Microsoft 365 · OneDrive
OneDrive for Business: Ihre Ablage im Unternehmen
Entwürfe, eigene Unterlagen, Dateien in Arbeit – OneDrive ist der persönliche Speicher in Microsoft 365. Wer weiß, wann eine Datei hierher gehört und wann ins Team, spart sich doppelte Versionen und lange Suchen.
Faustregel
OneDrive für meine Dateien in Arbeit – Teams und SharePoint für unsere.
Sobald mehrere Personen dauerhaft an einer Datei arbeiten oder sie dem Team gehört, sollte sie in den Kanal oder auf die SharePoint-Website. Dann bleibt sie auch erhalten, wenn die Person, die sie angelegt hat, das Unternehmen verlässt.
Orientierung
Wo gehört welche Datei hin?
- OneDriveEntwürfe, persönliche Unterlagen, Dateien, die nur ich bearbeite
- Kanal in TeamsDateien eines Projekts oder Teams, an denen alle arbeiten
- SharePoint-WebsiteDokumente für einen größeren Kreis oder zur dauerhaften Ablage
- Chat in TeamsHier geteilte Dateien liegen im OneDrive der Person, die sie teilt
Im Alltag
Was OneDrive für Sie erledigt
Synchronisieren mit dem Explorer
Dateien erscheinen wie gewohnt im Datei-Explorer und werden bei Bedarf heruntergeladen – so bleibt Speicherplatz frei.
Mit Link freigeben
Statt Anhang: ein Link auf die aktuelle Fassung, mit festgelegtem Empfängerkreis.
Versionen und Papierkorb
Frühere Stände wiederherstellen und versehentlich gelöschte Dateien zurückholen.
Wichtige Ordner sichern
Desktop, Dokumente und Bilder lassen sich nach OneDrive verschieben – die Ordner bleiben, wo Mitarbeitende sie kennen.
Auf jedem Gerät
Im Browser, auf dem Notebook oder mobil – mit demselben Konto.
Sicher teilen
Freigaben bewusst setzen
Ein Freigabelink ist schnell erstellt – und wird ebenso schnell weitergeleitet. Darum lohnt der kurze Blick, für wen der Link gilt und ob Empfangende nur lesen oder auch bearbeiten dürfen.
Welche Linkarten Ihnen zur Verfügung stehen, legt Ihr Unternehmen in den Einstellungen von SharePoint und OneDrive fest. Ist zum Beispiel die Freigabe an Externe abgeschaltet, erscheint diese Option gar nicht erst.
Was ein Link, eine Weiterleitung und die Einstellung der Organisation im Einzelnen bewirken, zeigt das Beispiel im nächsten Abschnitt.
Wer kann das öffnen?
Eine Datei aus dem OneDrive teilen – und was danach gilt
Ein fiktives Beispiel: das OneDrive einer Projektleitung mit einem Entwurf und einem Angebot für einen Kunden. Zu Beginn kann nur sie selbst ihre Dateien öffnen. Die Szenarien zeigen, was ein Freigabelink, eine Weiterleitung, eine Einstellung der Organisation und ein Austritt daran ändern. Jedes Ergebnis wird aus dem Modell berechnet. Wie Berechtigungen auf Teamwebsites vererbt werden, zeigt das Modell auf SharePoint Online.
- 1 öffnen
- 1 öffnen
- 1 öffnen
- 1 öffnen
- 1 öffnen
- 1 öffnen
- LesenÖffnen und herunterladen, nicht ändern – Standard der Besucher.
- BearbeitenInhalte hinzufügen, ändern und löschen – Standard der Mitglieder.
- VollzugriffAlles, auch Berechtigungen ändern – Standard der Besitzer.
- mit LinkWer den Link erhält und öffnet – noch kein Zugriff, nicht auffindbar.
