Digitalisierung & Prozesse
Routinearbeit an Abläufe übergeben
Daten abtippen, Dateien verschieben, an Fristen erinnern: Vieles davon kann ein automatisierter Ablauf übernehmen. Diese Seite zeigt an einem durchgehenden Beispiel, wie aus einer Excel-Liste ein Ablauf mit Microsoft Forms, Lists und Power Automate wird – und was ihn im Betrieb trägt, wenn die Person, die ihn gebaut hat, im Urlaub ist.
Worum es geht
Automatisieren lohnt sich dort, wo dieselbe Handgriff-Folge immer wieder gleich abläuft.
Beispiel
Eine Defektmeldung – vier Ausbaustufen
Ein Bildschirm flackert, ein Drucker streikt: Mitarbeitende melden Defekte an Arbeitsmitteln. Wählen Sie eine Ausbaustufe. Gemeinsame Schritte bleiben stehen, neue kommen hinzu, entfallende verschwinden. Fiktives Beispiel ohne KI – wie KI-Schritte in einen solchen Ablauf kommen, zeigt Prozessautomatisierung mit KI.
Meldungen kommen per E-Mail in unterschiedlicher Form. Eine Person überträgt sie in eine Excel-Datei, leitet weiter und fragt nach.
- Meldung per E-MailMal mit Gerätenummer, mal ohne, mal mit Foto.
- Formular mit Pflichtfeldern
- In Excel-Liste übertragenDoppelte Arbeit – und die Fassung auf dem Laptop ist nicht die im Teamordner.
- Eintrag in gemeinsamer Liste
- Zuständige Person informierenPer Weiterleitung; wer im Urlaub ist, bekommt es trotzdem.
- Automatische Nachricht ins Team
- Nachfragen, was offen istDer eigentliche Aufwand: herausfinden, was noch offen ist.
- Erinnerung bei offenen Meldungen
- Wochenübersicht
- Mitbesitz und Vertretung
- Verbindung über geeignetes Konto
- Fehlermeldungen kommen an
- Kurze Dokumentation
Funktioniert – solange eine Person alles im Blick behält.
Alle Szenarien als Text
Heute: E-Mail und Excel – Meldungen kommen per E-Mail in unterschiedlicher Form. Eine Person überträgt sie in eine Excel-Datei, leitet weiter und fragt nach.
- Meldung per E-Mail: Mal mit Gerätenummer, mal ohne, mal mit Foto.
- In Excel-Liste übertragen: Doppelte Arbeit – und die Fassung auf dem Laptop ist nicht die im Teamordner.
- Zuständige Person informieren: Per Weiterleitung; wer im Urlaub ist, bekommt es trotzdem.
- Nachfragen, was offen ist: Der eigentliche Aufwand: herausfinden, was noch offen ist.
Funktioniert – solange eine Person alles im Blick behält.
Stufe 1: Formular und Liste – Ein Formular fragt Gerät, Standort und Beschreibung ab. Die Angaben landen in einer gemeinsamen Liste. Schon das spart Rückfragen, bevor ein einziger Flow existiert.
- Formular mit Pflichtfeldern: Pflichtfelder statt Freitext – etwa mit Microsoft Forms.
- Eintrag in gemeinsamer Liste: Eine Microsoft-Lists- oder SharePoint-Liste mit Status-Spalte statt Excel per Mail.
- Zuständige Person informieren: Noch von Hand – aber mit Link auf den Eintrag statt Anhang.
- Nachfragen, was offen ist: Weniger: Der Status steht in der Liste.
Vollständige Angaben an einem Ort – noch ohne Automatisierung.
Stufe 2: mit Flow – Ein Flow in Power Automate übernimmt die wiederkehrenden Schritte: Er startet, wenn ein Formular abgeschickt wird, legt den Eintrag an und informiert das Team. Ein zweiter, zeitgesteuerter Flow erinnert an Offenes und erstellt die Wochenübersicht.
- Formular mit Pflichtfeldern
- Eintrag in gemeinsamer Liste: Der Flow legt den Eintrag an – niemand tippt ab.
- Automatische Nachricht ins Team: Nachricht in den Teams-Kanal des zuständigen Teams statt an eine Einzelperson.
- Erinnerung bei offenen Meldungen: Zeitgesteuert, z. B. werktags morgens für Meldungen, die länger als drei Tage offen sind.
