Digitalisierung & Prozesse
Abläufe, die nicht mehr im Postfach hängen bleiben
Ein Prozess kann reibungslos wirken – und doch nur funktionieren, weil jemand nachfasst, Listen abgleicht und E-Mails weiterleitet. Diese Seite zeigt, wo Digitalisierung ansetzt, hilft mit einem kurzen Check, den passenden Einstieg zu finden, und führt zu den Vertiefungen.
Worum es geht
Digitalisierung heißt nicht, Papier durch PDF zu ersetzen, sondern einen Ablauf so zu gestalten, dass er ohne Nachfassen funktioniert.
Vorgehen
Vom Ist-Ablauf zum digitalen Prozess
Ob Bestellung, Reisekosten oder Dokumentfreigabe: Gute Digitalisierung folgt vier Schritten – und beginnt danach von vorn, weil sich Abläufe ändern. Wer den ersten Schritt überspringt, automatisiert am Ende nur das bestehende Durcheinander.
Schritt 1
Verstehen: den Ist-Ablauf aufnehmen
Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Werkzeugen? Wo wird abgetippt, wo gewartet, wo nachgefragt? Erst wenn das sichtbar ist, lässt sich entscheiden, was sich lohnt. Wie man einen Ablauf aufnimmt und Verschwendung erkennt: Prozesse analysieren und verbessern.
Schritt 2
Vereinfachen: erst streichen, dann digitalisieren
Doppelte Prüfungen, Kopien „zur Info“, Freigaben ohne Entscheidung: Vieles kann einfach wegfallen. Zuständigkeiten und Regeln werden festgelegt, bevor ein Werkzeug ins Spiel kommt. Bei Anträgen und Freigaben zeigt Digitale Genehmigungsprozesse, welche Regeln vorher geklärt sein sollten.
Schritt 3
Abbilden: mit vorhandenen Werkzeugen umsetzen
Formulare statt Freitext-E-Mails, eine gemeinsame Liste statt Excel per Mail, ein Flow für die wiederkehrenden Schritte. Mit Microsoft 365 ist vieles davon schon vorhanden. Ein Beispiel in vier Ausbaustufen – bis zum Betrieb: Abläufe automatisieren. Wo KI über feste Regeln hinaus hilft: Prozessautomatisierung mit KI.
Schritt 4
Verankern: damit der neue Weg der normale wird
Ein digitaler Ablauf, den niemand nutzt, ist teurer als der alte. Mitarbeitende einweisen, Rückmeldungen sammeln, nachschärfen – und festlegen, wer den Ablauf pflegt. Wie neue Arbeitsweisen ankommen: Einführung und Adoption. Danach beginnt der Kreis beim nächsten Ablauf von vorn.
Einstieg finden
Wo hakt es bei Ihnen am meisten?
Zehn Fragen zu typischen Anzeichen aus dem Alltag. Das Ergebnis zeigt, in welchem Feld der Leidensdruck am größten ist – und welche Seite dazu weiterhilft. Es gibt keine richtigen Antworten: Ehrlich antworten lohnt sich.
Orientierung, keine Analyse. Der Check ersetzt keine Aufnahme Ihrer Abläufe. Ihre Antworten werden nur in Ihrem Browser ausgewertet, nicht gespeichert und nicht übertragen.
Alle Fragen als Text
- Wie oft laufen Anträge oder Freigaben über E-Mail-Verläufe? (Ständig · Manchmal · Kaum)
- Weiß die antragstellende Person, wo ihr Antrag gerade steht? (Nur auf Nachfrage · Teilweise · Ja, jederzeit)
- Wie oft werden dieselben Angaben in mehrere Listen oder Systeme eingetragen? (Täglich · Ab und zu · Kaum)
- Wer erinnert an Fristen und offene Aufgaben? (Einzelne Personen, von Hand · Teils Kalender, teils von Hand · Das geschieht automatisch)
- Wie oft ist unklar, welche Datei die aktuelle ist? (Häufig · Gelegentlich · Selten)
- Wie werden Dokumente im Team geteilt? (Als E-Mail-Anhang · Gemischt · Als Link auf einen gemeinsamen Ablageort)
- Was passiert, wenn eine erfahrene Person zwei Wochen im Urlaub ist? (Manches bleibt liegen · Es geht, mit Rückfragen · Die Vertretung findet alles Nötige)
- Gibt es aktuelle Anleitungen für wiederkehrende Aufgaben? (Nein · Für einige, nicht gepflegt · Ja, an einem bekannten Ort)
- Gibt es einen Überblick über die wichtigsten Abläufe im Unternehmen? (Nein · Im Kopf einzelner Personen · Ja, aufgeschrieben)
- Ist für wichtige Abläufe jemand verantwortlich, der sie verbessern darf? (Nein · Teilweise · Ja)
Vertiefen
Themen zum Weiterlesen
Hier finden Sie Erklärungen und Beispiele zu Fragen, die sich beim Digitalisieren von Abläufen stellen.
