Digitale Genehmigungsprozesse

Unter der Betragsgrenze – Der einfachste Fall: Eine Person entscheidet. Genehmigungstyp „Genehmigen/Ablehnen – Zuerst antworten“ mit nur einer zugewiesenen Person.

1. Antrag im Formular oder in der Liste: Pflichtfelder statt formloser E-Mail.
2. Flow startet und prüft die Regeln: Der Betrag liegt unter der festgelegten Grenze.
3. Vorgesetzte Person aus dem Verzeichnis abrufen: Wer zuständig ist, steht im Benutzerprofil – nicht fest im Flow.
4. Anfrage an die Teamleitung: Antwort direkt in Outlook, in Teams oder im Power-Automate-Aktionscenter.
5. Ergebnis an die antragstellende Person
6. Entscheidung in der Liste festhalten: Entscheidung, Kommentar und Zeitpunkt.

Eine Entscheidung, ein Eintrag – nachvollziehbar, ohne dass jemand nachfragen muss.

Über der Betragsgrenze – Ab einer festgelegten Grenze entscheiden zwei Stufen nacheinander. Power Automate bietet dafür den Typ „Sequenzielle Genehmigung“: Die zweite Stufe erhält die Anfrage erst, wenn die erste geantwortet hat.

1. Antrag im Formular oder in der Liste
2. Flow startet und prüft die Regeln: Eine Bedingung prüft den Betrag und wählt den zweistufigen Weg.
3. Vorgesetzte Person aus dem Verzeichnis abrufen
4. Anfrage an die Teamleitung: Stufe 1 der sequenziellen Genehmigung.
5. Anfrage an die nächste Stufe: Stufe 2, etwa die Buchhaltung. Dieselbe Person kann laut Microsoft nicht in mehreren Stufen stehen.
6. Ergebnis an die antragstellende Person
7. Entscheidung in der Liste festhalten: Beide Entscheidungen mit Kommentar.

Die Betragsgrenze ist eine Regel im Flow – sie muss vorher festgelegt und dokumentiert sein.

Teamleitung im Urlaub – Die Vertretung ist vorab geregelt: Die Anfrage geht an Teamleitung und Vertretung, die erste Antwort zählt („Genehmigen/Ablehnen – Zuerst antworten“). Die antragstellende Person darf dabei selbst weder Vertretung noch Mitglied der genehmigenden Gruppe sein; diese Prüfung gehört als Bedingung in den Flow. Alternativ kann eine genehmigende Person eine erhaltene Anfrage selbst „erneut zuweisen“ – aber nur, wenn sie daran denkt.

1. Antrag im Formular oder in der Liste
2. Flow startet und prüft die Regeln
3. Vorgesetzte Person aus dem Verzeichnis abrufen
4. Anfrage an die Teamleitung: Die Teamleitung erhält die Anfrage, ist aber abwesend.
5. Anfrage zugleich an die Vertretung: Die Vertretung antwortet – damit ist die Anfrage abgeschlossen.
6. Ergebnis an die antragstellende Person
7. Entscheidung in der Liste festhalten: Festgehalten wird, wer tatsächlich entschieden hat.

Abwesenheit ist kein Sonderfall, sondern eine Regel, die vor dem Start feststeht.

Keine Antwort in der Frist – Erinnerung und Weitergabe sind keine eigene Genehmigungsart – sie werden im Flow zusätzlich gebaut. Wichtig ist, dass die Weitergabe deutlich vor der 30-Tage-Grenze eines Flow-Laufs greift.

1. Antrag im Formular oder in der Liste
2. Flow startet und prüft die Regeln
3. Vorgesetzte Person aus dem Verzeichnis abrufen
4. Anfrage an die Teamleitung: Keine Reaktion.
5. Erinnerung nach festgelegter Frist: Etwa nach einigen Arbeitstagen – die Frist legt das Unternehmen fest.
6. Weitergabe an die nächste Stufe: Bleibt es still, gibt der Flow die Entscheidung weiter.
7. Anfrage an die nächste Stufe: Die nächste Ebene entscheidet.
8. Ergebnis an die antragstellende Person
9. Entscheidung in der Liste festhalten: Auch die Weitergabe wird festgehalten.

Fristen sorgen dafür, dass kein Antrag unbemerkt liegen bleibt.

Abgelehnt und neu eingereicht – Eine Ablehnung ist ein gültiges Ergebnis. Der Kommentar erklärt, was fehlt; der überarbeitete Antrag startet einen neuen Lauf.

1. Antrag im Formular oder in der Liste
2. Flow startet und prüft die Regeln
3. Vorgesetzte Person aus dem Verzeichnis abrufen
4. Anfrage an die Teamleitung
5. Ablehnung mit Kommentar: Zum Beispiel: Angebot fehlt.
6. Ergebnis an die antragstellende Person: Mit dem Kommentar der genehmigenden Person.
7. Entscheidung in der Liste festhalten: Die Ablehnung bleibt dokumentiert.
8. Antrag überarbeiten und neu einreichen: Ein neuer Eintrag startet den Ablauf von vorn.

Wer abgelehnt wird, weiß warum – und beide Entscheidungen bleiben auffindbar.

Fehlform: ohne Vertretung und Frist – Die Anfrage liegt bei einer abwesenden Person, niemand sonst sieht sie. Die antragstellende Person kann sie laut Microsoft nicht umleiten, nur abbrechen und neu starten lassen.

1. Antrag im Formular oder in der Liste
2. Flow startet und prüft die Regeln
3. Vorgesetzte Person aus dem Verzeichnis abrufen
4. Anfrage an die Teamleitung: Abwesend – die Anfrage bleibt liegen.
5. Lauf endet nach 30 Tagen ohne Entscheidung: Laut Microsoft laufen offene Schritte wie Genehmigungen nach 30 Tagen ab.

Nicht empfehlenswert: Der Antrag ist weder genehmigt noch abgelehnt – und niemand wurde informiert.