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Prozessautomatisierung mit KI

KI in Abläufen: automatisieren, wo es trägt – prüfen, wo es zählt

Viele Abläufe lassen sich mit festen Regeln automatisieren. KI kommt dort ins Spiel, wo Eingaben unstrukturiert sind: E-Mails, Scans, Freitext. Diese Seite zeigt an einem durchgängigen Beispiel, wie ein solcher Ablauf aufgebaut ist, wo Menschen entscheiden und was passiert, wenn ein Teil ausfällt.

Abläufe vergleichenKontakt aufnehmen

EingangAutomatisierungMensch und KontrolleZielsystemeAußerhalb des UnternehmensLieferanten senden Rechnungen per E-MailKI-Modell Sprachmodell als DienstGemeinsames Postfach RechnungseingangEingangsablage Anhänge und BelegeVerbindungen & Dienstkonto Berechtigungen der AutomatisierungWorkflow Reihenfolge und Regeln, z. B. Power AutomateKI-Schritt auslesen und einordnenPlausibilitätsregeln unabhängig vom ModellPrüfung & Freigabe Mensch bestätigt oder korrigiertManuelle Bearbeitung RückfallwegProtokoll wer, was, wann – auch KorrekturenVorgang angelegt Ergebnis des AblaufsFachanwendung z. B. ERP oder Buchhaltung

Normalfall: Rechnung kommt an, der KI-Schritt schlägt die Angaben vor, Regeln prüfen, ein Mensch bestätigt, erst dann entsteht der Vorgang.

Vereinfachtes Beispielmodell eines KI-gestützten Rechnungseingangs – keine reale Kundenumgebung. Wählen Sie einen Ablauf, um den Weg durch die Bausteine zu sehen.

Grundsatz

Automatisierung beginnt beim Prozess – nicht beim Werkzeug.

Vorher und nachher

Ein Rechnungseingang – vier Arten, ihn zu bearbeiten

Wählen Sie eine Ausprägung. Gemeinsame Schritte bleiben stehen, neue kommen hinzu, entfallende verschwinden. So wird sichtbar, was KI tatsächlich übernimmt – und welche Kontrollpunkte dabei nicht wegfallen dürfen. Vereinfachtes Lehrbeispiel, keine Buchhaltungs- oder Steuerberatung.

Jede Rechnung wird geöffnet, zugeordnet und abgetippt. Das funktioniert – kostet aber Zeit, und Tippfehler können erst spät auffallen.

  1. Rechnung trifft im Postfach einPostfachPDF oder Scan als Anhang.
  2. Sichten und zuordnenSachbearbeitungWer ist zuständig, welche Bestellung gehört dazu?
  3. Angaben abtippenSachbearbeitungLieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Bankverbindung.
  4. Zahlung freigebenVerantwortlicheDie Freigabe ist der eigentliche Kontrollpunkt.
  5. In der Fachanwendung erfassenFachanwendungManuelle Erfassung, Ablage nach eigener Ordnung.

Verlässlich, aber aufwendig – und wer was wann geprüft hat, kann schwer nachzuvollziehen sein.

Alle Szenarien als Text

Heute: von Hand – Jede Rechnung wird geöffnet, zugeordnet und abgetippt. Das funktioniert – kostet aber Zeit, und Tippfehler können erst spät auffallen.

  1. Rechnung trifft im Postfach ein: PDF oder Scan als Anhang.
  2. Sichten und zuordnen: Wer ist zuständig, welche Bestellung gehört dazu?
  3. Angaben abtippen: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Bankverbindung.
  4. Zahlung freigeben: Die Freigabe ist der eigentliche Kontrollpunkt.
  5. In der Fachanwendung erfassen: Manuelle Erfassung, Ablage nach eigener Ordnung.

Verlässlich, aber aufwendig – und wer was wann geprüft hat, kann schwer nachzuvollziehen sein.

Strukturierte Daten: ohne KI – Kommt die Rechnung als strukturierte E-Rechnung (etwa im XRechnung-Format) an, liegen die Angaben bereits maschinenlesbar vor. Hier braucht es keine KI – feste Regeln genügen.

