 GB werden unterstützt.
  6. Berechtigungen festlegen: Ordnerberechtigungen lassen sich optional übernehmen. Klarer kann es sein, den Zugriff neu über die Teammitgliedschaft zu regeln.
  7. Testlauf mit einer Pilotgruppe: Eine Abteilung zieht zuerst um – mit echten Dateien und echten Fragen.
  8. Inhalte kopieren: Ein Migrations-Agent auf einem Server oder einer VM kopiert die Freigaben in die Ziel-Websites. Die Quelldateien werden dabei nicht gelöscht.
  9. Abgleichen und umstellen: Berichte je Aufgabe prüfen, Stichproben öffnen, dann den Stichtag ankündigen.
  10. Schulen und begleiten: Am ersten Tag muss klar sein, wo die Dateien jetzt liegen und wie gemeinsam bearbeitet wird.
  11. Quelle stilllegen: Alte Freigaben zuerst schreibgeschützt lassen, später abschalten – sonst entstehen Dateien doppelt.

Gemeinsame Dateien liegen im Team, der Zugriff folgt der Mitgliedschaft.

Persönliche Ordner – Desktop und Dokumente liegen nur auf dem eigenen PC oder auf einem umgeleiteten Netzlaufwerk. Ziel: persönliche Dateien im OneDrive.

  1. Konten und Lizenzen bereitstellen: Jede Person braucht ein lizenziertes Konto mit OneDrive.
  2. Anmeldung absichern: Mehrstufige Authentifizierung einrichten, bevor die Synchronisation startet.
  3. Inhalte kopieren: Waren die Ordner bisher auf eine Netzwerkfreigabe umgeleitet, kopiert der Migration Manager deren Inhalt zuerst ins OneDrive der Person.
  4. Bekannte Ordner verschieben: Die OneDrive-Synchronisation verschiebt Desktop, Dokumente, Bilder, Screenshots und Eigene Aufnahmen. Die Ordner bleiben für Mitarbeitende vertraut. Bei vielen Dateien schrittweise ausrollen und die Upload-Rate vorübergehend begrenzen.
  5. Schulen und begleiten: Kurz erklären, was das Wolkensymbol bedeutet und wann eine Datei besser ins Team gehört.

Persönliche Dateien sind in der Cloud und auf jedem Gerät verfügbar – ohne neue Ordnerwege.

Google Drive, Dropbox, Box – Das Team arbeitet bisher mit einem anderen Cloudspeicher. Ziel: Dateien in OneDrive, SharePoint und Teams.

  1. Bestand erfassen und aufräumen: Welche Ablagen gehören Personen, welche dem Team? Das entscheidet über das Ziel.
  2. Zielstruktur festlegen: Persönliche Ablagen ins OneDrive, geteilte Ordner auf eine Team-Website.
  3. Konten und Lizenzen bereitstellen: Konten und Lizenzen in Microsoft 365 bereitstellen.
  4. Anmeldung absichern: Mehrstufige Authentifizierung einrichten.
  5. Quelle prüfen: Der Migration Manager unterstützt Google Drive, Dropbox, Box und Egnyte direkt; Amazon S3 und Azure Blob Storage nicht.
  6. Testlauf mit einer Pilotgruppe: Mit einer kleinen Gruppe prüfen, wie Freigaben und Dateiformate ankommen.
  7. Inhalte kopieren: Inhalte werden kopiert, die Quelle bleibt bestehen.
  8. Schulen und begleiten: Neue Wege zeigen: gemeinsam bearbeiten statt Dateien hochladen und herunterladen.
  9. Quelle stilllegen: Alten Speicher erst kündigen, wenn der Abgleich abgeschlossen ist.

Ein Ort für Dateien – im selben System wie E-Mail, Chat und Besprechungen.

Exchange Server im Haus – E-Mail läuft auf einem eigenen Exchange Server. Ziel: Postfächer in Exchange Online.

