Einführung & Adoption
Neue Werkzeuge sind erst eingeführt, wenn sie genutzt werden
Lizenzen sind schnell verteilt. Ob Teams, SharePoint oder Copilot danach wirklich im Alltag ankommen, entscheidet sich an anderer Stelle: an Kommunikation, Befähigung und der Geduld, Gewohnheiten zu ändern.
Adoption
Adoption heißt: Menschen arbeiten mit einem Werkzeug, weil es ihnen hilft – nicht, weil es vorgeschrieben ist.
Wer nicht weiß, warum etwas Neues kommt und was es ihm bringt, arbeitet weiter wie bisher. Deshalb gehören Erklären, Befähigen und Nachfragen zu jeder Einführung – vorher, während und danach.
Drei Hebel
Verstehen, können, dabeibleiben
- VerstehenWarum ändern wir etwas? Was wird anders? – Kommunikation und Beteiligung
- KönnenSchulungen, Lernpfade, Ansprechpersonen im Team
- DabeibleibenNachschlagen, Rückfragen, Erfahrungen austauschen
Einführungszyklus
Fünf Phasen – und woran man merkt, dass eine hakt
Eine Einführung ist kein Stichtag, sondern ein Kreislauf. Zu jeder Phase gehört ein typisches Fehlerbild und ein Signal, an dem Sie es erkennen – ohne Beratung und ohne Spezialwerkzeug. Scrollen Sie durch die Phasen.
Phase 1
Ankündigen: was, wann, warum
Betroffene erfahren früh, was sich ändert, ab wann und was es ihnen bringt. Führungskräfte zuerst – sie bekommen die ersten Fragen. Typisches Fehlerbild: Die Ankündigung kommt als Rundmail am Vortag; das „Warum“ fehlt. Woran Sie es merken: Die ersten Rückfragen lauten „Muss ich das jetzt?“ statt „Wie geht das?“.
Phase 2
Pilot: erst ein Bereich
Ein Pilotbereich arbeitet einige Wochen mit dem Neuen. Seine Erfahrungen machen Regeln, Schulung und Kommunikation für alle anderen besser und glaubwürdiger. Typisches Fehlerbild: Der Pilot ist das IT-Team selbst – es stößt nicht auf die Fragen des Fachbereichs. Woran Sie es merken: Nach dem Pilot gibt es keine einzige geänderte Regel oder Vorlage.
Phase 3
Schulen: kurz vor der Umstellung
Schulung wirkt am besten kurz vor oder während der Umstellung, in der Tiefe, die eine Rolle braucht. Key-User oder Champions werden früher und tiefer geschult. Typisches Fehlerbild: Alle bekommen dieselbe Schulung Monate vor dem Start. Woran Sie es merken: Am Umstellungstag kommen Fragen, die in der Schulung behandelt wurden.
Phase 4
Begleiten: Fragen auffangen
In den ersten Wochen braucht es kurze Wege für Fragen: Ansprechpersonen im Team, eine Sprechstunde, Anleitungen zum Nachschlagen. Typisches Fehlerbild: Fragen landen alle bei der IT oder bleiben ungestellt. Woran Sie es merken: Alte Wege laufen parallel weiter – Dateien gehen weiter per E-Mail, das alte Laufwerk wird weiter beschrieben.
Phase 5
Nachschärfen: messen und anpassen
Nach einigen Wochen wird geprüft, was angekommen ist, und nachgesteuert: Vorlagen, Regeln, eine zweite Schulungsrunde. Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center zeigen Aktivität je Dienst über 7 bis 180 Tage; Benutzernamen sind dort standardmäßig ausgeblendet. Typisches Fehlerbild: Nach dem Start fragt niemand mehr nach. Woran Sie es merken: Die Nutzung steigt kurz und fällt dann zurück – oder sie wird gar nicht angesehen.
Verstehen
Change: Menschen früh einbinden
Veränderungen stoßen auf Widerstand, wenn sie überraschend kommen. Hilfreich ist, früh zu klären, wen die Einführung betrifft und was diese Personen wissen müssen – die Geschäftsführung anders als ein Team im Außendienst.
Ein Pilotbereich probiert das Neue zuerst aus. Seine Erfahrungen machen die Einführung für alle anderen leichter und glaubwürdiger.
- Betroffene und Beteiligte kennen
- Führungskräfte zuerst informieren
- Rollout ankündigen: was, wann, warum
- mit einem Pilotbereich beginnen
Können
Befähigung: Schulung zur richtigen Zeit
Schulungen wirken am besten kurz vor oder während der Umstellung – nicht Monate vorher. Unterschiedliche Rollen brauchen unterschiedliche Tiefe: Wer täglich mit SharePoint-Bibliotheken arbeitet, braucht mehr als jemand, der dort gelegentlich eine Datei öffnet.
Hilfreich ist zusätzlich ein Kreis von Key-Usern oder Champions: Kolleginnen und Kollegen, die tiefer geschult sind und im Team als erste Ansprechpersonen helfen.
Vor dem Rollout
Adoption-Check: Ist die Einführung vorbereitet?
