Technischer Datenschutz · Art. 25 DSGVO
Datenschutz von Anfang an mitplanen
Nachträglicher Datenschutz ist teuer: Felder, Schnittstellen und Freigaben sind dann schon in Gebrauch. Wir bringen Datenschutzanforderungen in Auswahl, Einrichtung und Änderung Ihrer Systeme ein – technisch konkret und abgestimmt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Gesetzliche Anforderung
Was Art. 25 DSGVO verlangt
Datenschutz durch Technikgestaltung (Abs. 1)
Der Verantwortliche trifft sowohl zum Zeitpunkt der Festlegung der Mittel als auch zum Zeitpunkt der Verarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen – zum Beispiel Pseudonymisierung –, damit die Datenschutzgrundsätze wie die Datenminimierung wirksam umgesetzt werden. Zu berücksichtigen sind unter anderem der Stand der Technik, die Implementierungskosten und das Risiko der Verarbeitung.
Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Abs. 2)
Durch Voreinstellung werden nur die Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Das betrifft die Menge der Daten, den Umfang der Verarbeitung, die Speicherfrist und die Zugänglichkeit. Personenbezogene Daten dürfen durch Voreinstellungen nicht ohne Eingreifen der Person einer unbestimmten Zahl von Personen zugänglich gemacht werden.
Beispiel: Voreinstellungen gestalten
Ein Bewerberportal wird eingeführt – was ändern die Voreinstellungen?
Die Beispielorganisation ersetzt Sammelpostfach und Bewerbungsordner durch ein Bewerberportal. Wählen Sie für jede der vier Dimensionen aus Art. 25 Abs. 2 DSGVO zwischen Werkseinstellung und datenschutzfreundlicher Voreinstellung. Berechnet wird, wo Bewerbungsdaten danach liegen, was automatisch gelöscht wird und wer sie sieht.
Ihre Auswahl: 4 Speicherorte, davon 0 mit automatischer Löschung; 3 Datenkategorien; Zugriff: Personalabteilung, alle Führungskräfte.
Werkseinstellung
- Speicherorte
- 4
- löschen automatisch
- 0 von 4
- Datenkategorien
- 3
- Zugriff
- 2
Ihre Auswahl
- Speicherorte
- 4
- löschen automatisch
- 0 von 4
- Datenkategorien
- 3
- Zugriff
- 2
Wo die Bewerbungsdaten liegen
- Bewerberportal (geplant) nur manuellim System selbst
- E-Mail-Postfächer nur manuellKopie über: E-Mail-Benachrichtigung mit Anhang
- Datensicherung erst nach Ablauf der SicherungKopie über: E-Mail-Benachrichtigung mit Anhang → Postfachsicherung
- Notebooks der Mitarbeitenden nur manuellKopie über: E-Mail-Benachrichtigung mit Anhang → Postfach-Zwischenspeicher · folgt E-Mail-Postfächer
Datenkategorien: KontaktdatenBewerbungsunterlagenZusatzangaben (Geburtsdatum, Foto)
Fiktives, vereinfachtes Beispiel ohne Bezug zu einem bestimmten Produkt: Sicherungen des Portalanbieters, Zeitachsen und Fristen sind nicht abgebildet. Welche Angaben erforderlich und welche Fristen angemessen sind, legt Ihr Unternehmen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten fest. ENTDECKE.digital bietet keine Rechtsberatung an.
Voreinstellungen als Text
- Menge der Daten – Werkseinstellung: Formular wie ausgeliefert; Datenschutzfreundlich: Nur erforderliche Felder.
- Umfang der Verarbeitung – Werkseinstellung: Benachrichtigung mit Anhang; Datenschutzfreundlich: Benachrichtigung ohne Anhang.
- Speicherfrist – Werkseinstellung: Keine automatische Löschung; Datenschutzfreundlich: Löschfrist im Portal.
- Zugänglichkeit – Werkseinstellung: Alle Führungskräfte sehen alles; Datenschutzfreundlich: Zugriff je Stelle.
Werkseinstellung: 4 Speicherorte, davon 0 mit automatischer Löschung; 3 Datenkategorien; Zugriff: Personalabteilung, alle Führungskräfte. Mit allen datenschutzfreundlichen Voreinstellungen: 1 Speicherort, davon 1 mit automatischer Löschung; 2 Datenkategorien; Zugriff: Personalabteilung, zuständige Führungskraft.
Lebenszyklus
Wo Datenschutz in den Systemlebenszyklus gehört
Bedarf und Auswahl
Datenschutzanforderungen in Anforderungskatalog und Produktauswahl aufnehmen: Speicherorte, Rollenmodell, Lösch- und Exportfunktionen. Der Europäische Datenschutzausschuss zählt die Beschaffung ausdrücklich zum Zeitpunkt, an dem die Mittel festgelegt werden, und empfiehlt, Standardsoftware vorab zu bewerten und Funktionen abzuschalten, die mit dem Zweck nicht vereinbar sind.