  1. Bestand erfassen und aufräumen: Exchange-Version und Zahl der Postfächer bestimmen die Methode.
  2. Konten und Lizenzen bereitstellen: Bei der Übernahmemigration legt der Migrationsdienst die Postfächer in Exchange Online selbst an.
  3. Anmeldung absichern: Mehrstufige Authentifizierung einrichten; ältere Anmeldeverfahren blockieren.
  4. Postfächer migrieren: Übernahmemigration (bis 2.000 Postfächer möglich, sinnvoll eher bis 150), mehrstufige Migration in Gruppen (laut Microsoft nur für Exchange 2003 und 2007) oder Hybridmigration für einen schrittweisen Umzug. E-Mails, Kalender und Kontakte ziehen mit um.
  5. Abgleichen und umstellen: Stichproben je Postfach – Ordner, Kalender, Kontakte – bevor die alte Umgebung zurückgebaut wird.
  6. Schulen und begleiten: Outlook bleibt Outlook – neu sind Funktionen wie freigegebene Postfächer und Kalender im Team.
  7. Quelle stilllegen: Den alten Server erst nach dem Abgleich außer Betrieb nehmen.

Postfächer in Exchange Online, mit Kalender und Kontakten.

Postfächer bei einem Hoster – Die E-Mail-Adressen liegen bei einem Webhoster oder einem anderen IMAP-fähigen Dienst. Ziel: Postfächer in Exchange Online.

  1. Konten und Lizenzen bereitstellen: Die IMAP-Migration legt keine Postfächer an: Jedes Postfach muss vorher in Microsoft 365 bestehen.
  2. Anmeldung absichern: Mehrstufige Authentifizierung einrichten.
  3. Postfächer migrieren: Per IMAP werden nur E-Mail-Ordner übertragen. Kontakte, Kalender und Aufgaben müssen die Nutzer selbst übernehmen.
  4. Abgleichen und umstellen: Nach Abschluss der Migration werden neue E-Mails an die alte Adresse nicht mehr übertragen – die Umstellung der Zustellung gehört deshalb unmittelbar dazu.
  5. Schulen und begleiten: Kalender und Kontakte gemeinsam übertragen; erste Schritte in Outlook zeigen.
  6. Quelle stilllegen: Altes Postfach noch eine Weile lesbar halten, dann kündigen.

E-Mails sind umgezogen – Kalender und Kontakte sind bewusst eingeplant, statt vergessen zu werden.

Zielbild

Wohin gehört was?

Die wichtigste Entscheidung vor dem Kopieren: Welche Inhalte gehören einer Person, welche einem Team? Unsere Faustregeln – die Struktur für Ihr Unternehmen legen wir auf Wunsch gemeinsam mit Ihnen fest. Wie die Ablage danach im Alltag funktioniert, erklärt OneDrive for Business; die Vertiefung steht im Atlas unter Teams, SharePoint und OneDrive.

  1. Abteilungsordner → Team mit SharePoint-Website

    Wer Mitglied des Teams ist, hat Zugriff. Kanäle ersetzen die oberste Ordnerebene.

  2. Projektordner → eigenes Team, mit Ende

    Projekte bekommen ein eigenes Team mit verantwortlichen Besitzern – und eine Absprache, was nach Projektende passiert.

  3. Persönliches Laufwerk → OneDrive

    Entwürfe und eigene Unterlagen. Was andere dauerhaft brauchen, gehört ins Team.

  4. Gemeinsame Adresse → freigegebenes Postfach

    Für Adressen wie info@ ein freigegebenes Postfach statt eines gemeinsam genutzten Kontos.

  5. Altbestand → bewusst entscheiden

    Nicht alles muss umziehen. Was niemand mehr öffnet, kann archiviert bleiben – Aufbewahrungspflichten klärt Ihr Unternehmen.

Aus der Praxis

Was bei einer Migration leicht übersehen wird

Microsoft stellt für den Umzug von Dateifreigaben, älteren SharePoint-Servern und anderen Cloudspeichern eigene Werkzeuge bereit, etwa den Migration Manager im SharePoint Admin Center. Dabei werden Dateien kopiert; die Quelle bleibt bestehen, bis Sie sie bewusst abschalten.

