Alles greift ineinander.

Ausgangslage: Neugründung – Unternehmen im Aufbau, neuer Standort oder neue Geschäftseinheit – ohne gewachsene IT. Die Architektur kann von Anfang an aus den Anforderungen entstehen. · Bestehendes Unternehmen – Gewachsene Systeme, mehrere Dienstleister, Fachanwendungen. Vorhandenes bleibt, wo es funktioniert – Ziel ist Integration statt Austausch.

Betriebsmodell für Konten und Server: noch offen – Ob Cloud-only, hybrid oder lokal, ergibt sich in der Konzeption aus Anwendungen, Geräten, Standorten und Anforderungen – nicht aus einer Voreinstellung. · Cloud-only – Konten nur im Cloud-Verzeichnis (bei Microsoft 365: Microsoft Entra ID). Laut Microsoft geeignet für Organisationen, die kein lokales Active Directory besitzen oder benötigen; zusätzliche Verzeichnisserver sind nicht erforderlich. · Hybrid – Konten entstehen im lokalen Active Directory (AD DS) und werden mit Microsoft Entra Connect bzw. Cloud Sync in die Cloud synchronisiert – dieselbe Anmeldung für lokale und Cloud-Ressourcen. · Lokal – Konten, Dateien und Anwendungen im eigenen Netz, betrieben auf eigenen Servern. Sobald Cloud-Dienste wie Microsoft 365 hinzukommen, braucht es zusätzlich das Cloud-Verzeichnis – das Modell wird dann hybrid.

• Menschen – Im Mittelpunkt stehen die Menschen, die mit der Umgebung arbeiten. Jede technische Entscheidung wirkt sich darauf aus, wie sie arbeiten, lernen und zusammenarbeiten.
• Schulungen & Lernen – Schulungen vor Ort und online sowie die vorhandene ENTDECKE-Lernplattform. Lernpfade begleiten die Einführung neuer Werkzeuge und Abläufe – auch nach dem Projekt. [Neugründung] Bei einer Neugründung: Einführungsschulungen zum Start, danach Lernpfade für neue Mitarbeitende. [Bestehendes Unternehmen] Im Bestand: Schulungen gezielt dort, wo sich Werkzeuge oder Abläufe ändern – und Auffrischung für gewachsene Arbeitsweisen.
• ENTDECKE ONE – ENTDECKE ONE ist als möglicher verbindender Bestandteil gedacht: ein gemeinsamer Einstieg, der mit externen Anwendungen zusammenarbeitet – CRM oder ERP müssen dafür nicht ersetzt werden. ONE ist noch nicht als Produkt verfügbar. ENTDECKE ONE ist ein möglicher verbindender Bestandteil der Zielarchitektur, nicht die zwingende Antwort auf jede Anforderung.
• CRM – Kontakte, Anfragen, Angebote und Kundenhistorie. Welches System passt, wird herstellerneutral nach Anforderungen bewertet. [Neugründung] Auswahl nach Anforderungen – Schnittstellen und Anmeldung werden vor der Entscheidung geprüft, nicht danach. [Bestehendes Unternehmen] Ihr vorhandenes CRM bleibt – kein Zwang zum Systemwechsel. Geprüft werden Anbindung, Anmeldung und Datenqualität.
• ERP & Buchhaltung – Kaufmännische Systeme für Aufträge, Warenwirtschaft und Buchhaltung – als Cloud-Dienst oder lokal betrieben. [Neugründung] Die Auswahl hängt eng mit Steuerberatung, Belegfluss und Branche zusammen; sie wird mit den Beteiligten vorbereitet. [Bestehendes Unternehmen] Bestehende kaufmännische Systeme bleiben in der Regel; die Arbeit liegt in Schnittstellen, Belegablage und Berechtigungen.
• Dokumente (DMS) – Dokumentenmanagement: strukturierte Ablage, Wiederfinden, Versionen und Aufbewahrung – als eigenes System oder z. B. auf Basis von SharePoint.
• Personal & Zeiten – Personalprozesse und Zeiterfassung. Für die IT ist entscheidend: Eintritt, Wechsel und Austritt sind die Auslöser für Konten und Rechte. Es geht um Beschäftigtendaten: Zugriff nur nach Rollen; Mitbestimmung und – etwa bei externer Lohnabrechnung – Auftragsverarbeitung früh klären.