- Wochenübersicht: Aus der Liste, nicht aus einer zweiten Tabelle.
Routine läuft von selbst – solange der Flow läuft.
Stufe 3: betriebsfest – Derselbe Ablauf, aber so eingerichtet, dass er Urlaub, Personalwechsel und Fehler übersteht. Diese Punkte entscheiden darüber, ob Automatisierung im Alltag trägt – mehr dazu unter Im Betrieb.
- Formular mit Pflichtfeldern
- Eintrag in gemeinsamer Liste
- Automatische Nachricht ins Team
- Erinnerung bei offenen Meldungen
- Wochenübersicht
- Mitbesitz und Vertretung: Mindestens ein weiterer Besitzer oder eine Gruppe – laut Microsoft läuft ein freigegebener Flow weiter, solange er einen aktiven Besitzer hat.
- Verbindung über geeignetes Konto: Verbindungen speichern Anmeldeinformationen. Gehören sie einer Person, die das Unternehmen verlässt, können Aktionen fehlschlagen.
- Fehlermeldungen kommen an: Fehler-E-Mails gehen an die Besitzer; der Ausführungsverlauf zeigt 28 Tage.
- Kurze Dokumentation: Zweck, Auslöser, Verbindungen, Besitzer – eine halbe Seite genügt.
Der Ablauf hängt nicht mehr an einer Person.
Power Automate
Auslöser, Aktionen, Ergebnis
Ein automatisierter Ablauf in Power Automate heißt Flow. Er startet durch einen Auslöser – etwa ein abgeschicktes Formular, eine neue Datei oder eine feste Uhrzeit – und führt danach festgelegte Schritte aus, über Anwendungen hinweg. Die Verbindungen zu diesen Anwendungen heißen Connectors. Microsoft Learn: Power Automate.
- Auslöserz. B. neue E-Mail, neuer Listeneintrag, Formular abgeschickt, fester Zeitpunkt
- Bedingungennur weiter, wenn eine Regel erfüllt ist
- AktionenDatei ablegen, Eintrag anlegen, Nachricht in Teams senden, Genehmigung anfordern
- Ergebnisalle Beteiligten sind informiert, Daten stehen am richtigen Ort
Anwendungsfälle
Was sich mit Power Automate abbilden lässt
GenehmigungenRatgeber
Anträge und Freigaben mit nachvollziehbarer Entscheidung.
E-Mail-Automatisierung
Anhänge automatisch ablegen, Eingänge sortieren, Bestätigungen versenden.
Teams-Benachrichtigungen
Hinweise in einen Kanal schicken, wenn etwas Wichtiges passiert.
Dokumente & Daten
Formulare, Listen und Berichte statt Excel-Pingpong
Hängt ein Ablauf an einer Excel-Datei, die per Mail hin- und hergeht, funktioniert das – bis zwei Personen gleichzeitig ändern oder niemand mehr weiß, welche Fassung gilt.
Eine robustere Lösung trennt Erfassung, Speicherung und Auswertung: Microsoft Forms erfasst Angaben strukturiert, Microsoft Lists oder eine SharePoint-Liste speichert sie an einem Ort, und Berichte entstehen daraus automatisch – ohne erneutes Abtippen.
- Formulare digitalisieren
- Excel-Prozesse durch Listen ablösen
- Datenübernahmen zwischen Anwendungen vereinfachen
- Dokumente aus Vorlagen erzeugen
- Reporting regelmäßig automatisch erstellen
Geht es um Dokumente statt um Daten – Rechnungen, Angebote, Papierpost –, zeigt der Atlas an vier Beispielabläufen, welche Stationen ein Dokument vom Eingang bis zur Löschung durchläuft: Dokumentenprozesse automatisieren.
- AuswertungBericht, Übersicht, Benachrichtigung
- AblaufPower Automate verbindet die Schritte
- SpeicherungListe oder Bibliothek
- ErfassungFormular mit Pflichtfeldern
Im Betrieb
Was einen Flow im Alltag trägt
Einen einfachen Flow zu bauen kann nur Minuten dauern. Ob er nach einem Jahr noch läuft, entscheidet sich an sechs Punkten, die mit der Technik weniger zu tun haben als mit Zuständigkeit. Wählen Sie einen Punkt.