Technisch ist der Umzug damit gut beherrschbar. Probleme entstehen eher an anderer Stelle: wenn alte Ordnerstrukturen eins zu eins übernommen werden, wenn Berechtigungen niemand mehr versteht oder wenn Mitarbeitende am Montag nicht wissen, wo ihre Dateien jetzt liegen. Welche Ordner, Rechte und Zuständigkeiten ein Umzug mitnehmen würde, lässt sich vorher in ENTDECKE/atlas durchspielen – an einem fiktiven Dateiserver.

Persönliche Ordner nicht vergessen

Desktop, Dokumente und Bilder lassen sich mit der Funktion „Bekannte Ordner verschieben“ von OneDrive in die Cloud übernehmen. Für Mitarbeitende ändert sich dadurch wenig – die Ordner heißen und liegen wie gewohnt.

Wie ein Netzlaufwerk in zehn Schritten nach SharePoint, Teams und OneDrive umzieht – und was passiert, wenn Bestandsaufnahme, Berechtigungsinventur oder Pilot fehlen –, lässt sich im Atlas durchspielen: Migration und Einführung.

Vorab-Check

Ist Ihr Dateiserver bereit für den Umzug?

Überraschungen einer Dateiserver-Migration lassen sich vorher erkennen: veraltete Ordner, Namen, die SharePoint nicht annimmt, zu lange Pfade, unklare Rechte. Zwölf Fragen in vier Bereichen – jede beruht auf einer Grenze oder Einstellung, die Microsoft dokumentiert. „Weiß nicht“ ist eine ehrliche Antwort. Ihre Antworten bleiben in Ihrem Browser.

Frage 1 von 12 · Bestand und AltlastenHaben Sie den Dateiserver vorab scannen lassen, bevor etwas kopiert wird?

Ein reiner Scan zeigt, welche Dateien Probleme machen würden, ohne etwas zu übertragen.

Orientierung, keine Prüfung Ihrer Umgebung. Der Check speichert und überträgt nichts. Grenzen und Einstellungen nach Microsoft Learn und Microsoft Support (abgerufen am 2. November 2026); Microsoft ändert Werkzeuge und Grenzwerte gelegentlich. Aufbewahrungspflichten und rechtliche Fragen klärt Ihr Unternehmen.

Alle Fragen als Text
  1. Haben Sie den Dateiserver vorab scannen lassen, bevor etwas kopiert wird? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  2. Wissen Sie, welche Ordner seit Jahren niemand mehr geöffnet hat? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  3. Gibt es für jeden Hauptordner eine Person, die entscheidet, was mitkommt? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  4. Ist geprüft, ob Datei- oder Ordnernamen Zeichen oder Namen enthalten, die SharePoint nicht zulässt? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  5. Bleiben die Pfade nach dem Umzug kurz genug? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  6. Ist die Ordnerstruktur flach genug, dass Kanäle die oberste Ebene ersetzen können? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  7. Haben alle Mitarbeitenden bereits ein Konto in Microsoft Entra ID? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  8. Ist entschieden, ob Ordnerrechte übernommen oder künftig über Teams und Gruppen neu vergeben werden? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  9. Sind die Rechte auf dem Dateiserver überwiegend über Gruppen statt über einzelne Personen vergeben? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  10. Ist ein Testlauf mit einer Pilotgruppe geplant? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  11. Bleibt der alte Dateiserver erhalten, bis abgeglichen und umgestellt ist? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)
  12. Wissen die Mitarbeitenden vor dem Stichtag, wo sie künftig speichern? (Weiß nicht · Nein · Teilweise · Ja)

Mitarbeitende

Schulung im Umstieg: vorher, dabei, danach

Hier unterstützen wir heute schon: mit Kursen, die zum jeweiligen Zeitpunkt passen. Wie die neue Arbeitsweise danach zur Gewohnheit wird, beschreibt die Seite Einführung und Adoption.