Konzeption
Datenmodell, Rollen, Schnittstellen und Voreinstellungen festlegen – mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt.
Einrichtung
Konfiguration nach Konzept; Abweichungen dokumentieren.
Test und Abnahme
Voreinstellungen, Berechtigungen und Löschfunktionen vor dem Echtbetrieb prüfen. Der BSI-Baustein CON.6 verlangt, das Löschen zu regeln, bevor Verfahren und IT-Systeme produktiv eingeführt werden.
Betrieb und Änderungen
Neue Funktionen, Updates und Schnittstellen erneut auf Voreinstellungen prüfen. Die Pflicht endet nicht mit der Einführung: Maßnahmen sind regelmäßig auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen.
Außerbetriebnahme
Daten übernehmen, löschen oder Datenträger sicher vernichten – nachvollziehbar dokumentiert.
Praxis
Typische technische Gestaltungsentscheidungen
Testdaten statt Echtdaten
Entwicklungs- und Testumgebungen mit synthetischen oder pseudonymisierten Daten.
Pseudonymisierte Auswertungen
Berichte und Statistiken ohne direkten Personenbezug, wo der Zweck es erlaubt.
Protokolle mit Ablaufdatum
Nachvollziehbarkeit ja – aber mit festgelegter, begrenzter Aufbewahrung.
Zurückhaltende Freigaben
Neue Ablagen und Kanäle starten intern; Freigaben nach außen sind eine bewusste Entscheidung.
Export und Löschung vorgesehen
Systeme so wählen und einrichten, dass sich Daten finden, exportieren und löschen lassen.
Getrennte Zwecke
Daten verschiedener Zwecke in getrennten Bereichen oder Rollen halten.
Risiken und Grenzen
Warum eine gute Einstellung allein nicht reicht
Dimensionen wirken zusammen
Eine Löschfrist im Portal erfasst keine Kopien, die Benachrichtigungen oder Exporte erzeugt haben. Der Europäische Datenschutzausschuss empfiehlt in seinen Leitlinien, Zugriffe entlang des gesamten Datenflusses zu begrenzen – nicht nur im System selbst.
Updates ändern Voreinstellungen
Neue Funktionen können eingeschaltet ausgeliefert werden. Wer Voreinstellungen einmal festlegt und danach nicht mehr prüft, verliert sie schleichend.
Was beim Anbieter liegt
Sicherungen und Protokolle des Anbieters folgen dessen Regeln, nicht Ihren Voreinstellungen. Was dort gilt, gehört in die Auswahl und in die Dokumentation – siehe IT-Bestandsaufnahme.
Erforderlich ist eine Entscheidung
Welche Angaben eine Stelle wirklich braucht und welche Frist angemessen ist, kann keine Software entscheiden. Das legt Ihr Unternehmen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten fest; wir setzen es technisch um.
Häufige Fragen
Gilt Art. 25 auch für Systeme, die wir schon betreiben?
Die Pflicht bezieht sich ausdrücklich auch auf den Zeitpunkt der Verarbeitung, nicht nur auf die Planung. Bestehende Systeme lassen sich daher ebenfalls auf ihre Voreinstellungen prüfen und nachjustieren.
Ist nicht der Software-Hersteller verantwortlich?
Die Pflicht aus Art. 25 trifft den Verantwortlichen, also Ihr Unternehmen. Deshalb lohnt es sich, Datenschutzanforderungen schon bei der Auswahl von Produkten und Dienstleistern zu formulieren – dabei unterstützen wir technisch.
Was tun, wenn ein Produkt keine datenschutzfreundliche Einstellung anbietet?
Zuerst prüfen, ob sich nicht benötigte Funktionen abschalten oder über Rollen und Freigaben eingrenzen lassen. Bleibt eine Lücke, gehört sie in die Produktentscheidung und in die Risikobetrachtung – gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Wir beschreiben technisch, was möglich ist und was nicht.
Begleiten Sie auch die Einführung neuer Software?
Ja, mit dem technischen Datenschutzanteil: Anforderungen, Konfiguration, Test der Voreinstellungen und Dokumentation. Verträge mit Anbietern prüft Ihre Rechtsberatung.
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Wie hoch das Risiko einer neuen Verarbeitung ist – und ob eine Folgenabschätzung nötig sein kann.
Neues System geplant oder Änderung anstehend?
Sprechen Sie uns früh an – dann lassen sich Voreinstellungen noch ohne Umbau festlegen. Telefon 07131-618726-0.