  1. Rechnung trifft im Postfach ein: Strukturierter Datensatz statt Bild.
  2. Regel startet den Ablauf: Eingang löst den Ablauf aus.
  3. Strukturierte Daten übernehmen: Felder werden direkt übernommen.
  4. Plausibilität prüfen: Pflichtfelder, bekannte Lieferanten, Betragsgrenzen.
  5. Zahlung freigeben: Freigabe ab einer festgelegten Betragsgrenze, sonst nach Regel.
  6. In der Fachanwendung erfassen: Automatische Übergabe an die Fachanwendung.
  7. Protokollieren: Jeder Lauf ist nachvollziehbar.

Der einfachste und verlässlichste Weg: Wo Daten schon strukturiert vorliegen, ist KI überflüssig.

Scans und PDFs: KI mit Prüfung – Bei Rechnungen als PDF oder Scan liest ein KI-Schritt die Angaben aus. Weil das Ergebnis nicht immer stimmt, folgen Plausibilitätsregeln und eine menschliche Bestätigung.

  1. Rechnung trifft im Postfach ein: Unstrukturierte Vorlage.
  2. Regel startet den Ablauf: Eingang löst den Ablauf aus.
  3. KI liest Angaben aus: Vorschlag für alle Felder – mit Hinweis, wo das Modell unsicher ist.
  4. Plausibilität prüfen: Unabhängig vom Modell: Lieferant bekannt? Bankverbindung unverändert? Betrag plausibel?
  5. Vorschlag prüfen und bestätigen: Ein Mensch bestätigt oder korrigiert – statt abzutippen.
  6. Zahlung freigeben: Die Zahlungsfreigabe bleibt eine eigene Entscheidung.
  7. In der Fachanwendung erfassen: Übergabe erst nach Bestätigung.
  8. Protokollieren: Auch Korrekturen werden festgehalten – sie zeigen, wie gut der KI-Schritt arbeitet.

Abtippen entfällt, die Kontrolle bleibt. Die Korrekturquote im Protokoll zeigt, ob und wo nachgeschärft werden muss.

Fehlform: KI ohne Kontrollpunkte – Der KI-Vorschlag wird direkt übernommen, ohne Plausibilitätsregeln, ohne Bestätigung, ohne Protokoll. Das sieht schneller aus – verlagert Fehler aber dorthin, wo sie teuer werden.

  1. Rechnung trifft im Postfach ein: Auch manipulierte E-Mails kommen hier an.
  2. Regel startet den Ablauf
  3. KI liest Angaben aus: Ein Lesefehler oder eine untergeschobene Bankverbindung wird nicht bemerkt.
  4. In der Fachanwendung erfassen: Falsche Daten landen ungeprüft in der Fachanwendung.

Nicht empfehlenswert: Fehler fallen erst bei Zahlung, Mahnung oder Prüfung auf – und niemand kann nachvollziehen, wie es dazu kam.

Einordnung

Vier Bausteine automatisierter Abläufe

Nicht alles, was automatisiert wird, braucht KI. Ein Ablauf kann mehrere dieser vier Bausteine kombinieren.

  1. Regelbasierte Schrittefeste Wenn-dann-Regeln, z. B. Formular eingegangen → Aufgabe anlegen
  2. KI-gestützte Schritteunstrukturierte Eingaben einordnen, auslesen, zusammenfassen
  3. Entscheidung durch MenschenFreigaben, Ausnahmen, Fälle mit Tragweite
  4. AssistenzsystemeFragen auf Basis freigegebener Inhalte beantworten

Automatisierungsarchitektur

Woraus ein KI-gestützter Ablauf besteht

Wählen Sie einen Baustein: Die Karte zeigt, was er braucht, wer ihn braucht und welche Verbindungen dazwischen liegen. Achten Sie auf die mittlere Spalte rechts – dort sitzen die menschlichen Kontrollpunkte und der Rückfallweg.

