Microsoft 365 · Copilot
Microsoft Copilot im Unternehmen: gut vorbereitet starten
Copilot entwirft E-Mails, fasst Besprechungen zusammen und wertet Tabellen aus – mit den Daten, auf die eine Person ohnehin zugreifen darf. Ob das hilft, hängt weniger an der Lizenz als an Ordnung, Regeln und Übung. Copilot-Schulungen stimmen wir auf Anfrage individuell mit Ihnen ab; die Grundlagen in Microsoft 365 schulen wir ebenfalls.
Worauf es ankommt
Copilot findet, was Mitarbeitende sehen dürfen – aufgeräumte Berechtigungen sind deshalb die erste Copilot-Vorbereitung.
Einordnung
Drei Stufen von Copilot in Microsoft 365
Copilot ist nicht gleich Copilot. Was er kann und auf welche Daten er zugreift, hängt von der Lizenz ab.
- Copilot Chat (Basic)In geeigneten Microsoft-365-Lizenzen enthalten; arbeitet mit Webdaten und mit Inhalten, die Sie hochladen oder geöffnet haben – in Outlook zusätzlich mit Postfach, Kalender und Besprechungen
- Microsoft 365 Copilot (Basic)Zusätzlich Standardzugriff auf Copilot in Word, Excel, PowerPoint und OneNote
- Microsoft 365 Copilot (Premium)Zusatzlizenz: greift automatisch auf E-Mails, Dateien, Besprechungen und Chats zu – nur im Rahmen der Berechtigungen der Person
Berechtigungen und Copilot
Was kann Copilot für diese Person finden?
Es ist dasselbe fiktive Beispiel wie auf der Seite zu SharePoint Online: die Teamwebsite Vertrieb mit Angeboten, Personalplanung und einem Projektordner. Wählen Sie eine Person. Die Liste zeigt, welche Dateien Copilot für sie heranziehen kann, und das sind genau die, die sie ohnehin öffnen kann. Die Szenarien zeigen, wie Oversharing entsteht und wie man es eingrenzt.
- kein Zugriff, Für Copilot: nein
- kein Zugriff, Für Copilot: nein
- kein Zugriff, Für Copilot: nein
- kein Zugriff, Für Copilot: nein
- kein Zugriff, Für Copilot: nein
- kein Zugriff, Für Copilot: nein
- kein Zugriff, Für Copilot: nein
- kein Zugriff, Für Copilot: nein
- LesenÖffnen und herunterladen, nicht ändern – Standard der Besucher.
- BearbeitenInhalte hinzufügen, ändern und löschen – Standard der Mitglieder.
- VollzugriffAlles, auch Berechtigungen ändern – Standard der Besitzer.
- mit LinkWer den Link erhält und öffnet – noch kein Zugriff, nicht auffindbar.
- Für Copilot: ja (Ansicht nach Person)
Vereinfachtes Lernmodell. Es gibt keine echte Website und keine Live-Daten wieder, und es beschreibt nicht, wie Copilot Antworten bildet. „Für Copilot: ja“ heißt: Die Person kann die Datei bereits öffnen. Laut Microsoft zeigt Copilot nur Inhalte, für die die Person mindestens Leserechte hat. Arbeitsdaten über Microsoft Graph zieht nur Microsoft 365 Copilot (Premium) automatisch heran. Mit Copilot Chat (Basic) und Microsoft 365 Copilot (Basic) müssen Inhalte hochgeladen oder geöffnet sein; nur Copilot Chat in Outlook bezieht laut Microsoft auch Postfach, Kalender und Besprechungen ein. Weggelassen sind unter anderem Vertraulichkeitsbezeichnungen, eingeschränkte Inhaltsermittlung, Agents und die Wartezeit, bis neue Freigaben im Index ankommen.
Berechtigungsmodell als Text
Rollen:
- Lesen: Öffnen und herunterladen, nicht ändern – Standard der Besucher.
- Bearbeiten: Inhalte hinzufügen, ändern und löschen – Standard der Mitglieder.
- Vollzugriff: Alles, auch Berechtigungen ändern – Standard der Besitzer.
Personen:
- Teamleitung (Organisation): Besitzer
- Person im Vertrieb (Organisation): Mitglieder
- Person in der Buchhaltung (Organisation): Besucher
- Person in der Produktion (Organisation)
- Gast beim Partner (Gast)
Ausgangslage – Website, Bibliotheken, Ordner, Dateien:
- Website Teamwebsite Vertrieb: Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
- Bibliothek Dokumente (in Teamwebsite Vertrieb): Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
- Ordner Angebote (in Dokumente): Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
- Datei Angebot_Rahmenvertrag.docx (in Angebote): Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
- Ordner Personalplanung (in Dokumente): Teamleitung – Vollzugriff.