• Identitäten – Das zentrale Verzeichnis: Konten, Gruppen und Rollen, an denen Anmeldung und Berechtigungen hängen. Hier entscheidet sich, ob Zugriffe nachvollziehbar bleiben. [noch offen] Cloud-Verzeichnis, lokales Active Directory oder beides – die Entscheidung folgt aus Anwendungen, Geräten und Standorten. [Cloud-only] Konten nur in Microsoft Entra ID; Geräte und Anwendungen werden über die Cloud angebunden. [Hybrid] Quelle ist das lokale Active Directory; die Konten werden nach Microsoft Entra ID synchronisiert. Verwaltet wird hauptsächlich lokal. [Lokal] Konten im lokalen Active Directory auf eigenen Servern. [noch offen, Neugründung] Kein Automatismus: Bei einer Neugründung wird ein lokales Active Directory nur vorgesehen, wenn Anforderungen es begründen.
• Cloud & Zusammenarbeit – E-Mail, Kalender, Teams, gemeinsame Dateien und Cloud-Dienste. Microsoft 365 nutzt für Konten und Anmeldung Microsoft Entra ID. [Lokal] Widerspruch im Bild: Cloud-Dienste wie Microsoft 365 brauchen Konten in Microsoft Entra ID. Mit einem lokalen Verzeichnis wird daraus ein hybrides Modell.
• Daten & Ablage – Datei- und Berechtigungsstruktur: Wo liegen Dateien, wer darf was, wie wird abgelegt? Technisch z. B. SharePoint/OneDrive, ein Dateiserver oder NAS – oder eine Kombination. [noch offen] Wo die Daten liegen – Cloud, eigener Server bzw. NAS oder beides – wird in der Konzeption entschieden. [Bestehendes Unternehmen] Vorhandene Laufwerke und Freigaben werden erfasst; der Gewinn kann schon in einer aufgeräumten Ordner- und Rechtestruktur liegen, nicht erst in neuer Technik.
• Arbeitsplätze – Notebooks, Desktops, Monitore, Docks und Mobilgeräte – möglichst als Standardarbeitsplätze je Rolle, zentral verwaltet. [Neugründung] Gerätestandard und Bereitstellung werden vor dem ersten Arbeitstag festgelegt – das erleichtert jede weitere Einstellung. [Bestehendes Unternehmen] Der vorhandene Gerätebestand wird erfasst; Austausch nur, wo Alter, Sicherheit oder Bedarf es begründen.
• Drucker & Scanner – Drucker, Multifunktionsgeräte und Dokumentenscanner sind Teil der Prozessarchitektur: Ein Scan kann der erste Schritt eines digitalen Ablaufs sein.
• Netzwerk & Internet – Internetanbindung, strukturierte Verkabelung, Switches, WLAN, Firewall, Segmentierung und sicherer Zugriff von außen. [Neugründung] Wird mit dem Büro geplant: Anschluss, Verkabelung, WLAN-Ausleuchtung und Segmente – idealerweise vor dem Einzug. Bauliche Arbeiten führen Fachbetriebe aus. [Bestehendes Unternehmen] Das vorhandene Netz wird erfasst und dokumentiert; Engpässe und fehlende Trennung werden gezielt behoben.
• Server & Virtualisierung – Eigene Server, z. B. für ein lokales Active Directory, Dateidienste oder Fachanwendungen – physisch oder virtualisiert (Hyper-V, VMware oder Proxmox, soweit passend). [Neugründung] Kein Automatismus: Ob eigene Server nötig sind, ergibt sich aus den Anforderungen, etwa aus einer Fachanwendung, die lokal betrieben werden muss. [Bestehendes Unternehmen] Vorhandene Server bleiben in Betrieb, werden dokumentiert und – wo sinnvoll – schrittweise modernisiert. [Cloud-only] Im Cloud-only-Modell sind für Anmeldung und Dateiablage keine eigenen Server nötig; einzelne Fachanwendungen können trotzdem einen erfordern.