EingangAutomatisierungMensch und KontrolleZielsystemeAußerhalb des UnternehmensLieferanten senden Rechnungen per E-MailKI-Modell Sprachmodell als DienstGemeinsames Postfach RechnungseingangEingangsablage Anhänge und BelegeVerbindungen & Dienstkonto Berechtigungen der AutomatisierungWorkflow Reihenfolge und Regeln, z. B. Power AutomateKI-Schritt auslesen und einordnenPlausibilitätsregeln unabhängig vom ModellPrüfung & Freigabe Mensch bestätigt oder korrigiertManuelle Bearbeitung RückfallwegProtokoll wer, was, wann – auch KorrekturenVorgang angelegt Ergebnis des AblaufsFachanwendung z. B. ERP oder Buchhaltung
brauchtwird gebraucht von

Automatisierung · auslesen und einordnen

KI-Schritt

Hier wird das Modell aufgerufen: Angaben aus dem Beleg lesen, Anliegen einordnen. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, keine Entscheidung – der KI-Schritt löst selbst keine Zahlung und keine Buchung aus. Microsoft bietet für solche Schritte etwa AI Builder an.

Braucht
Wird gebraucht von

Vereinfachtes Beispielmodell eines KI-gestützten Rechnungseingangs – keine reale Kundenumgebung, keine Empfehlung für ein bestimmtes Produkt und keine Buchhaltungs-, Steuer- oder Rechtsberatung. Reale Abläufe haben mehr Ausnahmen, Rollen und Systeme. Power Automate und AI Builder sind Marken der Microsoft Corporation.

Beispielarchitektur als Text
  • Lieferanten (Außerhalb des Unternehmens) – Eingänge kommen von außen. Sie sind deshalb nicht automatisch vertrauenswürdig: Eine E-Mail kann gefälscht sein oder versteckte Anweisungen für ein KI-Modell enthalten.
  • KI-Modell (Außerhalb des Unternehmens) – In diesem Aufbau läuft das Modell selbst als Cloud-Dienst. Welche Daten dorthin gehen, wo sie verarbeitet und ob sie gespeichert werden, regeln Einsatzmodell und Vertrag – mehr dazu unter KI und Datenschutz. Wird gebraucht von: KI-Schritt.
  • Gemeinsames Postfach (Eingang) – Startpunkt des Ablaufs. Neue E-Mails lösen den Workflow aus. Fällt die Automatisierung aus, bleibt das Postfach der Ort, an dem von Hand weitergearbeitet wird. Wird gebraucht von: Workflow, Manuelle Bearbeitung.
  • Eingangsablage (Eingang) – Anhänge werden zentral abgelegt, damit der KI-Schritt sie lesen und Menschen sie später nachprüfen können. Wird gebraucht von: KI-Schritt.
  • Verbindungen & Dienstkonto (Automatisierung) – Der Workflow greift mit gespeicherten Verbindungen auf Postfach, Ablage und Fachanwendung zu. Diese Verbindungen gehören am besten einem dafür vorgesehenen Konto mit genau den nötigen Rechten – nicht einer einzelnen Person, die das Unternehmen irgendwann verlässt. Wird gebraucht von: Workflow.
  • Workflow (Automatisierung) – Der Workflow steuert die Reihenfolge: auslösen, KI-Schritt aufrufen, prüfen, zur Freigabe vorlegen, übergeben. Jeder Lauf erscheint im Ausführungsverlauf – dort beginnt jede Fehlersuche (Microsoft Learn). Braucht: Verbindungen & Dienstkonto, Gemeinsames Postfach. Wird gebraucht von: KI-Schritt, Protokoll.
  • KI-Schritt (Automatisierung) – Hier wird das Modell aufgerufen: Angaben aus dem Beleg lesen, Anliegen einordnen. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, keine Entscheidung – der KI-Schritt löst selbst keine Zahlung und keine Buchung aus. Microsoft bietet für solche Schritte etwa AI Builder an. Braucht: Workflow, KI-Modell, Eingangsablage. Wird gebraucht von: Plausibilitätsregeln.
  • Plausibilitätsregeln (Automatisierung) – Feste Regeln prüfen den KI-Vorschlag: Ist der Lieferant bekannt? Weicht die Bankverbindung von der hinterlegten ab? Liegt der Betrag über der Freigabegrenze? Sie fangen genau die Fehler ab, die ein Modell überzeugend falsch macht. Braucht: KI-Schritt. Wird gebraucht von: Prüfung & Freigabe.
  • Prüfung & Freigabe (Mensch und Kontrolle) – Die Sachbearbeitung sieht Vorschlag, Hinweise der Regeln und den Originalbeleg nebeneinander und bestätigt oder korrigiert. Workflows können dafür auf eine Genehmigung warten, bevor es weitergeht (Microsoft Learn). Braucht: Plausibilitätsregeln. Wird gebraucht von: Vorgang angelegt.
  • Manuelle Bearbeitung (Mensch und Kontrolle) – Der Weg von Hand bleibt bestehen – für Ausnahmen, für Fälle, die die Regeln aussortieren, und für den Fall, dass die Automatisierung ausfällt. Ohne Rückfallweg wird jede Störung zum Stillstand. Braucht: Gemeinsames Postfach, Fachanwendung.
  • Protokoll (Mensch und Kontrolle) – Jeder Lauf, jede Korrektur und jede Freigabe wird festgehalten. Das macht Entscheidungen nachvollziehbar und zeigt, wie zuverlässig der KI-Schritt tatsächlich arbeitet. Braucht: Workflow.
  • Vorgang angelegt (Zielsysteme) – Erst nach Bestätigung wird der Vorgang in der Fachanwendung angelegt – mit Verweis auf Beleg und Protokoll. Braucht: Prüfung & Freigabe, Fachanwendung.
  • Fachanwendung (Zielsysteme) – Das führende System, in dem der Vorgang weiterbearbeitet wird. Ändert sich dort ein Feld oder eine Schnittstelle, muss der Workflow angepasst werden. Wird gebraucht von: Manuelle Bearbeitung, Vorgang angelegt.