- Suche/Copilot: auffindbar (Ansicht nach Person)
Vereinfachtes Lernmodell. Es gibt kein echtes OneDrive und keine Live-Daten wieder. Der Zugriff der Führungskraft nach dem Austritt ist vereinfacht als Vollzugriff dargestellt. Im Austrittsszenario gilt der Link für die Zeit bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Die Frist von 30 Tagen ist ein Standardwert, den Ihr Unternehmen ändern kann. Aufbewahrungsrichtlinien können Inhalte zusätzlich länger erhalten. Weggelassen sind unter anderem Ablaufdaten und Kennwörter für Links, das Blockieren von Downloads und die in Teams-Chats geteilten Dateien. „Suche/Copilot“ heißt: Die Person kann die Datei bereits öffnen.
Berechtigungsmodell als Text
Rollen:
- Lesen: Öffnen und herunterladen, nicht ändern – Standard der Besucher.
- Bearbeiten: Inhalte hinzufügen, ändern und löschen – Standard der Mitglieder.
- Vollzugriff: Alles, auch Berechtigungen ändern – Standard der Besitzer.
Personen:
- Projektleitung (Organisation)
- Person aus dem Team (Organisation)
- Führungskraft (Organisation)
- Ansprechperson beim Kunden (Gast)
- Weitere Person beim Kunden (Gast)
- Jemand ohne Anmeldung (ohne Anmeldung)
Ausgangslage – Website, Bibliotheken, Ordner, Dateien:
- Website OneDrive der Projektleitung: Projektleitung – Vollzugriff.
- Bibliothek Dokumente (in OneDrive der Projektleitung): Projektleitung – Vollzugriff.
- Ordner Entwürfe (in Dokumente): Projektleitung – Vollzugriff.
- Datei Konzept_Entwurf.docx (in Entwürfe): Projektleitung – Vollzugriff.
- Ordner Kundenprojekt (in Dokumente): Projektleitung – Vollzugriff.
- Datei Angebot_Kunde.pdf (in Kundenprojekt): Projektleitung – Vollzugriff.
Szenarien:
- „Jeder“-Link weitergeleitet: Die Projektleitung schickt das Angebot als Link „Jeder mit dem Link“. Wer den Link hat, kann die Datei ohne Anmeldung öffnen: die Ansprechperson, die weitere Person, an die sie ihn weiterleitet, und jede andere Person, bei der er landet. Wer den Link tatsächlich nutzt, lässt sich keiner Person zuordnen. Auffindbar wird die Datei dadurch für niemanden. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Ansprechperson beim Kunden → Angebot_Kunde.pdf: mit Link (Suche/Copilot: nicht auffindbar); Weitere Person beim Kunden → Angebot_Kunde.pdf: mit Link (Suche/Copilot: nicht auffindbar); Jemand ohne Anmeldung → Angebot_Kunde.pdf: mit Link (Suche/Copilot: nicht auffindbar); Ansprechperson beim Kunden → Konzept_Entwurf.docx: kein Zugriff.
- Besser: Link für bestimmte Personen: Dasselbe Angebot als Link für bestimmte Personen. Nur die Ansprechperson kann es öffnen und muss dafür ihre Identität bestätigen. Leitet sie den Link weiter, nützt er der weiteren Person nichts. Die Entwürfe bleiben in beiden Fällen privat, denn der Link gilt nur für die eine Datei. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Ansprechperson beim Kunden → Angebot_Kunde.pdf: Lesen (Suche/Copilot: auffindbar); Weitere Person beim Kunden → Angebot_Kunde.pdf: kein Zugriff; Jemand ohne Anmeldung → Angebot_Kunde.pdf: kein Zugriff.
- Externe Freigabe abgeschaltet: Beide Links bestehen, dann stellt die Administration die externe Freigabe auf „Nur Personen in Ihrer Organisation“. Gäste und Personen ohne Anmeldung kommen nicht mehr hinein, und „Jeder“-Links funktionieren nicht mehr. Für OneDrive kann die Einstellung nicht großzügiger sein als die der Organisation für SharePoint. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Ansprechperson beim Kunden → Angebot_Kunde.pdf: kein Zugriff; Jemand ohne Anmeldung → Angebot_Kunde.pdf: kein Zugriff; Projektleitung → Angebot_Kunde.pdf: Vollzugriff (Suche/Copilot: auffindbar).
