Microsoft 365 · Outlook
Outlook im Unternehmen: mehr als ein Postfach
E-Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte hängen in Outlook eng zusammen. Wer diese Verbindung nutzt, plant Termine schneller, verliert keine Zusagen im Posteingang und behält auch in gemeinsamen Postfächern den Überblick.
Zusammenspiel
Vier Bereiche, ein Werkzeug
Aus einer E-Mail wird ein Termin, aus dem Termin eine Aufgabe, aus dem Absender ein Kontakt – genau diesen Zusammenhang vermittelt unser Kurs „Outlook individuell“.
- Outlook
- E-MailOrdnen, kennzeichnen, mit Regeln sortieren
- KalenderTermine, Besprechungen, Freigaben
- AufgabenZusagen festhalten und nachverfolgen
- KontakteAdressen und Verteiler pflegen
Praxis
Was im Outlook-Alltag Zeit spart
Posteingang mit System
Ordner, Kategorien und Kennzeichnungen so einsetzen, dass Wichtiges nicht untergeht.
Regeln und Suche
Wiederkehrende Mails automatisch einsortieren und Nachrichten schnell wiederfinden.
Kalender teilen und planen
Verfügbarkeit sehen, Besprechungen planen, Kalender für Kolleginnen und Kollegen freigeben.
Tastenkombinationen
Die wichtigsten Kürzel für Mail und Kalender – Inhalt unseres Tipps-&-Tricks-Kurses.
Im Team
Gemeinsame Postfächer richtig nutzen
Für Adressen wie info@ oder support@ bietet Microsoft 365 freigegebene Postfächer. Mehrere Personen lesen und beantworten darin Nachrichten – jeweils mit ihrem eigenen, lizenzierten Konto. Das Postfach selbst braucht laut Microsoft bis 50 GB keine eigene Lizenz.
Die Anmeldung mit dem Konto des Postfachs ist nicht vorgesehen und sollte laut Microsoft dauerhaft gesperrt bleiben. Wer was darf, regeln drei Berechtigungen: Vollzugriff zum Lesen, „Senden als“ und „Senden im Auftrag von“ zum Senden – das Modell darunter zeigt den Unterschied.
Wann eine Microsoft-365-Gruppe besser passt
Sollen Personen außerhalb des Unternehmens beteiligt sein, mehr als 25 Personen mitarbeiten oder soll das Löschen von Nachrichten eingeschränkt werden, empfiehlt Microsoft statt eines freigegebenen Postfachs eine Microsoft-365-Gruppe.
Durchspielen
Was darf ich im freigegebenen Postfach?
Drei Berechtigungen, die sich leicht verwechseln lassen: Vollzugriff, „Senden als“ und „Senden im Auftrag von“. Stellen Sie ein, welche eine Person für das Postfach info@ hat und was sie tun möchte. Das Ergebnis folgt den Beschreibungen von Microsoft.
Ergebnis
Nicht möglich
Die nötige Berechtigung fehlt.
- Wichtig: Vollzugriff erlaubt kein Senden. Dafür braucht es zusätzlich „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“.
Vereinfachtes Lernmodell nach Microsoft Learn – keine Nachbildung von Exchange Online. Nicht abgebildet: Ordnerberechtigungen, Kalenderfreigaben, Stellvertretungen im eigenen Postfach, ausgeblendete Postfächer (dort funktionieren „Senden als“ und „Senden im Auftrag von“ in Outlook für Windows laut Microsoft nicht), Gruppen als Berechtigte. Neue Berechtigungen können laut Microsoft bis zu 60 Minuten brauchen, bis sie wirken.
Modellregeln als Text
Alle Regeln werden geprüft; es gilt die strengste zutreffende Folge (Kann lesen und ablegen → Sendet als info@ → Sendet „im Auftrag von“ info@ → Nicht möglich).
- Kann lesen und ablegen, wenn Vorhaben: Eingegangene Nachrichten lesen und ablegen und Vollzugriff: Erteilt – Vollzugriff erlaubt, das Postfach zu öffnen und Inhalte anzusehen, hinzuzufügen und zu entfernen.
- Nicht möglich, wenn Vorhaben: Eingegangene Nachrichten lesen und ablegen und Vollzugriff: Nicht erteilt – Ohne Vollzugriff kein Lesen – auch nicht mit „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“: Beide erlauben laut Microsoft nicht, Inhalte des Postfachs zu lesen.
- Sendet als info@, wenn Vorhaben: Eine Nachricht vom Postfach info@ senden und „Senden als“: Erteilt – „Senden als“ ist erteilt. Hat jemand beide Senderechte, verwendet Exchange laut Microsoft immer „Senden als“.
- Sendet „im Auftrag von“ info@, wenn Vorhaben: Eine Nachricht vom Postfach info@ senden und „Senden als“: Nicht erteilt und „Senden im Auftrag von“: Erteilt – „Senden im Auftrag von“ ist erteilt, „Senden als“ nicht.
- Nicht möglich, wenn Vorhaben: Eine Nachricht vom Postfach info@ senden und „Senden als“: Nicht erteilt und „Senden im Auftrag von“: Nicht erteilt und Vollzugriff: Erteilt – Wichtig: Vollzugriff erlaubt kein Senden. Dafür braucht es zusätzlich „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“.