Besitz und Vertretung
Alle Besitzer eines Flows können laut Microsoft den Ausführungsverlauf sehen, ihn bearbeiten, starten und stoppen. Läuft ein freigegebener Flow noch unter einem aktiven Besitzer, arbeitet er weiter, auch wenn die ursprüngliche Person das Unternehmen verlässt.
So gelingt es
- Mindestens zwei Besitzer oder eine Gruppe als Besitzer
- Wer den Flow nur nutzt, erhält Ausführungsrechte statt Mitbesitz
- Besitzer beim Austritt prüfen – Teil des Offboardings
Typischer Fehler
- Flow im persönlichen Bereich einer einzelnen Person
- Zehn Mitbesitzer, weil jeder ihn „mal brauchte“
Hängt zusammen mit
Alle Bereiche als Text
- Besitz und Vertretung – Alle Besitzer eines Flows können laut Microsoft den Ausführungsverlauf sehen, ihn bearbeiten, starten und stoppen. Läuft ein freigegebener Flow noch unter einem aktiven Besitzer, arbeitet er weiter, auch wenn die ursprüngliche Person das Unternehmen verlässt. Maßnahmen: Mindestens zwei Besitzer oder eine Gruppe als Besitzer; Wer den Flow nur nutzt, erhält Ausführungsrechte statt Mitbesitz; Besitzer beim Austritt prüfen – Teil des Offboardings. Risiken: Flow im persönlichen Bereich einer einzelnen Person; Zehn Mitbesitzer, weil jeder ihn „mal brauchte“.
- Verbindungen und Konten – Eine Verbindung speichert Anmeldeinformationen. Der Flow handelt mit den Rechten dieses Kontos. Microsoft weist darauf hin, dass Aktionen fehlschlagen können, wenn Verbindungen einer Person gehören, die das Unternehmen verlassen hat. Maßnahmen: Bewusst festlegen, welches Konto eine Verbindung nutzt; Nur die Rechte, die der Ablauf braucht; Verbindungen in der Dokumentation nennen. Risiken: Persönliches Konto mit weitreichenden Rechten als Grundlage eines Team-Ablaufs; Niemand weiß, wessen Postfach die Benachrichtigungen versendet.
- Datenrichtlinien – Im Power Platform Admin Center legen Administratoren Datenrichtlinien fest, die steuern, welche Connectors genutzt werden dürfen. Verstößt ein bestehender Flow gegen eine neue Richtlinie, wird er laut Microsoft angehalten. Maßnahmen: Connectors in geschäftlich, nicht geschäftlich und blockiert einteilen; Richtlinien vor dem breiten Einsatz festlegen, nicht danach; Richtlinien prüfen, wenn Flows breiter freigegeben werden. Risiken: Keine Richtlinie: Geschäftsdaten können in private Dienste fließen; Neue Richtlinie ohne Vorwarnung – bestehende Flows stehen still.
- Lizenzen – Microsoft-365-Lizenzen enthalten laut Microsoft einen begrenzten Satz von Power-Automate-Funktionen. Premium-Connectors und das Starten von Desktop-Flows aus einem Cloud-Flow setzen zum Beispiel eine Power-Automate-Premium- oder Process-Lizenz voraus. Was im Einzelfall enthalten ist, steht im Lizenzierungshandbuch. Maßnahmen: Vor dem Bau prüfen, ob alle Connectors des Ablaufs abgedeckt sind; Lizenzbedarf je Ablauf festhalten. Risiken: Ein Connector im letzten Schritt braucht eine Lizenz, die niemand eingeplant hat.
- Fehler und Ausführungsverlauf – Schlägt ein Cloud-Flow fehl, sendet Power Automate den Besitzern E-Mails mit Reparaturtipps; der Ausführungsverlauf zeigt die Läufe der letzten 28 Tage. Mögliche Ursachen sind abgelaufene Anmeldungen und geänderte Spalten in der Zielliste. Maßnahmen: Fehlermeldungen an ein Postfach, das gelesen wird; Fehlerbehandlung im Flow einplanen, etwa eine Nachricht bei Abbruch; Nach Änderungen an Listen oder Formularen den Flow testen. Risiken: Fehler-E-Mails gehen an jemanden, der den Flow nicht mehr betreut; Spalte umbenannt – der Flow scheitert still.