• Sicherheit – Mehrstufige Anmeldung, Passwortmanagement, Endpoint Security, Netzwerksicherheit, Rollen und Berechtigungen sowie technische Dokumentation – als Querschnitt über alle Bereiche.
• Backup & Wiederherstellung – Sicherungskonzept, Aufbewahrung, getestete Wiederherstellung und Notfallplanung. Entscheidend ist nicht die Sicherung, sondern dass die Wiederherstellung funktioniert.
• Betreuung – Vereinbarte laufende Betreuung: Pflege, Updates, Benutzerverwaltung, Unterstützung im Alltag und Dokumentation. Umfang und Zeiten werden gemeinsam festgelegt.

Verbindungen

• Arbeitsplätze → Netzwerk & Internet (setzt voraus): Geräte brauchen eine Netzwerk- und Internetanbindung – im Büro über LAN oder WLAN.
• Drucker & Scanner → Netzwerk & Internet (setzt voraus): Netzwerkdrucker und Multifunktionsgeräte werden ins Netz eingebunden – sinnvollerweise in einem eigenen Segment.
• Cloud & Zusammenarbeit → Netzwerk & Internet (setzt voraus): Cloud-Dienste sind nur über die Internetanbindung erreichbar; Bandbreite und gegebenenfalls eine zweite Leitung gehören in die Planung.
• Server & Virtualisierung → Netzwerk & Internet (setzt voraus): Server stellen ihre Dienste über das lokale Netz bereit.
• Cloud & Zusammenarbeit → Identitäten (setzt voraus): Microsoft 365 verwendet Microsoft Entra ID für Konten und Anmeldung – ohne Unternehmenskonten keine Cloud-Zusammenarbeit.
• Dokumente (DMS) → Daten & Ablage (setzt voraus): Ein Dokumentenmanagement braucht einen festgelegten Speicherort mit Berechtigungen – in der Cloud oder auf eigener Infrastruktur.
• Menschen → Arbeitsplätze (Menschen): Mitarbeitende arbeiten an Notebooks, Desktops und Mobilgeräten. Standardarbeitsplätze je Rolle erleichtern Einstieg, Vertretung und Ersatz.
• Menschen → Identitäten (Anmeldung & Rechte): Jede Person erhält ein Unternehmenskonto; daran hängen Anmeldung, Postfach und Berechtigungen. Ohne Abstimmung: Geteilte Konten und Sammelkennwörter: Wer was getan hat, ist nicht nachvollziehbar, und beim Austritt bleibt der Zugang bestehen.
• Menschen → Cloud & Zusammenarbeit (Menschen): E-Mail, Kalender, Chat und gemeinsame Dateien – die Werkzeuge, mit denen Menschen täglich zusammenarbeiten. Ohne Abstimmung: Jedes Team wählt eigene Werkzeuge; Dateien und Absprachen verteilen sich auf Chats, Postfächer und private Konten.
• Schulungen & Lernen → Menschen (Menschen): Schulungen und Lernpfade für Mitarbeitende, Admins und Führungskräfte – zur Einführung und fortlaufend, wenn sich Werkzeuge und Abläufe ändern. Ohne Abstimmung: Neue Werkzeuge werden ohne Einführung bereitgestellt; jede Person entwickelt eigene Arbeitsweisen, Funktionen bleiben ungenutzt.
• Arbeitsplätze → Identitäten (Anmeldung & Rechte): Anmeldung am Gerät mit dem Unternehmenskonto und zentrale Geräteverwaltung – je nach Betriebsmodell über die Cloud (z. B. Microsoft Entra ID und Intune) oder über die Domäne. Ohne Abstimmung: Lokale Konten auf jedem Gerät: Einstellungen, Updates und Sperren bei Verlust müssen Gerät für Gerät erledigt werden.
• CRM → Identitäten (Anmeldung & Rechte): Anmeldung mit dem Unternehmenskonto statt eigener Kennwörter – beim Austritt endet der Zugang zentral. Bedingung: möglich, wenn die Anwendung Einmalanmeldung unterstützt (z. B. SAML 2.0 oder OpenID Connect). Ohne Abstimmung: Eigene Konten in der Anwendung: Kennwörter mehrfach, beim Austritt muss das CRM einzeln geprüft werden.