- Nicht möglich, wenn Vorhaben: Eine Nachricht vom Postfach info@ senden und „Senden als“: Nicht erteilt und „Senden im Auftrag von“: Nicht erteilt und Vollzugriff: Nicht erteilt – Keine Berechtigung für dieses Postfach.
Vereinfachtes Lernmodell nach Microsoft Learn – keine Nachbildung von Exchange Online. Nicht abgebildet: Ordnerberechtigungen, Kalenderfreigaben, Stellvertretungen im eigenen Postfach, ausgeblendete Postfächer (dort funktionieren „Senden als“ und „Senden im Auftrag von“ in Outlook für Windows laut Microsoft nicht), Gruppen als Berechtigte. Neue Berechtigungen können laut Microsoft bis zu 60 Minuten brauchen, bis sie wirken.
Gemeinsam erreichbar
Postfach, Gruppe, Verteiler oder Kanal?
Vier Wege, über die mehrere Personen Nachrichten empfangen oder gemeinsam bearbeiten. Was sie unterscheidet, nach Microsoft.
Freigegebenes Postfach
Eine gemeinsame Adresse, die mehrere Personen bearbeiten – etwa info@ oder support@.
- Nur Personen im Unternehmen, Zugriff über das eigene Konto
- Ohne eigene Lizenz bis 50 GB; laut Microsoft höchstens 25 Personen
- Löschen lässt sich nicht verhindern
Microsoft-365-Gruppe
Gruppenpostfach mit Kalender, Dateien und Planner – auch die Grundlage jedes Teams.
- Auch Personen außerhalb, wenn die Administration es erlaubt
- Für mehr Personen oder wenn Löschen eingeschränkt sein soll
- Senden als oder im Auftrag der Gruppe, wenn freigeschaltet
Verteilerliste
Eine Adresse, die Nachrichten an alle Mitglieder weiterleitet – ohne gemeinsames Postfach.
- Für Rundschreiben an einen festen Kreis
- Kann externe Mails empfangen, wenn freigeschaltet
- Kein gemeinsamer Ablageort
Teams-Kanal
Unterhaltungen und Dateien an einem Ort, für alle Mitglieder sichtbar.
- Für Abstimmungen im Team statt Antwortketten
- Gäste über ein Gastkonto
- Dateien auf der SharePoint-Website des Teams
Kurskatalog
Outlook lernen
„Outlook individuell“ verbindet Mail, Termine, Aufgaben und Kontakte; „Tipps & Tricks“ richtet sich an Teilnehmende mit guten Kenntnissen. Ergänzend: persönliche Aufgaben mit To Do und Besprechungen in Teams.
Über die Schulung hinaus
Postfächer im Unternehmen betreuen
Postfächer und Gruppen im Betrieb
Im Rahmen der IT-Systembetreuung unterstützen wir bei der Administration bestehender Umgebungen, etwa bei Postfächern, Gruppen und Freigaben.
Microsoft Teams
Wenn Abstimmungen besser im Kanal als im Postfach laufen.
Häufige Fragen
Welcher Outlook-Kurs passt zu uns?
„Outlook individuell“ eignet sich für Teilnehmende mit geringen oder guten Kenntnissen, die mehr als E-Mails schreiben möchten. „Outlook Tipps & Tricks“ setzt gute Kenntnisse voraus und zeigt effizientes Arbeiten und Tastenkombinationen.
Gibt es die Kurse auch online?
Welche Formate es je Kurs gibt – E-Learning, Webinar oder Seminar vor Ort –, steht im Kurskatalog; die Formate im Vergleich unter Schulungen.
Können mehrere Personen ein Postfach gemeinsam nutzen?
Ja, über ein freigegebenes Postfach. Der Zugriff erfolgt mit dem eigenen Konto; die Berechtigungen vergibt die Administration. Microsoft nennt höchstens 25 Personen – für mehr empfiehlt Microsoft eine Microsoft-365-Gruppe.
Ich habe Vollzugriff – warum kann ich nicht senden?
Weil Vollzugriff nur das Lesen und Verwalten erlaubt. Zum Senden braucht es zusätzlich „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“. Nach dem Erteilen kann es laut Microsoft bis zu 60 Minuten dauern, bis die Berechtigung wirkt.
„Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“?
Bei „Senden als“ sehen die Empfänger nur das Postfach als Absender. Bei „Senden im Auftrag von“ steht zusätzlich der Name der Person im Absender; Antworten gehen trotzdem an das Postfach. Für Support-Adressen passt „Senden als“, wenn die Empfänger nur das Postfach als Absender sehen sollen.
Können externe Partner ein freigegebenes Postfach mitnutzen?
Nein. Laut Microsoft können nur Personen im Unternehmen ein freigegebenes Postfach nutzen. Für die Zusammenarbeit mit Externen eignet sich eine Microsoft-365-Gruppe oder ein Team.
Schulen Sie auch die Arbeit mit freigegebenen Postfächern und Kalendern?
In Seminaren vor Ort arbeiten wir mit Beispielen aus Ihrem Alltag – dazu können gemeinsame Postfächer und Kalender gehören. Den Schwerpunkt stimmen wir vorab mit Ihnen ab.
Outlook-Schulung für Ihr Team
Sagen Sie uns, wie Ihr Team mit Mail und Kalender arbeitet – wir schlagen Kurs und Format vor. Telefon 07131-618726-0.