Typische Abläufe

  • Normalfall: Lieferanten → Gemeinsames Postfach → Workflow → KI-Schritt → Plausibilitätsregeln → Prüfung & Freigabe → Vorgang angelegt → Fachanwendung – Rechnung kommt an, der KI-Schritt schlägt die Angaben vor, Regeln prüfen, ein Mensch bestätigt, erst dann entsteht der Vorgang.
  • Was das Unternehmen verlässt: Eingangsablage → KI-Schritt → KI-Modell – Nur dieser Weg führt nach außen: Der Beleginhalt geht zur Verarbeitung an das Modell. Welche Daten das sind und unter welchen Bedingungen, ist vor dem Start zu klären.
  • Rückfallweg: Lieferanten → Gemeinsames Postfach → Manuelle Bearbeitung → Fachanwendung – Fällt die Automatisierung aus, wird von Hand weitergearbeitet – so wie vorher.
  • Nachweis: Workflow → Protokoll – Jeder Lauf hinterlässt Spuren: Ergebnis, Korrekturen, Freigaben.

Betrieb

Was passiert, wenn ein Teil des Ablaufs ausfällt?

Ein automatisierter Ablauf fällt nicht unbedingt komplett aus – auch ein einzelner Baustein kann haken. Wählen Sie ein Szenario: Die Karte zeigt, was laut Beispielmodell betroffen ist und was weiterläuft. Danach führt die Analyse Schritt für Schritt zurück zum Normalbetrieb.