• ERP & Buchhaltung → Identitäten (Anmeldung & Rechte): Zentrale Anmeldung und Rollen statt einzeln gepflegter Zugänge – gerade bei Finanzdaten wichtig. Bedingung: möglich, wenn das System Einmalanmeldung unterstützt; sonst eigene Konten mit geregeltem Ablauf. Ohne Abstimmung: Zugänge zum kaufmännischen System werden separat gepflegt und beim Rollenwechsel leicht vergessen.
• Dokumente (DMS) → Identitäten (Anmeldung & Rechte): Zugriffsrechte auf Dokumente folgen den Gruppen und Rollen des zentralen Verzeichnisses. Bedingung: möglich, wenn das System Gruppen aus dem Verzeichnis übernehmen kann (bei SharePoint gegeben). Ohne Abstimmung: Rechte werden je Ordner oder Dokument von Hand vergeben – nach einigen Jahren weiß niemand mehr, warum wer Zugriff hat.
• Daten & Ablage → Identitäten (Anmeldung & Rechte): Zugriffsrechte auf Ordner und Bibliotheken werden über Gruppen des zentralen Verzeichnisses vergeben, nicht über einzelne Personen. Ohne Abstimmung: Freigaben an einzelne Personen und per Link: Berechtigungen wachsen unkontrolliert.
• Personal & Zeiten → Identitäten (Daten & Schnittstellen): Eintritt, Wechsel und Austritt aus dem Personalprozess steuern Konten und Rechte (Identity Lifecycle). Bedingung: über eine Schnittstelle oder einen fest vereinbarten Ablauf. Ohne Abstimmung: Konten werden auf Zuruf angelegt; beim Austritt bleiben Zugänge bestehen, weil die IT nichts davon erfährt.
• Server & Virtualisierung → Identitäten (Anmeldung & Rechte, nur bei Hybrid): Ein lokales Active Directory auf eigenen Servern ist die Quelle der Konten; Microsoft Entra Connect bzw. Cloud Sync synchronisiert sie in die Cloud.
• Server & Virtualisierung → Identitäten (Anmeldung & Rechte, nur bei Lokal): Konten und Gruppen werden im lokalen Active Directory auf eigenen Servern geführt.
• CRM → ERP & Buchhaltung (Daten & Schnittstellen): Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten fließen ohne doppelte Erfassung vom Vertrieb in Auftragsabwicklung und Buchhaltung. Bedingung: wenn beide Systeme eine Schnittstelle bieten oder eine Integrationslösung genutzt wird. Ohne Abstimmung: Kundendaten werden in beiden Systemen gepflegt und laufen auseinander.
• ERP & Buchhaltung → Dokumente (DMS) (Daten & Schnittstellen): Belege wie Rechnungen werden mit Bezug zum Vorgang abgelegt und dort wiedergefunden, wo man sie sucht. Bedingung: wenn eine Schnittstelle oder eine feste Ablageregel besteht. Ohne Abstimmung: Belege liegen in Postfächern, Ordnern und im kaufmännischen System verstreut.
• Drucker & Scanner → Dokumente (DMS) (Daten & Schnittstellen): Gescannte Dokumente landen direkt in der richtigen Ablage – auf Wunsch mit Klassifizierung – statt im E-Mail-Postfach. Bedingung: wenn Gerät und Ablage ein gemeinsames Scan-Ziel unterstützen. Ohne Abstimmung: Scans landen im Postfach und werden von Hand umbenannt, weitergeleitet und abgelegt.
• Personal & Zeiten → ERP & Buchhaltung (Daten & Schnittstellen): Zeiten und Personaldaten fließen in Lohnabrechnung und Kostenrechnung. Bedingung: je nach Systemen, z. B. wenn die Lohnabrechnung extern erfolgt. Ohne Abstimmung: Zeiten werden aus Listen abgetippt; Fehler fallen erst bei der Abrechnung auf.
• Daten & Ablage → Cloud & Zusammenarbeit (Daten & Schnittstellen, nur bei Cloud-only/Hybrid): Dateiablage in SharePoint und OneDrive – gemeinsam bearbeitbar, mit Rechten über Gruppen.