- Datei Gehaltsübersicht.xlsx (in Personalplanung): Teamleitung – Vollzugriff.
- Ordner Projekt mit Partner (in Dokumente): Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
- Datei Projektplan.xlsx (in Projekt mit Partner): Teamleitung – Vollzugriff; Person im Vertrieb – Bearbeiten; Person in der Buchhaltung – Lesen.
Szenarien:
- Bibliothek für alle freigegeben: Damit niemand mehr nach Zugriff fragen muss, hat jemand der Bibliothek Dokumente die Gruppe „Jeder außer externen Benutzern“ mit Leserecht hinzugefügt. Jetzt kann jede Person der Organisation die Angebote und den Projektplan öffnen. Fragt die Person in der Produktion Copilot nach den Konditionen des Rahmenvertrags, kann Copilot das Angebot heranziehen. Das ist kein neuer Zugriff durch Copilot, die Freigabe bestand schon vorher. Copilot macht sie nur sichtbar. Die abgekoppelte Personalplanung bleibt geschützt. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Person in der Produktion → Angebot_Rahmenvertrag.docx: Lesen (Für Copilot: ja); Person in der Produktion → Projektplan.xlsx: Lesen (Für Copilot: ja); Person in der Produktion → Gehaltsübersicht.xlsx: kein Zugriff; Gast beim Partner → Angebot_Rahmenvertrag.docx: kein Zugriff.
- Gehaltsübersicht per Organisationslink verschickt: Die Teamleitung teilt die Gehaltsübersicht mit einem Link „Personen in Ihrer Organisation“ und schickt ihn im Teams-Chat an die Person im Vertrieb. Beim Versand wird der Link für sie eingelöst. Ab jetzt kann Copilot die Datei für sie heranziehen. Alle anderen Personen der Organisation kommen erst hinein, wenn sie den Link erhalten, zum Beispiel weitergeleitet. Bis dahin findet Copilot die Datei für sie nicht. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Person im Vertrieb → Gehaltsübersicht.xlsx: Lesen (Für Copilot: ja); Person in der Buchhaltung → Gehaltsübersicht.xlsx: mit Link (Für Copilot: nein); Person in der Produktion → Gehaltsübersicht.xlsx: mit Link (Für Copilot: nein); Gast beim Partner → Gehaltsübersicht.xlsx: kein Zugriff.
- Besser: Link für bestimmte Personen: Dieselbe Freigabe als Link für bestimmte Personen: Nur die Person im Vertrieb kann die Datei öffnen, und nur für sie kann Copilot sie heranziehen. Eine Weiterleitung öffnet sie für niemanden sonst. Ergebnis (aus dem Modell berechnet): Person im Vertrieb → Gehaltsübersicht.xlsx: Lesen (Für Copilot: ja); Person in der Buchhaltung → Gehaltsübersicht.xlsx: kein Zugriff; Person in der Produktion → Gehaltsübersicht.xlsx: kein Zugriff.
Von der Person aus prüfen
Was erreicht ein Konto? Vor dem Start nachsehen
Was Copilot für eine Person heranziehen kann, ergibt sich aus ihrem Konto: aus Mitgliedschaften, alten Rechten und Freigaben. Das Beispiel oben zeigt es an einer Datei. Vor dem Start lohnt der umgekehrte Blick, von einzelnen Konten aus. Am meisten verrät ein Konto, das lange im Unternehmen ist und schon mehrfach die Aufgabe gewechselt hat.
Mitgliedschaften in Teams und Gruppen
Jedes Team speichert seine Mitglieder in einer Microsoft-365-Gruppe, und diese Gruppe gibt Zugriff auf die SharePoint-Website des Teams. Einem öffentlichen Team kann laut Microsoft jede Person der Organisation beitreten, ohne Einladung durch die Besitzer (Microsoft Learn). Wer in vielen Teams Mitglied ist, erreicht entsprechend viele Dateien – mehr dazu auf der Seite zu Microsoft Teams.
Rechte aus früheren Aufgaben
Copilot unterscheidet nicht, ob ein Recht noch gebraucht wird. Hat beim Abteilungswechsel niemand die alten Rechte entfernt, kann Copilot auch Dateien der früheren Abteilung heranziehen. Welche Rechte beim Wechsel typischerweise liegen bleiben – Teambesitz, Postfachrechte, Administratorrollen, direkte Freigaben –, zeigt die Prüfliste beim Rollenwechsel.