- Projektleitung verlässt das Unternehmen: Das Konto der Projektleitung wird gelöscht. Standardmäßig erhält dann die in Microsoft Entra ID eingetragene Führungskraft Zugriff auf das OneDrive und eine E-Mail dazu. Die Aufbewahrungsfrist beträgt standardmäßig 30 Tage, sieben Tage vor Ablauf folgt eine Erinnerung. Danach kommt das OneDrive in den Papierkorb, und geteilte Inhalte sind nicht mehr erreichbar. Ist weder eine Führungskraft noch ein sekundärer Besitzer eingetragen, bekommt niemand automatisch Zugriff. Dateien, die dem Team gehören, sollten deshalb vorher umziehen. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Führungskraft → Konzept_Entwurf.docx: Vollzugriff (Suche/Copilot: auffindbar); Projektleitung → Angebot_Kunde.pdf: kein Zugriff; Ansprechperson beim Kunden → Angebot_Kunde.pdf: Lesen (Suche/Copilot: auffindbar).
Fristen nach Microsoft
Konto gelöscht oder nur Lizenz entzogen: was wann mit dem OneDrive geschieht
Ob ein OneDrive nach dem Austritt erreichbar bleibt, hängt davon ab, was die IT mit dem Konto macht. Die Fristen unten sind die Standardwerte, die Microsoft beschreibt (Stand der Seiten: Juni und August 2026). Ihr Unternehmen kann einzelne davon ändern.
Konto gelöscht: Zugriff für die Führungskraft
Die Bereinigung beginnt erst, wenn das Konto in Microsoft Entra ID gelöscht wird. Dann erhält die eingetragene Führungskraft Zugriff und eine E-Mail; ist keine eingetragen, ein in SharePoint festgelegter sekundärer Besitzer. Gibt es beides nicht, bekommt niemand automatisch Zugriff. Standardmäßig bleibt das OneDrive 30 Tage erhalten, sieben Tage vor Ablauf kommt eine Erinnerung. Danach liegt es 93 Tage im Papierkorb, geteilte Inhalte sind dann nicht mehr erreichbar (Microsoft Learn).
Dateien übergeben, Freigaben behalten
Die Führungskraft öffnet das OneDrive über „Dateien anzeigen“ in der E-Mail. Mit „Verschieben nach“ und der Option „Freigabe für dieselben Personen beibehalten“ zieht sie Dateien an einen neuen Ort, ohne dass Kolleginnen und Kollegen den Zugriff verlieren. Die Dateien werden verschoben, nicht kopiert. Listen und Formulare lassen sich so nicht übertragen, und welche Dateien extern geteilt sind, zeigt die Ansicht derzeit nicht (Microsoft Support).
Nur die Lizenz entzogen: schreibgeschützt, dann archiviert
Eine Anmeldesperre oder ein Lizenzentzug startet die Bereinigung nicht – und damit auch keinen Zugriff für die Führungskraft. Ein OneDrive ohne Lizenz wird nach 60 Tagen schreibgeschützt und nach 93 Tagen über Microsoft 365 Archive archiviert. In beiden Zuständen kommen laut Microsoft weder die Person noch die IT an die Inhalte, bis die IT handelt. Bekommt das Konto wieder eine Lizenz, wird das OneDrive laut Microsoft innerhalb von 24 bis 48 Stunden ohne Reaktivierungsgebühr reaktiviert. Ohne zugehöriges Konto muss es erst reaktiviert werden; dafür muss die IT die kostenpflichtige Abrechnung für nicht lizenzierte Konten einschalten (Microsoft Learn).
Auch gelöschte Konten werden archiviert
Mit dem Löschen des Kontos gilt das OneDrive ebenfalls als nicht lizenziert. Es wird deshalb am 93. Tag archiviert, auch wenn die Aufbewahrungsfrist länger eingestellt ist (Microsoft Learn). Die Frist von 30 Tagen lässt sich mandantenweit ändern (Microsoft Learn).
