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Digitalisierung & Prozesse

Prozesse sichtbar machen, bevor man sie digitalisiert

Wer einen Ablauf verbessern will, muss ihn zuerst kennen – so, wie er tatsächlich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Diese Seite erklärt, wie eine Prozessanalyse aufgebaut ist, wie man Potenziale bewertet und wie aus einer Idee eine tragfähige Umsetzung wird.

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Grundsatz

Ein schlechter Prozess wird durch Software nicht besser, nur schneller.

Deshalb steht am Anfang keine Werkzeugauswahl, sondern ein ehrlicher Blick auf den Ablauf: Wer ist beteiligt, wo wird gewartet, wo werden Daten abgetippt? Erst danach lässt sich sagen, ob Digitalisierung hilft – und welche.

Schritt 1

Den Ist-Prozess aufnehmen

Eine Prozessaufnahme beginnt mit einem Überblick: Welche Abläufe gibt es überhaupt, und wie hängen sie zusammen? Eine Prozesslandkarte zeigt das auf einer Seite – von der Anfrage bis zur Rechnung.

Danach werden einzelne Abläufe im Detail beschrieben. Besonders aufschlussreich sind Medienbrüche (Daten wechseln von Papier zu Excel zu E-Mail), Schnittstellen zwischen Abteilungen oder Systemen und die Schritte, die am meisten Zeit kosten.

Die Lean-Methode nennt dieses Vorgehen Wertstromanalyse: Zuerst wird der Ist-Zustand des Material- und Informationsflusses gezeichnet, danach ein Soll-Zustand als Zielbild (Lean Enterprise Institute). Verschwendung ist dort jede Tätigkeit, die Ressourcen verbraucht, ohne für den Kunden Wert zu schaffen (Lean Enterprise Institute) – Rückfragen, Wartezeiten und doppelte Erfassung sind Beispiele dafür.

  • mit den Menschen sprechen, die den Ablauf täglich ausführen
  • echte Fälle durchgehen statt Idealwege
  • Wartezeiten und Rückfragen mitzählen

Beispiel

Eine Bestellung – heute, vereinfacht und digital

Ein alltäglicher Beispielablauf: Jemand braucht Arbeitsmaterial. Wählen Sie eine Fassung. Gemeinsame Schritte bleiben stehen, entfallende verschwinden. Jede Notiz nennt, ob an dieser Stelle eine Rückfrage, eine Wartezeit oder ein Medienbruch entsteht – genau danach sucht eine Prozessaufnahme. Vereinfachtes Lehrbeispiel ohne Zeit- oder Kostenangaben; die Bahnen je Rolle sind an die Notation BPMN angelehnt.

8 Schritte · 2 Rückfragen · 1 Wartezeit · 2 Medienbrüche – So beschreiben die Beteiligten den Ablauf, wenn man echte Fälle durchgeht. Vier Rollen, viele Übergaben per Mail.

  1. Bedarf per E-Mail an den EinkaufAnforderndeFreitext ohne Pflichtangaben.
  2. Einkauf fragt nach Artikel, Menge und KostenstelleEinkaufRückfrage: Angaben fehlen – der Fall liegt, bis jemand antwortet.
  3. Einkauf leitet die Mail zur Freigabe weiterEinkaufWer gerade zuständig ist, weiß nur, wer die Mail zuletzt hatte.
  4. Teamleitung gibt per Antwortmail freiTeamleitungWartezeit: Auch Kleinbeträge warten auf eine Antwort.
  5. Einkauf überträgt die Bestellung in eine eigene Excel-ListeEinkaufMedienbruch: Die Angaben werden aus der Mail abgetippt.
  6. Bestellung beim Lieferanten auslösenEinkaufIm Lieferantenportal oder per Mail.
  7. Anfordernde fragen nach, wo die Bestellung stehtAnforderndeRückfrage: Den Stand kennt nur der Einkauf.
  8. Buchhaltung sucht Bestellung und Freigabe zur RechnungBuchhaltungMedienbruch: Rechnung als PDF, Bestellung in Excel, Freigabe in einem Postfach.

Jede Rückfrage, Wartezeit und jeder Medienbruch ist ein Ansatzpunkt für den Soll-Prozess.

Alle Szenarien als Text

Heute: E-Mail und Excel – 8 Schritte · 2 Rückfragen · 1 Wartezeit · 2 Medienbrüche – So beschreiben die Beteiligten den Ablauf, wenn man echte Fälle durchgeht. Vier Rollen, viele Übergaben per Mail.