Acht Fragen für die Wochen vor dem Start. Der Check zeigt, welcher Hebel noch schwach ist. Ihre Antworten bleiben in Ihrem Browser.
Orientierung, keine Bewertung. Der Check speichert und überträgt nichts und ersetzt keine Projektplanung.
Alle Fragen als Text
- Können Sie in zwei Sätzen erklären, warum umgestellt wird? (Nein · Ungefähr · Ja, auch für das Team formuliert)
- Ist klar, welche Gruppen betroffen sind und was sich für jede ändert? (Nein · Für die meisten · Ja, je Gruppe)
- Sind die Führungskräfte vor ihren Teams informiert? (Nein · Geplant · Ja)
- Gibt es einen Pilotbereich aus dem Fachbereich? (Nein · Nur die IT · Ja)
- Liegt die Schulung nah an der Umstellung und passt zu den Rollen? (Keine Schulung geplant · Eine Schulung für alle · Ja, nach Rollen und zeitnah)
- Gibt es Key-User oder Champions im Team? (Nein · In Planung · Ja, benannt und geschult)
- Wissen alle, wohin sie sich mit Fragen wenden? (Nein · An die IT · Ja, mit Ansprechpersonen und Anleitungen)
- Ist ein Termin festgelegt, an dem geprüft wird, was angekommen ist? (Nein · Irgendwann · Ja, mit Signalen, auf die geachtet wird)
Dabeibleiben
Nutzung nachhaltig verankern
Nach dem Start beginnt die eigentliche Arbeit. Diese Bausteine helfen, dass neue Arbeitsweisen bleiben.
Nachschlagen statt nachfragen
Kurze Lernvideos und Anleitungen in der Wissensdatenbank für die Frage mitten im Arbeitstag.
Lernfortschritt sehen
Die Lernwelt zeigt, welche Kurse bearbeitet wurden – nach Kurs, Gruppe und Teilnehmenden.
Arbeitsweisen und Vorlagen festhalten
Gemeinsame Vorlagen und kurze Regeln („so legen wir ab“) geben Sicherheit.
Rückmeldungen einholen
Was klappt, was nicht? Regelmäßig fragen und nachschärfen.
Unser Angebot
Schulung, Begleitung und Programme
Wir begleiten Ihre Einführung von der Kommunikation bis zur Verankerung im Team – auf Anfrage, einzeln oder zusammen mit Schulungen beauftragbar. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest.
Schulungen für die Einführung
Kurse und Seminare zu Microsoft 365, abgestimmt auf den Umstieg.
Lernwelt und Wissensdatenbank
Damit nach der Schulung Antworten zum Nachschlagen bereitstehen.
Change-Begleitung und Kommunikation
Change-Konzept, Stakeholder-Analyse, Kommunikationsplan und Begleitung des Rollouts.
Champions-, Key-User- und Train-the-Trainer-Programme
Ansprechpersonen im Team aufbauen und befähigen – als Champions- oder Key-User-Programm, mit Train-the-Trainer für Ihre eigenen Trainerinnen und Trainer.
Adoption-Workshop und Erfolgsmessung
Nutzung auswerten, Sprechstunden begleiten, Feedback-Schleifen einrichten.
Häufige Fragen
Wann sollten Mitarbeitende geschult werden?
Möglichst nah an der Umstellung: kurz davor die Grundlagen, danach vertiefende Themen, wenn erste Fragen aus der Praxis da sind.
Was ist ein Champions-Programm?
Ein Kreis von Mitarbeitenden, die neue Werkzeuge früher und tiefer kennenlernen und im eigenen Team als Ansprechpersonen helfen. Das entlastet IT und Führungskräfte und senkt die Hemmschwelle für Fragen. Microsoft beschreibt solche Programme in seinen Adoption-Materialien. Auf Anfrage bauen wir ein solches Programm mit Ihnen auf.
Begleiten Sie unsere Einführung als Change-Projekt?
Ja. Wir begleiten Einführungen als Change-Vorhaben: Konzept und Kommunikation, Key-User- und Train-the-Trainer-Programme, Begleitung des Rollouts und Auswertung der Nutzung, dazu Schulungen in verschiedenen Formaten und die Lernwelt mit Wissensdatenbank. Umfang und Vorgehen legen wir gemeinsam fest – schildern Sie uns Ihr Vorhaben über die Kontaktseite.
Woran erkennen wir, ob die Einführung angekommen ist?
An wenigen, beobachtbaren Signalen: Laufen alte Wege weiter (Dateien per E-Mail, altes Laufwerk)? Welche Fragen kommen noch? Für Microsoft 365 zeigen die Nutzungsberichte im Admin Center die Aktivität je Dienst über 7 bis 180 Tage. Benutzer-, Gruppen- und Websitenamen sind dort seit 2021 standardmäßig ausgeblendet; ob sie eingeblendet werden, ist eine bewusste Entscheidung, die vorher mit Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat geklärt sein sollte. ENTDECKE.digital bietet keine Rechtsberatung an.
Sie stehen vor einer Einführung?
Erzählen Sie uns, was sich ändert und wer betroffen ist. Wir schlagen Ihnen eine Begleitung, Schulungen und Formate vor, die dazu passen. Telefon 07131-618726-0.