• Daten & Ablage → Server & Virtualisierung (Daten & Schnittstellen, nur bei Hybrid/Lokal): Dateiablage auf einem Dateiserver oder NAS im eigenen Netz – etwa für große Datenmengen oder Fachanwendungen, die lokal arbeiten.
• Backup & Wiederherstellung → Daten & Ablage (Schutz & Sicherung): Dateien und Ablagen werden nach festgelegtem Konzept gesichert; die Wiederherstellung wird regelmäßig getestet.
• Backup & Wiederherstellung → Server & Virtualisierung (Schutz & Sicherung): Server und virtuelle Maschinen werden gesichert, damit sie im Notfall wiederhergestellt werden können.
• Backup & Wiederherstellung → Cloud & Zusammenarbeit (Schutz & Sicherung): Für Daten in Cloud-Diensten wird festgelegt, ob und wie sie zusätzlich gesichert werden. Papierkorb und Versionsverlauf sind Funktionen des Dienstes, keine eigenständige Sicherung. Ohne Abstimmung: Man verlässt sich darauf, dass „die Cloud“ sichert – geklärt ist es nicht.
• Backup & Wiederherstellung → ERP & Buchhaltung (Schutz & Sicherung): Datenbanken kaufmännischer Systeme brauchen eine abgestimmte Sicherung, die zum System passt. Bedingung: sofern der Anbieter die Daten nicht selbst sichert – die Zuständigkeit wird festgehalten. Ohne Abstimmung: Niemand weiß genau, wer die Datenbank des kaufmännischen Systems sichert.
• Sicherheit → Identitäten (Schutz & Sicherung): Mehrstufige Anmeldung (bevorzugt phishing-resistent, z. B. Passkeys), Passwortmanagement und getrennte Konten für Verwaltungsaufgaben. Ohne Abstimmung: Sicherheitsregeln werden je Werkzeug unterschiedlich gehandhabt; die schwächste Anmeldung bestimmt das Risiko.
• Sicherheit → Arbeitsplätze (Schutz & Sicherung): Schutz der Endgeräte, Verschlüsselung, Updates und Geräterichtlinien.
• Sicherheit → Netzwerk & Internet (Schutz & Sicherung): Firewall, Segmentierung (z. B. Gäste, Geräte, Server getrennt) und ein sicherer Zugriff von außen.
• Sicherheit → Cloud & Zusammenarbeit (Schutz & Sicherung): Sicherheitseinstellungen, Freigabe- und Gastregeln im Cloud-Mandanten.
• Betreuung → Arbeitsplätze (Betreuung): Unterstützung im Alltag, Gerätepflege und Bereitstellung – im vereinbarten Umfang.
• Betreuung → Netzwerk & Internet (Betreuung): Pflege und Dokumentation von Netzwerk und Firewall-Konfiguration – im vereinbarten Umfang, bauliche Arbeiten durch Fachbetriebe.
• Betreuung → Server & Virtualisierung (Betreuung): Updates, Kontrollen und Dokumentation der Server – im vereinbarten Umfang.
• Betreuung → Cloud & Zusammenarbeit (Betreuung): Administration des Mandanten: Benutzer, Lizenzen, Gruppen und Einstellungen – im vereinbarten Umfang.
• Betreuung → Identitäten (Betreuung): Benutzerlebenszyklus und Berechtigungen laufend pflegen – im vereinbarten Umfang.
• ENTDECKE ONE → Menschen (gemeinsamer Einstieg): Produktvision: ein gemeinsamer Einstieg für Wissen, Dokumente und Abläufe.
• ENTDECKE ONE → Identitäten (Anmeldung & Rechte): Produktvision: Anmeldung mit dem Unternehmenskonto.
• ENTDECKE ONE → Schulungen & Lernen (gemeinsamer Einstieg): Produktvision: Lernangebote im selben Einstieg.
• ENTDECKE ONE → CRM (gemeinsamer Einstieg): Produktvision: Schnelleinstieg zu vorhandenen Anwendungen – ONE ersetzt das CRM nicht.
• ENTDECKE ONE → ERP & Buchhaltung (gemeinsamer Einstieg): Produktvision: Schnelleinstieg zu vorhandenen Anwendungen – ONE ersetzt das ERP nicht.