Seit Juli 2026: Löschung nach 365 unbezahlten Tagen möglich
Seit dem 1. Juli 2026 kann ein OneDrive ohne Lizenz und ohne aktivierte Abrechnung nach 365 unbezahlten Tagen gelöscht werden. Das gilt auch dann, wenn Aufbewahrungsrichtlinien oder Haltepflichten bestehen. Für Konten, die schon vor dem 1. Juli 2026 ohne Lizenz waren, beginnt das Risiko frühestens am 1. Juli 2027. Ausgenommen sind Bildungsmandanten sowie die US-Behördenclouds GCC und DoD (Microsoft Learn).
Was das Team braucht, vorher umziehen
Sicher erreichbar bleibt nur, was vor dem Austritt in Teams oder auf einer SharePoint-Website liegt. Die Schritte für die IT stehen bei der Abmeldung von Mitarbeitenden.
Kurskatalog
OneDrive lernen
Im OneDrive-Kurs lernen Teilnehmende an praktischen Beispielen, sicher mit ihrem persönlichen Cloudspeicher zu arbeiten.
Darüber hinaus
Wenn es um mehr als die eigene Ablage geht
Über die eigene Ablage hinaus ordnen wir gewachsene Ablagen neu und begleiten den Umstieg im Team – auf Anfrage. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest.
OneDrive im Betrieb
Unterstützung bei Benutzern, Lizenzen und Einstellungen bestehender Umgebungen im Rahmen der IT-Systembetreuung.
Dateiablagen neu ordnen
Gewachsene Laufwerke und OneDrive-Ordner in eine klare Struktur überführen.
Neue Ablage im Team verankern
Damit das alte Laufwerk nach dem Umstieg nicht weiterlebt.
Häufige Fragen
Ist OneDrive eine Datensicherung?
OneDrive schützt vor vielen Alltagspannen: Versionsverlauf und Papierkorb holen frühere oder gelöschte Dateien zurück. Eine eigenständige Datensicherung ersetzt es nicht – wie Sie Daten zusätzlich sichern, sollte Ihre IT festlegen.
Was ist der Unterschied zum privaten OneDrive?
OneDrive for Business gehört zum Firmenkonto in Microsoft 365 und unterliegt den Regeln Ihres Unternehmens. Das private OneDrive hängt an einem persönlichen Microsoft-Konto und sollte für Firmendaten nicht genutzt werden.
Was passiert mit meinen Dateien, wenn ich das Unternehmen verlasse?
Das genaue Vorgehen legt Ihr Unternehmen fest. Ohne weitere Regeln gilt laut Microsoft: Wird Ihr Konto gelöscht, erhält die in Microsoft 365 eingetragene Führungskraft Zugriff auf Ihr OneDrive, standardmäßig für 30 Tage. Danach wird das OneDrive gelöscht, und auch geteilte Dateien sind nicht mehr erreichbar. Dateien, die dem Team gehören, sollten deshalb rechtzeitig in Teams oder auf einer SharePoint-Website liegen. Wird nur die Lizenz entzogen, ist das OneDrive nach 60 Tagen schreibgeschützt und nach 93 Tagen archiviert; mehr dazu unter Fristen nach Microsoft.
Welchen Link sollte ich für Externe verwenden?
In der Regel einen Link für bestimmte Personen. Den kann nur die genannte Person nutzen, eine Weiterleitung hilft niemandem sonst. Ein „Jeder“-Link funktioniert dagegen ohne Anmeldung für jede Person, die ihn hat. Welche Linkarten Sie überhaupt sehen, entscheidet Ihr Unternehmen.
Für wen ist der OneDrive-Kurs gedacht?
Für Mitarbeitende ohne oder mit geringen OneDrive-Kenntnissen, die sicher mit ihrem persönlichen Cloudspeicher arbeiten möchten.
Ordnung in die Dateiablage bringen
Fragen Sie uns nach einer OneDrive- oder SharePoint-Schulung für Ihr Team – oder danach, wie wir Ihre Ablage mit Ihnen neu ordnen. Telefon 07131-618726-0.