- Änderungen und Dokumentation – Ein Flow ist ein kleines Stück Software. Wer ihn ändern will, muss wissen, wofür er da ist, was ihn auslöst und welche Verbindungen er nutzt. Eine halbe Seite pro Flow kann reichen – entscheidend ist, dass sie gepflegt wird. Maßnahmen: Zweck, Auslöser, Verbindungen, Besitzer, Lizenzbedarf notieren; Änderungen erst testen, dann übernehmen; Flows, die niemand mehr braucht, abschalten. Risiken: „Den hat damals jemand gebaut“; Drei fast gleiche Flows für denselben Zweck.
Fiktives Lernbeispiel
Woraus der Defektmelde-Flow besteht
Das Beispiel von oben, Stufe „mit Flow“, als Modell: Wählen Sie einen Baustein, und die Karte zeigt, was er braucht und wer ihn braucht. Auf dieses Modell greift die Störungssimulation darunter zurück.
Automatisierung · Eintrag + Nachricht
Meldungs-Flow
Der Flow übernimmt die Antwort in die Liste und schickt eine Nachricht ins Team. Ein einzelner Lauf darf laut Microsoft höchstens 30 Tage dauern, auch wenn er auf etwas wartet (Microsoft Learn).
- Braucht
- Wird gebraucht von
Fiktives Lernbeispiel: vereinfachtes Modell eines regelbasierten Flows, keine reale Kundenumgebung und keine Lizenzberatung. Welche Lizenzen und Connectors in Ihrem Fall nötig sind, steht im Lizenzierungshandbuch von Microsoft. Microsoft Forms, Lists, Teams und Power Automate sind Marken der Microsoft Corporation.
Beispielarchitektur als Text
- Mitarbeitende (Meldung) – Wer einen Defekt bemerkt, füllt das Formular aus. Für sie ändert sich durch den Flow nur eines: Sie müssen niemandem mehr hinterhertelefonieren.
- Formular (Meldung) – Ein abgeschicktes Formular ist der Auslöser des Flows. Die Antworten bleiben zusätzlich im Formular gespeichert – das ist im Störungsfall die Quelle zum Nachholen. Wird gebraucht von: Meldungs-Flow.
- Verbindungen (Automatisierung) – Jede Verbindung speichert eine Anmeldung bei Forms, Lists oder Teams. Der Flow handelt mit den Rechten dieses Kontos. Gehört die Verbindung einer Person, die das Unternehmen verlassen hat, können Aktionen fehlschlagen (Microsoft Learn). Wird gebraucht von: Meldungs-Flow, Erinnerungs-Flow.
- Lizenz (Automatisierung) – In diesem Beispiel kommt der Flow mit Standard-Connectors aus. Für Premium-Connectors braucht es laut Microsoft eine eigene Berechtigung – etwa über eine Power-Automate-Premium-Lizenz des Benutzers oder eine Process-Lizenz für den Flow (Microsoft Learn). Wird gebraucht von: Meldungs-Flow.
- Meldungs-Flow (Automatisierung) – Der Flow übernimmt die Antwort in die Liste und schickt eine Nachricht ins Team. Ein einzelner Lauf darf laut Microsoft höchstens 30 Tage dauern, auch wenn er auf etwas wartet (Microsoft Learn). Braucht: Formular, Meldeliste, Verbindungen, Lizenz. Wird gebraucht von: Nachricht im Team.
- Meldeliste (Automatisierung) – Die Liste ist der gemeinsame Stand: offen, in Arbeit, erledigt. Flows schreiben in bestimmte Spalten – wer eine Spalte umbenennt oder löscht, ändert damit auch die Grundlage der Flows. Wird gebraucht von: Meldungs-Flow, Erinnerungs-Flow, Haustechnik.
- Erinnerungs-Flow (Automatisierung) – Ein zweiter, zeitgesteuerter Flow sucht in der Liste nach Meldungen, die zu lange offen sind, und erinnert die Haustechnik. Er hängt an der Liste, nicht am Formular, und nutzt nur Standard-Connectors. Braucht: Meldeliste, Verbindungen.
- Nachricht im Team (Bearbeitung) – Die Benachrichtigung ist das, was im Alltag auffällt. Bleibt sie aus, merkt das in diesem Beispiel zuerst die Haustechnik – nicht die Person, die den Flow gebaut hat. Braucht: Meldungs-Flow. Wird gebraucht von: Haustechnik.
