Cloudspeicher oder DMS? Erst die Anforderungen, dann das System

Cloudspeicher (Online-Speicher, Zusammenarbeitsplattform) heißt hier: Dateien liegen bei einem Dienst, werden über Ordner oder Bibliotheken organisiert, lassen sich teilen, synchronisieren und – je nach Dienst und Dateiformat – gleichzeitig bearbeiten. Beispiele sind SharePoint und OneDrive, geteilte Ablagen in Google Drive oder selbst betriebene Lösungen wie Nextcloud.

Dokumentenmanagementsystem (DMS) heißt hier: Dokumente werden zusätzlich gelenkt – sie haben einen Status, durchlaufen Prüfung und Freigabe, werden nach Regeln aufbewahrt, archiviert und gelöscht und sind mit Fachanwendungen verbunden. Der Funktionsumfang reicht je nach Produkt von einer Ablage mit Workflow bis zu einem Archivsystem.

Die Grenze ist fließend: Cloudspeicher können Versionierung, Genehmigungen und Aufbewahrungsregeln mitbringen, DMS können Zusammenarbeit bieten. Deshalb ist die Frage selten „entweder – oder“, sondern: welche Anforderungen wo erfüllt werden.

Wer zwischen Systemen wechselt oder mehrere kombiniert, muss Rechte für jedes System eigens entwerfen. Drei Beispiele zeigen, wie verschieden die Modelle sind:

• Windows-Dateiserver: Freigabe- und NTFS-Rechte, Zulassen und Verweigern, Vererbung je Ordner.
• SharePoint: Berechtigungsstufen für Gruppen und Personen, Vererbung von der Website, Freigabelinks, keine Verweigern-Stufe.
• Geteilte Ablagen in Google Drive: fünf Zugriffsebenen – Administrator, Content-Manager, Beitragender, Kommentator, Betrachter. Wer eine eigene Datei in eine geteilte Ablage verschiebt, bleibt laut Google Ersteller, ist aber nicht mehr Eigentümer.
• Nextcloud: Teilen mit Benutzern, Gruppen, Teams und per Link; Team folders mit Rechten je Gruppe und optional je Datei und Ordner.

Ein DMS kann das um den Dokumentstatus ergänzen: Ein Entwurf ist nur für Bearbeitende sichtbar, ein archiviertes Dokument nur noch lesbar. Wie die Modelle rechnen, zeigt Berechtigungsarchitektur.

Der IT-Grundschutz des BSI beschreibt Archivierung als Teil des Dokumentenmanagements: Dokumente sollen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar, vertraulich und unverändert bleiben, ihr Kontext muss erhalten bleiben. Verlangt werden unter anderem ein Archivierungskonzept, eine einheitliche Indizierung, protokollierte Zugriffe und eindeutig interpretierbare Datenformate (Baustein OPS.1.2.2, Edition 2023).

Eine Datensicherung ist dafür kein Ersatz: Sie dient der Wiederherstellung nach Verlust, nicht der langfristigen, unveränderbaren Aufbewahrung (Baustein CON.3). Umgekehrt ersetzt eine Aufbewahrungsregel in der Ablage keine Datensicherung.

Für steuerlich relevante Unterlagen besteht eine Aufbewahrungspflicht nach der Abgabenordnung (§ 147 AO), für Handelsbücher, Handelsbriefe und Buchungsbelege zusätzlich nach dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB). Wie Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zu führen und aufzubewahren sind, beschreibt das Bundesfinanzministerium in den GoBD (BMF-Schreiben; 2. Änderung vom 14. Juli 2025). Wie lange, hängt von der Unterlagenart ab; welche Fristen für Ihre Dokumente gelten, klärt Ihre Steuerberatung. Für personenbezogene Daten gilt zugleich der Grundsatz, nicht länger als nötig zu speichern – wie Aufbewahrung und Löschung technisch zusammenspielen, zeigt Aufbewahrung und Löschung. Ob ein System die Anforderungen an eine ordnungsmäßige elektronische Aufbewahrung erfüllt, ist eine Frage für Steuer- bzw. Rechtsberatung und den Hersteller – keine, die diese Seite beantwortet.