Freigaben an die ganze Organisation
„Jeder außer externen Benutzern“ ist eine eingebaute Gruppe, die automatisch alle internen Personen enthält. Was damit freigegeben ist, kann Copilot für jede Person der Organisation heranziehen. Ein Bericht in SharePoint führt alle Websites, Ordner und Dateien auf, die über diese Gruppe praktisch öffentlich sind, und zeigt, wie der Zugriff erteilt wurde (Microsoft Learn).
Neue Freigabelinks
Ein Aktivitätsbericht zeigt die Websites, auf denen in den letzten 28 Tagen die meisten Freigabelinks entstanden sind – „Jeder“, „Personen in Ihrer Organisation“ und „Bestimmte Personen“. Welcher Linktyp beim Teilen vorausgewählt ist, legt die Administration im SharePoint Admin Center fest (Microsoft Learn). Wie die Linktypen wirken, zeigt SharePoint Online.
Alle Websites einer Person auf einen Blick
Der Bericht „Websiteberechtigungen für Benutzer“ listet alle Websites, auf die eine bestimmte Person zugreifen kann, und zeigt, ob das Recht direkt oder über eine Gruppe besteht. Er gehört zu SharePoint Advanced Management. Laut Microsoft ist das in der Lizenz Microsoft 365 Copilot (Premium) enthalten. Mit Microsoft 365 E5 ohne SharePoint Advanced Management stehen nur die Aktivitätsberichte zur Verfügung, keine Momentaufnahmen (Microsoft Learn).
Oversharing eingrenzen
Zu weite Freigaben finden und schließen
Microsoft nennt dafür vor allem Funktionen aus SharePoint Advanced Management und Microsoft Purview. SharePoint Advanced Management ist laut Microsoft in der Microsoft-365-Copilot-Lizenz enthalten. Welche Funktionen in einem Mandanten tatsächlich verfügbar sind, hängt von den Lizenzen ab.
Berichte zur Datenzugriffs-Governance
Sie zeigen Websites, die möglicherweise zu weit freigegebene oder vertrauliche Inhalte enthalten. Dazu gehören Inhalte, die mit „Jeder außer externen Benutzern“ geteilt wurden, Websites mit besonders vielen neuen Freigabelinks und alle Websites, auf die eine bestimmte Person zugreifen kann.
Prüfung durch die Websitebesitzer
Aus einem solchen Bericht lässt sich eine Überprüfung des Websitezugriffs starten. Die Besitzer der betroffenen Website prüfen dann selbst, denn sie kennen die Inhalte am besten.
Eingeschränkte Inhaltsermittlung
Sie nimmt einzelne SharePoint-Websites aus den organisationsweiten Suchergebnissen und aus den Copilot-Antworten heraus, solange die Überprüfung läuft.
Eingeschränkte Zugriffssteuerung
Sie beschränkt den Zugriff auf eine SharePoint- oder OneDrive-Website auf bestimmte Gruppen.
Vertraulichkeitsbezeichnungen
Mit Microsoft Purview lassen sich Inhalte nach ihrer Vertraulichkeit kennzeichnen. Sind sie dabei verschlüsselt, beachtet Copilot die Nutzungsrechte der jeweiligen Person.
Die Grundlage bleibt das Berechtigungsmodell
Microsoft empfiehlt, die Berechtigungsmodelle der Dienste wie SharePoint zu nutzen, damit die richtigen Personen auf die richtigen Inhalte zugreifen. Wie Vererbung, Gruppen und Links zusammenwirken, zeigt die Seite zu SharePoint Online.
In den Anwendungen
Was Copilot im Arbeitsalltag übernimmt
Word
Entwürfe schreiben, Texte umformulieren und lange Dokumente zusammenfassen.
Excel
Daten analysieren, Formeln vorschlagen und Diagramme erstellen.
Outlook
E-Mails entwerfen und lange Verläufe zusammenfassen.
Teams
Besprechungen zusammenfassen und Aufgaben festhalten.
PowerPoint
Präsentationen aus einer Vorgabe oder einem Dokument erstellen.
Vorbereitung
In fünf Schritten zum Einsatz
Ein allgemeines Vorgehen – unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens. Wie neue Werkzeuge im Team ankommen, beschreibt die Seite Einführung und Adoption.
Ziele klären
Für welche Aufgaben soll Copilot helfen? Wenige konkrete Anwendungsfälle sind besser als ein allgemeiner Start.
Berechtigungen prüfen
Zu weit gefasste Freigaben finden, bevor Copilot sie sichtbar macht. Das Beispiel oben zeigt, wie sie entstehen; der Abschnitt „Was erreicht ein Konto?“ zeigt, wo man nachsieht.