- Haustechnik (Bearbeitung) – Die Haustechnik arbeitet mit der Nachricht und der Liste. Sie ist die erste Stelle, die eine Störung bemerkt – und sollte wissen, wem sie sie meldet. Braucht: Nachricht im Team, Meldeliste.
- Ausführungen (Betrieb und Verantwortung) – Jeder Lauf erscheint im Ausführungsverlauf; schlägt einer fehl, können die Besitzer eine E-Mail mit Reparaturtipps erhalten. Dort beginnt jede Fehlersuche (Microsoft Learn).
- Besitzer (Betrieb und Verantwortung) – Besitzer sehen den Ausführungsverlauf, können den Flow bearbeiten, starten und stoppen. Ein zweiter Besitzer sorgt dafür, dass Fehlermeldungen auch im Urlaub oder nach einem Austritt jemanden erreichen (Microsoft Learn).
Typische Abläufe
- Normalfall: Mitarbeitende → Formular → Meldungs-Flow → Nachricht im Team → Haustechnik – Formular abgeschickt, der Flow legt den Eintrag an und benachrichtigt das Team.
- Erinnerung: Meldeliste → Erinnerungs-Flow → Haustechnik – Unabhängig davon erinnert der zweite Flow an Meldungen, die zu lange offen sind.
- Wenn ein Lauf scheitert: Meldungs-Flow → Ausführungen → Besitzer – Fehlgeschlagene Läufe landen im Ausführungsverlauf, Hinweise gehen an die Besitzer.
Störungen durchspielen
Was passiert, wenn der Flow hakt?
Vier typische Betriebsfehler, durchgespielt am fiktiven Beispiel. Die Fehlerbilder selbst beschreibt Microsoft in der Dokumentation; die Quelle steht jeweils in der Analyse. Wählen Sie ein Szenario: Die Karte zeigt, was laut Modell stillsteht und was weiterläuft.
Verbindungen fällt aus. Betroffen: Meldungs-Flow, Erinnerungs-Flow, Nachricht im Team, Haustechnik.
Der Flow wurde mit dem persönlichen Konto der Person gebaut, die ihn eingerichtet hat. Nach ihrem Austritt ist das Konto deaktiviert – die gespeicherten Verbindungen funktionieren nicht mehr.
Was Sie bemerken
- Meldungs-Flow Läufe schlagen mit „Unauthorized“ (401 oder 403) fehl.
- Erinnerungs-Flow Nutzt dieselbe Verbindung und scheitert ebenso.
- Nachricht im Team Es kommen keine Nachrichten mehr an.
- Haustechnik Erfährt nichts von neuen Defekten und wird nicht mehr erinnert.
- Formular – läuft weiter Nimmt weiter Meldungen an – die Antworten liegen im Formular.
- Meldeliste – läuft weiter Bestehende Einträge bleiben lesbar und bearbeitbar.
Analyse und Wiederherstellung
Fiktives Lernbeispiel auf Grundlage des Modells oben: keine Live-Daten, keine vollständige Fehlerdiagnose und keine Aussage zu Ausfall- oder Wiederherstellungszeiten. Die beschriebenen Fehlerbilder und Grenzwerte stammen aus der Dokumentation von Microsoft (Stand der Abrufe: 2. November 2026) und können sich ändern.
Alle Szenarien als Text
Ersteller-Konto deaktiviert – Ursache: Verbindungen; betroffen laut Beispielmodell: Meldungs-Flow, Erinnerungs-Flow, Nachricht im Team, Haustechnik.
- Fehlermeldung lesen – „Unauthorized“ oder die Codes 401/403 deuten auf ein Anmeldeproblem, nicht auf einen Fehler im Ablauf (Microsoft Learn).
- Wer bekommt die Fehler-E-Mails? – Hatte nur die ausgeschiedene Person Besitzrechte, liest die Hinweise niemand. Dann fällt die Störung erst auf, wenn sich jemand über fehlende Nachrichten wundert.
- Verbindung neu herstellen – Verbindungen mit einem bewusst gewählten Konto erneut anmelden – „Erneut verbinden“ im Flow (Microsoft Learn).
- Lücke schließen – Formularantworten aus dem Störungszeitraum durchgehen und fehlende Einträge in der Liste nachtragen.
- Vertretung festlegen – Einen zweiten Besitzer oder eine Gruppe eintragen und den Flow in die Offboarding-Liste aufnehmen.