Prozesse analysieren und verbessernRatgeber
Ist-Prozess aufnehmen, Potenziale bewerten, Soll-Prozess entwickeln und umsetzen.
Abläufe automatisierenRatgeber
Power Automate, Formulare und Listen – von der Benachrichtigung bis zum Bericht.
Digitale ZusammenarbeitRatgeber
Strukturen in Teams und SharePoint, Aufgaben mit Planner und To Do.
Digitale GenehmigungsprozesseRatgeber
Wie Anträge und Freigaben vom Postfach in einen nachvollziehbaren Ablauf wandern – mit Formularen, Listen und Power Automate.
WissensmanagementRatgeber
Wie Wissen auffindbar bleibt, wenn Kolleginnen und Kollegen in Urlaub sind oder das Unternehmen verlassen.
Prozessautomatisierung mit KIRatgeber
Wo KI über feste Regeln hinaus hilft – und warum der Mensch im Ablauf bleibt.
Dokumentenprozesse automatisierenAtlas
Rechnung, Angebot, Projektstart, Papierpost: vier Abläufe zum Durchspielen – vom Eingang bis zur Löschung.
Alle Lösungen
Lernen, Microsoft 365, KI und IT-Systembetreuung im Überblick.
Leistungen
Unser Angebot
Diese vier Bereiche beauftragen Sie einzeln oder zusammen. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest – ein festes Paket gibt es nicht.
Analyse
Abläufe sichtbar machen und Potenziale bewerten.
- Prozesslandkarte und Ist-Prozesse
- Medienbrüche und Aufwandstreiber erkennen
- Quick-Wins und Automatisierungspotenziale
Automatisierung
Wiederkehrende Schritte an Werkzeuge übergeben.
- Power Automate, z. B. für Genehmigungen und Benachrichtigungen
- Formulare digitalisieren, Excel-Prozesse ablösen
- KI-gestützte Schritte, wo sie sinnvoll sind
Digitale Zusammenarbeit
Ordnung in Teams, SharePoint und Dateiablagen.
- Teams- und SharePoint-Strukturen planen
- Aufgaben mit Planner und To Do organisieren
- Wissensablage aufbauen
Umsetzung
Von der Lösungsskizze bis zur Einweisung.
- Anforderungen klären, Prioritäten festlegen
- Workflows, Formulare und Vorlagen umsetzen
- Dokumentation und Nachschärfen im Betrieb
Schulungen
Werkzeuge für digitale Abläufe lernen
Ergänzend zur Umsetzung: Schulungen zu den Microsoft-365-Anwendungen, mit denen sich viele Abläufe abbilden lassen.
Häufige Fragen
Brauchen wir für digitale Prozesse neue Software?
Nicht unbedingt. Wer Microsoft 365 nutzt, hat mit Forms, Lists, SharePoint, Teams und Power Automate bereits Werkzeuge für viele Abläufe. Welche Lizenzen im Einzelfall nötig sind, hängt vom Vorhaben ab. Microsoft-365-Lizenzen enthalten laut Microsoft einen begrenzten Satz von Power-Automate-Funktionen; Premium-Connectors gehören zur Premium-Lizenz – siehe Power Automate-Lizenztypen (Microsoft Learn).
Womit fangen wir an?
Mit einem einzigen Ablauf, der häufig vorkommt und spürbar Zeit kostet – zum Beispiel einem Antrag, der heute per E-Mail läuft. Ein überschaubarer Anfang zeigt schnell, was im eigenen Unternehmen funktioniert. Welches Feld sich anbietet, zeigt der Check oben.
Brauchen wir dafür KI?
Nicht unbedingt. Viele Abläufe lassen sich mit Formularen, Listen und festen Regeln zuverlässig abbilden. KI kommt hinzu, wenn Eingaben unstrukturiert sind – Freitext, Dokumente, E-Mails. Den Unterschied zeigen Abläufe automatisieren und Prozessautomatisierung mit KI.
Setzen Sie Workflows für uns um?
Ja. Wir setzen Workflows mit Formularen, Listen und Power Automate um – von der Aufnahme des Ablaufs über die Umsetzung bis zur Einweisung. Umfang und Vorgehen legen wir mit Ihnen fest. Sollen KI-Schritte Teil des Ablaufs werden, gehört das zur einzeln buchbaren Prozessautomatisierung mit KI. Für eine Anfrage: Kontakt.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade die meiste Zeit?
Beschreiben Sie uns kurz, wo es hakt. Wir melden uns und stimmen mit Ihnen ab, ob Analyse, Umsetzung, Schulung oder Betreuung der passende Einstieg ist. Telefon 07131-618726-0.