Regeln festlegen
Welche Daten dürfen genutzt werden, wer prüft Ergebnisse, was ist tabu?
Pilotgruppe schulen
Grundlagen in Microsoft 365 und gute Eingaben (Prompts) üben – an echten Aufgaben.
Auswerten und ausweiten
Erfahrungen sammeln, Regeln anpassen, weitere Teams einbeziehen.
Daten und Verantwortung
Was mit Ihren Daten passiert
Copilot greift nur auf Inhalte zu, die die angemeldete Person auch selbst öffnen dürfte. Er macht keine neuen Daten zugänglich – aber er findet vorhandene schneller. Eine Präsentation, die versehentlich für das ganze Unternehmen freigegeben ist, fällt dann eher auf.
Wer sich mit dem Firmenkonto anmeldet, nutzt Copilot mit dem Unternehmensdatenschutz von Microsoft. Für Nutzende in der EU gelten zusätzliche Vorkehrungen zur EU-Datengrenze. Welche Regeln Ihr Unternehmen für KI aufstellen sollte und was die KI-Verordnung zur KI-Kompetenz verlangt, ordnen wir auf unserer Themenseite Künstliche Intelligenz ein.
Copilot ist eine Option neben zentralen KI-Plattformen – welche Kombination passt, hängt von den Anwendungsfällen ab. Das ordnet der Abschnitt „Copilot, eigene Plattform oder beides?“ ein. Welche Regeln für alle KI-Werkzeuge gelten, beschreibt die Seite KI-Richtlinien.
Welche Fragen zum Datenschutz vor dem KI-Einsatz zu klären sind, beschreibt die Seite KI und Datenschutz; wie Berechtigungen geordnet werden, die Seite Berechtigungs- und Zugriffskonzepte.
Angebot
Was wir anbieten
Schulungen, die Prüfung der Voraussetzungen und die Begleitung der Einführung beauftragen Sie auf Anfrage; Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest. Im Kurskatalog steht der offene Kurs Microsoft Copilot Chat Einführung; ein Kurs zu Copilot in Word, Excel und Outlook ist geplant. Die Grundlage, sicheres Arbeiten mit Outlook, Teams, Word, Excel und der Dateiablage, schulen wir bereits.
Microsoft-365-Schulungen
Wer die Anwendungen und die Dateiablage sicher beherrscht, holt aus Copilot mehr heraus.
Individuelle Copilot-Schulungen
Grundlagen, gute Eingaben und Anwendungsfälle in den Microsoft-365-Anwendungen – zugeschnitten auf Ihr Team.
Copilot-Voraussetzungen prüfen
Lizenzen, Berechtigungen und Freigaben vor dem Start bewerten.
Copilot-Einführung begleiten
Zielbild, Pilotgruppe und Ausweitung planen.
Häufige Fragen
Haben wir Copilot schon?
Möglicherweise in der Basisform: Copilot Chat lässt sich laut Microsoft auch ohne die Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot nutzen. Der volle Zugriff auf Ihre E-Mails, Dateien und Besprechungen erfordert die Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot.
Sieht Copilot alle Dateien im Unternehmen?
Nein. Copilot arbeitet mit den Berechtigungen der angemeldeten Person. Laut Microsoft zeigt Copilot nur Inhalte, für die sie mindestens Leserechte hat. Umgekehrt kann Copilot alles heranziehen, was zu weit freigegeben ist. Automatisch über Microsoft Graph geschieht das nur mit Microsoft 365 Copilot (Premium).
Was bedeutet Oversharing?
Inhalte sind für mehr Personen freigegeben als nötig, zum Beispiel eine Bibliothek für alle Mitarbeitenden oder eine Datei per Organisationslink. Ohne Copilot fällt das selten auf. Mit Copilot können solche Inhalte in Antworten auftauchen. Wie Berechtigungen in SharePoint entstehen, zeigt die Seite zu SharePoint Online.
Bieten Sie Copilot-Schulungen an?
Ja, individuell auf Anfrage und zugeschnitten auf Ihr Team, siehe KI-Schulungen. Die Microsoft-365-Anwendungen, auf denen Copilot aufbaut, schulen wir ebenfalls.
Müssen Mitarbeitende für Copilot geschult werden?
Die europäische KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind (Art. 4 KI-VO). Ein bestimmtes Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Was das bedeutet, erklären wir auf unserer Themenseite zu Künstlicher Intelligenz.
Copilot im Blick?
Sprechen Sie uns an, wenn Sie den Einsatz von Copilot planen – wir prüfen mit Ihnen die Voraussetzungen und begleiten die Einführung. Telefon 07131-618726-0.