EingangAutomatisierungMensch und KontrolleZielsystemeAußerhalb des UnternehmensLieferanten senden Rechnungen per E-MailKI-Modell Sprachmodell als DienstGemeinsames Postfach RechnungseingangEingangsablage Anhänge und BelegeVerbindungen & Dienstkonto Berechtigungen der AutomatisierungWorkflow Reihenfolge und Regeln, z. B. Power AutomateKI-Schritt auslesen und einordnenPlausibilitätsregeln unabhängig vom ModellPrüfung & Freigabe Mensch bestätigt oder korrigiertManuelle Bearbeitung RückfallwegProtokoll wer, was, wann – auch KorrekturenVorgang angelegt Ergebnis des AblaufsFachanwendung z. B. ERP oder Buchhaltung
ausgefallenbetroffenwieder verfügbar

KI-Modell fällt aus. Betroffen: KI-Schritt, Plausibilitätsregeln, Prüfung & Freigabe, Vorgang angelegt.

Der Modelldienst antwortet nicht oder lehnt Anfragen ab, etwa wegen einer Störung beim Anbieter oder erreichter Nutzungsgrenzen.

Was Sie bemerken

  • KI-Schritt Aufrufe scheitern oder laufen in eine Zeitüberschreitung.
  • Prüfung & Freigabe Es kommen keine neuen Vorschläge zur Prüfung an.
  • Vorgang angelegt Neue Rechnungen werden nicht automatisch angelegt.
  • Gemeinsames Postfach – läuft weiter Rechnungen kommen weiter an – nichts geht verloren.
  • Manuelle Bearbeitung – läuft weiter Der Rückfallweg funktioniert: Dringendes wird von Hand bearbeitet.
  • Protokoll – läuft weiter Fehlgeschlagene Läufe werden protokolliert und lassen sich später gezielt nachholen.

Analyse und Wiederherstellung

Vereinfachtes Beispiel auf Grundlage des Modells oben: keine Live-Daten, keine vollständige Fehlerdiagnose, keine Aussage zu Ausfall- oder Wiederherstellungszeiten. Wie sich eine Störung tatsächlich auswirkt, hängt von Ihrem Aufbau und Ihren Vorkehrungen ab.

Alle Szenarien als Text

KI-Dienst nicht erreichbar – Ursache: KI-Modell; betroffen laut Beispielmodell: KI-Schritt, Plausibilitätsregeln, Prüfung & Freigabe, Vorgang angelegt.

  1. Ausführungsverlauf öffnen – Der fehlgeschlagene Schritt ist markiert. Fehlermeldung und Statuscode zeigen, ob der Dienst nicht erreichbar war, eine Grenze erreicht wurde oder die Anfrage selbst fehlerhaft war.
  2. Dienststatus prüfen – Statusmeldungen des Anbieters und vereinbarte Kontingente prüfen. Bei Fehlern wie 500 oder 502 kann erneutes Ausführen helfen, wenn die Ursache vorübergehend war.
  3. Rückfallweg nutzen – Fällige Rechnungen von Hand bearbeiten und markieren, damit sie später nicht doppelt verarbeitet werden.
  4. Dienst wieder verfügbar – Sobald der Dienst antwortet, einen Testlauf mit einer bekannten Rechnung durchführen.
  5. Aufgelaufene Fälle nachholen – Fehlgeschlagene Läufe erneut ausführen – ohne die bereits von Hand erledigten.

Verbindung ungültig – Ursache: Verbindungen & Dienstkonto; betroffen laut Beispielmodell: Workflow, KI-Schritt, Protokoll, Plausibilitätsregeln, Prüfung & Freigabe, Vorgang angelegt.

  1. Fehlermeldung lesen – „Unauthorized“ oder die Codes 401/403 deuten auf ein Anmeldeproblem, nicht auf den KI-Schritt (Microsoft Learn).
  2. Besitz und Verbindung prüfen – Wem gehört der Ablauf, mit welchem Konto sind die Verbindungen hergestellt, wurde es geändert oder deaktiviert?
  3. Verbindung neu herstellen – Verbindung erneut anmelden – künftig mit einem dafür vorgesehenen Konto und einer Vertretung als Mitbesitz, nicht mit dem persönlichen Konto einer einzelnen Person.
  4. Nachholen und absichern – Fehlgeschlagene Läufe erneut ausführen und eine Benachrichtigung einrichten, wenn Läufe wiederholt scheitern.