  1. Bedarf per E-Mail an den Einkauf: Freitext ohne Pflichtangaben.
  2. Einkauf fragt nach Artikel, Menge und Kostenstelle: Rückfrage: Angaben fehlen – der Fall liegt, bis jemand antwortet.
  3. Einkauf leitet die Mail zur Freigabe weiter: Wer gerade zuständig ist, weiß nur, wer die Mail zuletzt hatte.
  4. Teamleitung gibt per Antwortmail frei: Wartezeit: Auch Kleinbeträge warten auf eine Antwort.
  5. Einkauf überträgt die Bestellung in eine eigene Excel-Liste: Medienbruch: Die Angaben werden aus der Mail abgetippt.
  6. Bestellung beim Lieferanten auslösen: Im Lieferantenportal oder per Mail.
  7. Anfordernde fragen nach, wo die Bestellung steht: Rückfrage: Den Stand kennt nur der Einkauf.
  8. Buchhaltung sucht Bestellung und Freigabe zur Rechnung: Medienbruch: Rechnung als PDF, Bestellung in Excel, Freigabe in einem Postfach.

Jede Rückfrage, Wartezeit und jeder Medienbruch ist ein Ansatzpunkt für den Soll-Prozess.

Soll: vereinfacht, ohne neue Software – 6 Schritte · 0 Rückfragen · 1 Wartezeit · 1 Medienbruch – Drei Regeln ändern den Ablauf: eine Vorlage mit Pflichtangaben, eine Betragsgrenze für Freigaben und eine gemeinsame Liste statt einer persönlichen Excel-Datei.

  1. Bestellanforderung mit fester Vorlage an ein Sammelpostfach: Pflichtangaben stehen in der Vorlage – die Rückfrage entfällt.
  2. Teamleitung gibt frei – nur oberhalb der Betragsgrenze: Wartezeit: nur noch bei Beträgen über der vereinbarten Grenze.
  3. Einkauf trägt die Bestellung in eine gemeinsame Liste ein: Medienbruch: Die Angaben werden weiterhin übertragen, aber an einen gemeinsamen Ort.
  4. Bestellung beim Lieferanten auslösen: Unverändert.
  5. Anfordernde sehen den Stand in der gemeinsamen Liste: Ohne Nachfrage beim Einkauf.
  6. Buchhaltung gleicht die Rechnung mit Bestellung und Freigabe ab: Bestellung und Freigabe stehen in derselben Liste.

Die Rückfragen entfallen schon durch Standards – ein Quick-Win.

Soll: digital mit Formular und Workflow – 5 Schritte · 0 Rückfragen · 1 Wartezeit · 0 Medienbrüche – Formular, Freigabe und Liste sind ein Vorgang. Das lohnt sich, wenn der Ablauf häufig vorkommt und die Regeln aus der vereinfachten Fassung stehen.

  1. Bestellanforderung im Formular erfassen: Pflichtfelder statt Freitext; die Daten werden nur einmal erfasst.
  2. Freigabe im Workflow – nur oberhalb der Betragsgrenze: Wartezeit: nur oberhalb der Grenze; Erinnerungen und Vertretung lassen sich im Workflow festlegen – sie müssen greifen, bevor ein Flow-Lauf nach 30 Tagen endet.
  3. Bestellung beim Lieferanten auslösen: Mit den Daten aus dem Formular.
  4. Anfordernde werden bei jeder Statusänderung benachrichtigt: Ohne Nachfrage beim Einkauf.
  5. Buchhaltung gleicht die Rechnung mit Bestellung und Freigabe ab: Bestellung und Freigabe hängen am selben Vorgang.

Die Daten werden einmal erfasst; Stand und Belege sind für alle Beteiligten sichtbar.

Schritt 2

Potenziale bewerten: Was lohnt sich zuerst?

Nicht jede Verbesserung ist gleich wertvoll. Eine einfache Einordnung nach Nutzen und Aufwand hilft, Prioritäten zu setzen – und mit einem schnellen Erfolg zu beginnen. Im Beispiel oben ist die Vorlage mit Pflichtangaben ein Quick-Win, der Workflow ein Vorhaben.

  1. Quick-Winshoher Nutzen, wenig Aufwand – zuerst angehen
  2. Vorhabenhoher Nutzen, mehr Aufwand – planen und schrittweise umsetzen
  3. Nebenbeigeringer Nutzen, wenig Aufwand – bei Gelegenheit
  4. Zurückstellengeringer Nutzen, hoher Aufwand – vorerst nicht
Vereinfachte Nutzen-Aufwand-Matrix. Für größere Vorhaben gehört eine Bewertung von Kosten, Risiken und Systemen dazu.