Listenspalte umbenannt – Ursache: Meldeliste; betroffen laut Beispielmodell: Meldungs-Flow, Erinnerungs-Flow, Haustechnik, Nachricht im Team.
- Fehlerbild einordnen – Gibt ein Flow, der bisher funktioniert hat, plötzlich Fehler 400 zurück, haben sich laut Microsoft möglicherweise die Zieldaten oder das Zielschema geändert – etwa eine umbenannte Spalte (Microsoft Learn).
- Änderung finden – Spalten und Versionsverlauf der Liste ansehen: Was wurde wann geändert, und wer hat es getan?
- Spalte und Flow abgleichen – Entweder die Änderung zurücknehmen oder die betroffenen Schritte im Flow auf die neue Spalte umstellen – dann mit einer Testmeldung prüfen.
- Fehlgeschlagene Läufe nachholen – Die gescheiterten Läufe erneut ausführen oder die Meldungen aus dem Formular nachtragen.
- Abhängigkeit dokumentieren – In der Kurzdokumentation festhalten, welche Spalten die Flows nutzen – und wer vor Änderungen an der Liste gefragt wird.
Premium-Lizenz fehlt – Ursache: Lizenz; betroffen laut Beispielmodell: Meldungs-Flow, Nachricht im Team, Haustechnik.
- Ausführungsverlauf prüfen – Läuft der Flow seit einem bestimmten Tag nicht mehr? Ein Datum, das zum Ende einer Testphase passt, ist ein deutlicher Hinweis.
- Lizenzen ansehen – Im Power-Automate-Portal unter Einstellungen › „Meine Lizenzen anzeigen“ stehen die eigenen Lizenzen und Berechtigungen (Microsoft Learn).
- Lizenzfrage entscheiden – Entweder eine passende Lizenz zuweisen – laut Microsoft etwa Power Automate Premium für den Benutzer oder eine Process-Lizenz für den Flow, der dafür in einer Lösung liegen muss – oder den Schritt mit Standard-Connectors lösen (Microsoft Learn).
- Lücke schließen – Meldungen aus dem Ausfallzeitraum aus dem Formular nachtragen.
- Lizenzbedarf dokumentieren – Festhalten, welche Connectors der Flow nutzt und welche Lizenz er deshalb braucht – bevor die nächste Erweiterung gebaut wird.
Lange keine Meldung – Ursache: Meldungs-Flow; betroffen laut Beispielmodell: Nachricht im Team, Haustechnik.
- Postfach der Besitzer prüfen – Die Vorwarnung kommt per E-Mail an die Besitzer. Ging sie an ein Postfach, das niemand mehr liest, fällt die Abschaltung erst beim nächsten Defekt auf.
- Status des Flows ansehen – In der Flow-Übersicht steht, ob der Flow eingeschaltet ist. Ein ausgeschalteter Flow hat für den Zeitraum keine Läufe im Verlauf.
- Flow wieder einschalten – Flow erneut aktivieren und mit einer Testmeldung prüfen, ob Liste und Kanal erreicht werden.
- Lücke schließen – Antworten im Formular seit der Abschaltung durchgehen und in die Liste übernehmen.
- Vorwarnungen sichtbar machen – Mindestens zwei Besitzer mit gelesenem Postfach eintragen – dann erreicht die Vorwarnung jemanden, bevor der Flow stillsteht.
Selbstcheck
Ist Ihr Ablauf bereit für den Alltag?
Acht Fragen zu einem Flow, den Sie schon nutzen oder planen. Das Ergebnis zeigt, welches Feld zuerst Aufmerksamkeit braucht.
Orientierung, keine Prüfung. Der Check ersetzt keine Durchsicht Ihrer Umgebung. Ihre Antworten werden nur in Ihrem Browser ausgewertet, nicht gespeichert und nicht übertragen.