  1. Vor dem Umzug: Orientierung

    Was ist Microsoft 365, wie hängen Teams, SharePoint und OneDrive zusammen, wo gehört welche Datei künftig hin?

  2. Beim Umstieg: die neuen Wege

    Dateien gemeinsam bearbeiten statt per E-Mail verschicken, Kanäle und Besprechungen in Teams, Synchronisieren mit OneDrive.

  3. In den ersten Wochen: vertiefen

    Kurze Lerneinheiten zu konkreten Aufgaben, Webinare für Fragen aus dem Alltag, die Wissensdatenbank zum Nachschlagen.

  4. Danach: Routine

    Aufbau- und Tipps-Kurse für Outlook, Excel und Co., wenn die Grundlagen sitzen.

Kurskatalog

Kurse für den Umstieg

Inhalte und verfügbare Formate stehen je Kurs im Katalog.

Gesamten Katalog öffnen

Auf Anfrage

Begleitung der Einführung

Wir begleiten Einführung und Migration – einzelne Bausteine oder das ganze Vorhaben. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest.

  1. Planung und Anforderungen

    Projektstart, Anforderungsaufnahme, Meilensteine und Abhängigkeiten.

  2. Struktur für Teams und SharePoint

    Welche Teams und Websites es gibt, wie sie heißen und wer sie verantwortet.

  3. Daten umziehen

    Dateiserver, Postfächer und Ablagen mit den Werkzeugen von Microsoft umziehen – nach einem Probelauf, auf Wunsch in Wellen.

  4. Rollout begleiten

    Pilotgruppe, Umzug in Wellen, Kommunikation an die Mitarbeitenden.

  5. Nutzung verankern

    Key-User, Sprechstunden und Feedback in den ersten Monaten.

Häufige Fragen

Führen Sie die Migration für uns durch?

Ja. Wir planen den Umzug mit Ihnen, führen ihn mit den Werkzeugen von Microsoft durch und begleiten den Rollout; dazu schulen wir Ihre Mitarbeitenden. Die laufende Administration danach übernehmen wir auf Wunsch im Rahmen der IT-Systembetreuung. Umfang und Vorgehen legen wir gemeinsam fest – schildern Sie uns Ihr Vorhaben über die Kontaktseite.

Wann sollten die Schulungen stattfinden?

Am besten kurz vor und unmittelbar nach dem Umstieg. Eine Orientierung vorab nimmt Unsicherheit, die Vertiefung danach setzt an echten Fragen an.

Gehen beim Umzug Daten verloren?

Bei einer Migration mit den Werkzeugen von Microsoft werden Dateien kopiert, die Quelle bleibt zunächst bestehen. Wichtig sind ein Testlauf und ein Abgleich, bevor das alte System abgeschaltet wird.

Werden Berechtigungen vom Dateiserver mit übernommen?

Das ist eine Entscheidung, keine Automatik: Der Migration Manager kann Dateifreigabeberechtigungen beibehalten, muss es aber nicht. Personen ordnet er dabei standardmäßig über Microsoft Entra ID zu – die Konten müssen also vorher angelegt sein. Gewachsene Ordnerrechte möchte man womöglich gar nicht mitnehmen. Microsoft empfiehlt für Teams-Websites, den Zugriff über die Teammitgliedschaft zu steuern.

Was wird bei einer Migration per IMAP nicht übernommen?

Per IMAP werden nur E-Mail-Ordner übertragen – keine Kontakte, Kalender oder Aufgaben. Die Postfächer müssen außerdem vorher in Microsoft 365 angelegt sein.

Können die Schulungen bei uns vor Ort stattfinden?

Ja. Seminare vor Ort arbeiten mit Beispielen aus Ihrem Arbeitsalltag – gerade beim Umstieg ist das hilfreich, weil die neue Struktur gleich mitgeschult wird.

Einführung und Umstieg Ihres Teams planen

Sagen Sie uns, wann der Umstieg ansteht und wer betroffen ist – wir schlagen Ihnen Begleitung, Kurse und Formate vor. Telefon 07131-618726-0.

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