Schritt 3

Den Soll-Prozess entwickeln

Aus der Analyse entsteht ein Zielbild des Ablaufs. Diese Fragen helfen dabei.

  1. Soll-Prozess beschreiben

    Welche Schritte bleiben, welche entfallen, wer entscheidet? Erst auf dem Papier, dann im Werkzeug.

  2. Standardisieren

    Gleiche Fälle gleich behandeln: Vorlagen, Pflichtfelder und feste Zuständigkeiten statt Einzellösungen.

  3. Freigaben vereinfachen

    Wer muss wirklich zustimmen? Ein Beispiel ist der digitale Genehmigungsprozess.

  4. Dokumentenflüsse ordnen

    Eine Ablage, eine aktuelle Version, klare Rechte – statt Anhängen in Mails.

  5. Kennzahlen festlegen

    Woran merken Sie, dass es besser läuft? Zum Beispiel an der Durchlaufzeit – der Zeit, die ein Fall vom Eingang bis zum Abschluss braucht –, an der Zahl der Rückfragen oder an offenen Fällen. Messen Sie den Ist-Wert, bevor Sie etwas ändern.

Schritt 4

Von der Lösungsskizze bis zum laufenden Betrieb

  1. Anforderungen klären

    Was muss die Lösung leisten, für wen, mit welchen Daten?

  2. Lösung skizzieren

    Werkzeuge auswählen – und prüfen, ob vorhandene Werkzeuge genügen.

  3. Pilot umsetzen

    Workflow, Formulare und Vorlagen zuerst mit wenigen Beteiligten.

  4. Einweisen und dokumentieren

    Beteiligte schulen, Abläufe und Zuständigkeiten festhalten.

  5. Nachschärfen

    Fehlerquellen reduzieren, Kennzahlen prüfen, Ausbau planen.

Unser Angebot

Analyse, Konzeption und Umsetzung

Prozessaufnahme, Potenzialanalyse, Konzeption und die Begleitung der Umsetzung übernehmen wir auf Anfrage. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest.

  1. Prozessaufnahme und Potenzialanalyse

    Ist-Prozesse gemeinsam mit Ihrem Team aufnehmen und bewerten.

  2. Konzeption und Umsetzung

    Lösungsskizze, Umsetzungsplan und Begleitung der Umsetzung.

  3. Schulungen für die Einführung

    Wenn ein neuer Ablauf mit Microsoft 365 steht, schulen wir Ihr Team darin – auch als Inhouse-Schulung.

  4. Kurse zu Microsoft Project

    Für Vorhaben, die geplant und verfolgt werden wollen.

Häufige Fragen

Wie viele Prozesse sollten wir auf einmal analysieren?

Für den Anfang einen oder zwei. Eine Prozesslandkarte hilft, den Überblick zu behalten; im Detail lohnt sich zuerst der Ablauf, der am häufigsten vorkommt oder die meisten Rückfragen erzeugt.

Was ist ein Medienbruch?

Ein Medienbruch liegt vor, wenn Informationen den Träger wechseln und dabei neu erfasst werden – etwa wenn Angaben aus einer E-Mail in eine Excel-Liste abgetippt werden. Jeder Medienbruch kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle. Im Beispiel oben verschwinden sie Schritt für Schritt.

Brauchen wir eine spezielle Software zur Prozessmodellierung?

Für den Einstieg nicht. Ein Whiteboard, Haftnotizen oder eine einfache Zeichnung genügen, um einen Ablauf mit den Beteiligten zu besprechen. Wer Abläufe später formal beschreiben oder automatisieren will, kann dafür BPMN 2.0 nutzen: eine herstellerunabhängige Notation der Object Management Group, die Fachleute lesen können.

Bieten Sie Prozessanalysen an?

Ja. Wir nehmen Abläufe gemeinsam mit Ihrem Team auf, bewerten Potenziale und begleiten Konzeption und Umsetzung – individuell auf Anfrage. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest. Für die Einführung schulen wir Ihr Team in den Microsoft-365-Anwendungen, mit denen der neue Ablauf umgesetzt wird.

Welcher Ablauf soll besser werden?

Erzählen Sie uns davon – wir besprechen mit Ihnen, wie eine Prozessaufnahme bei Ihnen aussehen kann. Telefon 07131-618726-0.

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