Alle Fragen als Text
- Wie viele Personen können den Flow bearbeiten und reparieren? (Nur eine · Zwei oder mehr · Weiß ich nicht)
- Wie erhalten Kolleginnen und Kollegen Zugriff, die den Flow nur auslösen? (Als Mitbesitzer · Sie brauchen keinen Zugriff, der Flow startet automatisch · Mit Ausführungsrechten)
- Mit welchem Konto laufen die Verbindungen? (Mit meinem persönlichen Konto, ohne dass das festgehalten ist · Bewusst festgelegt und dokumentiert · Weiß ich nicht)
- Gibt es Datenrichtlinien, welche Connectors genutzt werden dürfen? (Nein oder unbekannt · Ja, aber nicht auf diesen Flow geprüft · Ja, der Flow ist damit vereinbar)
- Wer erfährt es, wenn der Flow fehlschlägt? (Niemand – das merkt man an Beschwerden · Die Person, die ihn gebaut hat · Ein Team oder eine Vertretung)
- Was passiert, wenn jemand eine Spalte in der Liste umbenennt? (Daran hat noch niemand gedacht · Änderungen werden abgestimmt und der Flow danach getestet)
- Wo liegen die Daten, mit denen der Flow arbeitet? (In einer Excel-Datei, die per E-Mail verschickt wird · In einer Excel-Datei in SharePoint oder OneDrive · In einer Liste mit festen Spalten)
- Ist aufgeschrieben, was der Flow tut und wofür? (Nein · Ja, kurz und aktuell)
Mit KI
Wenn feste Regeln nicht mehr reichen
Klassische Flows folgen festen Regeln: Wenn ein Formular eingeht, dann lege einen Eintrag an. Manche Aufgaben brauchen mehr – eine Anfrage einordnen, einen Text zusammenfassen, Angaben aus einem Dokument lesen. Hier kann KI einzelne Schritte unterstützen; die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Wie solche Abläufe aufgebaut sind, was bei einem Ausfall passiert und welcher Grad an Automatisierung vertretbar ist, zeigt die Seite Prozessautomatisierung mit KI – mit Architektur, Störungssimulation und Eignungsprüfung. Die Punkte unter „Im Betrieb“ gelten dort genauso.
Heute verfügbar
Die Bausteine lernen
Kurse zu den Anwendungen, aus denen automatisierte Abläufe entstehen. Kurse zu Power Automate selbst sind noch nicht im Katalog.
Unser Angebot
Automatisierung als Leistung
Workflows und Formulare setzen wir auf Anfrage für Sie um. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest.
Workflows umsetzen
Abläufe gemeinsam entwerfen und in Power Automate umsetzen.
Formulare digitalisieren und einrichten
Papier- und Excel-Formulare in Forms und Lists überführen.
Häufige Fragen
Kann jeder in unserem Team Flows bauen?
Grundsätzlich ja, Power Automate ist für Fachanwenderinnen und -anwender gedacht. Es lohnt sich aber, Regeln festzulegen: Wer darf Flows anlegen, wer ist verantwortlich, welche Connectors sind erlaubt? Für Letzteres gibt es Datenrichtlinien im Power Platform Admin Center (Microsoft Learn).
Was passiert, wenn ein Flow fehlschlägt?
Power Automate sendet den Besitzern eine E-Mail mit Reparaturtipps und zeigt im Ausführungsverlauf, welcher Schritt gescheitert ist – laut Microsoft für die letzten 28 Tage. Mögliche Ursachen sind abgelaufene Anmeldungen an einer Verbindung oder geänderte Spalten in der Zielliste. Deshalb braucht jeder wichtige Flow eine zuständige Person und eine Vertretung. Microsoft Learn: Problembehandlung.
Was passiert mit einem Flow, wenn die Person, die ihn gebaut hat, das Unternehmen verlässt?
Hat der Flow noch einen weiteren aktiven Besitzer, läuft er laut Microsoft weiter. Nutzt er aber Verbindungen, die dieser Person gehörten, können einzelne Aktionen fehlschlagen, bis jemand die Verbindung auf ein anderes Konto umstellt. Gibt es keinen aktiven Besitzer mehr, muss der Flow neu angelegt werden. Deshalb gehören Flows auf die Checkliste beim Offboarding.
Setzen Sie Automatisierungen für uns um?
Ja. Wir entwerfen Abläufe mit Ihnen und setzen sie mit Forms, Lists und Power Automate um – einschließlich Zuständigkeit, Vertretung und Dokumentation für den Betrieb. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest. Sollen KI-Schritte Teil des Ablaufs werden, gehört das zur einzeln buchbaren Prozessautomatisierung mit KI. Für eine Anfrage: Kontakt.
Welche Routine kostet Ihr Team die meiste Zeit?
Beschreiben Sie den Ablauf – wir melden uns und stimmen mit Ihnen ab, ob eine Umsetzung, eine Schulung oder beides passt. Telefon 07131-618726-0.