Fachanwendung nicht erreichbar – Ursache: Fachanwendung; betroffen laut Beispielmodell: Manuelle Bearbeitung, Vorgang angelegt.

  1. Fehlerbild einordnen – Fehler erst ab dem Übergabeschritt? Dann liegt die Ursache beim Ziel. Scheitert die Übergabe nach einer Änderung im Zielsystem mit 400, haben sich womöglich Felder geändert.
  2. Mit dem Betreiber klären – Störung oder Wartung beim Betreiber bzw. Hersteller der Fachanwendung erfragen.
  3. Zielsystem wieder verfügbar – Übergabe mit einem einzelnen Vorgang testen.
  4. Stau abarbeiten – Aufgestaute Vorgänge in der richtigen Reihenfolge übergeben und auf Dubletten prüfen.

KI liest plötzlich falsch – Ursache: KI-Schritt; betroffen laut Beispielmodell: Plausibilitätsregeln, Prüfung & Freigabe, Vorgang angelegt.

  1. Korrekturquote auswerten – Steigt die Zahl der Korrekturen? Betrifft es alle Lieferanten oder nur einzelne Felder bzw. einzelne Absender?
  2. Änderungen nachvollziehen – Wurden Anweisung, Modell oder Einstellungen geändert? Gibt es neue Belegformate?
  3. Vorübergehend voll prüfen – Bis die Ursache behoben ist, jeden Vorschlag vollständig gegen den Beleg prüfen.
  4. Nachschärfen und testen – Anweisung oder Beispiele anpassen und mit einer festen Sammlung bekannter Belege testen, bevor die Änderung in Betrieb geht.

Manipulierte E-Mail – Ursache: KI-Schritt; betroffen laut Beispielmodell: Plausibilitätsregeln, Prüfung & Freigabe, Vorgang angelegt.

  1. Auffälligkeit ernst nehmen – Geänderte Bankverbindung, unbekannter Absender, ungewöhnlicher Text im Beleg? Den Vorgang anhalten.
  2. Auf bekanntem Weg rückfragen – Beim Lieferanten über eine bekannte Telefonnummer nachfragen – nicht über die Kontaktdaten aus der verdächtigen E-Mail.
  3. Schritt absichern – Eingaben von außen als nicht vertrauenswürdig behandeln, den KI-Schritt nur Vorschläge machen und keine Aktionen auslösen lassen. Das BSI empfiehlt unter anderem eine ausdrückliche Bestätigung durch Nutzende, bevor ein Sprachmodell Funktionen ausführt (BSI, 10.11.2025).
  4. Vorfall dokumentieren – Festhalten, was erkannt wurde und wie – und die Regeln bei Bedarf ergänzen.

Interaktiv

Darf diese Aufgabe automatisiert werden?

Beschreiben Sie eine Aufgabe mit sechs Merkmalen oder wählen Sie ein Beispiel. Das Modell zeigt, welcher Grad an Automatisierung vertretbar ist – und welche Regel das begründet.

Art der Eingabe

Liegen die Daten strukturiert vor oder muss erst etwas „verstanden“ werden?

Tragweite des Ergebnisses
Prüfbarkeit

Lässt sich ein Ergebnis schnell gegen eine Quelle prüfen?

Personenbezug
Datenschutz für diesen Zweck
Werkzeug

Empfehlung

Automatisieren

Der Ablauf kann ohne laufende Einzelprüfung arbeiten – mit Protokoll und einem Rückfallweg für Ausnahmen.

  • Alle Bedingungen des Modells sind erfüllt.

Vereinfachtes Lernmodell. Die Regeln bündeln typische Grundsätze zur Orientierung; es gilt die strengste zutreffende Empfehlung. Sie ersetzen weder die Bewertung durch Ihre Datenschutzbeauftragten noch eine Rechtsberatung – ENTDECKE.digital bietet keine Rechtsberatung an. Ob eine Automatisierung zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab.

Modellregeln als Text

Alle Regeln werden geprüft; es gilt die strengste zutreffende Folge (Automatisieren → Automatisieren mit Stichprobe → Nur mit menschlicher Freigabe → So nicht automatisieren).

  • So nicht automatisieren, wenn Werkzeug: Privates oder nicht freigegebenes Konto – Betriebliche Abläufe gehören nicht in private oder nicht freigegebene Konten – dort ist weder die Datenverarbeitung noch der Zugriff geregelt.
  • So nicht automatisieren, wenn Personenbezug: Personenbezogene Daten oder Besondere Kategorien (z. B. Gesundheit) und Datenschutz für diesen Zweck: Noch nicht geklärt – Personenbezogene Daten sollen erst automatisiert verarbeitet werden, wenn Zweck, Rechtsgrundlage und Werkzeug mit der Datenschutzberatung geklärt sind.
  • Nur mit menschlicher Freigabe, wenn Personenbezug: Besondere Kategorien (z. B. Gesundheit) – Bei besonders schützenswerten Daten (Art. 9 DSGVO) ist ein strenger Maßstab angebracht; zu prüfen ist auch, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist. Jede Verarbeitung sollte einzeln bestätigt werden.
  • So nicht automatisieren, wenn Tragweite des Ergebnisses: Entscheidung über Menschen (z. B. Bewerbung, Kredit) – Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Personen dürfen nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich nicht ausschließlich automatisiert fallen. KI für Bereiche wie Personalauswahl oder Kreditwürdigkeit zählt nach der KI-Verordnung in der Regel zu den Hochrisiko-Anwendungen mit eigenen Pflichten – ob ein konkretes System darunter fällt, ist im Einzelfall zu prüfen. Das vorab rechtlich klären lassen.
  • Nur mit menschlicher Freigabe, wenn Art der Eingabe: Unstrukturiert (E-Mail, Scan, Freitext) und Tragweite des Ergebnisses: Erheblich – Geld, Kunden, Fristen – Ein KI-Schritt liegt nicht immer richtig. Wenn es um Geld, Kunden oder Fristen geht, gehört eine Bestätigung durch einen Menschen vor die Wirkung.
  • Nur mit menschlicher Freigabe, wenn Art der Eingabe: Unstrukturiert (E-Mail, Scan, Freitext) und Prüfbarkeit: Schwer – Fachwissen oder Recherche nötig – Ist ein KI-Ergebnis schwer zu überprüfen, fallen Fehler in Stichproben kaum auf. Hier sollte jeder Fall von einer fachkundigen Person bestätigt werden.
  • Automatisieren mit Stichprobe, wenn Art der Eingabe: Unstrukturiert (E-Mail, Scan, Freitext) – Auch bei geringer Tragweite: Die Fehlerquote eines KI-Schritts muss gemessen werden – über Stichproben und ausgewertete Korrekturen.
  • Automatisieren mit Stichprobe, wenn Art der Eingabe: Strukturiert (Formular, E-Rechnung, Datensatz) und Tragweite des Ergebnisses: Erheblich – Geld, Kunden, Fristen – Feste Regeln sind verlässlich, aber nicht fehlerfrei konfiguriert. Bei erheblicher Tragweite sollten Ergebnisse regelmäßig stichprobenartig geprüft werden, Freigabegrenzen inklusive.
  • Automatisieren mit Stichprobe, wenn Werkzeug: Eigene Integration, noch im Test – Eine eigene Integration im Test braucht engere Beobachtung: Protokoll, Tests mit bekannten Fällen und eine klare Zuständigkeit für den Betrieb.
  • Automatisieren mit Stichprobe, wenn Personenbezug: Personenbezogene Daten und Datenschutz für diesen Zweck: Mit der Datenschutzberatung geklärt – Auch bei geklärtem Datenschutz gilt: nur die nötigen Daten verarbeiten und regelmäßig prüfen, ob der Ablauf dem festgelegten Zweck entspricht.

Vereinfachtes Lernmodell. Die Regeln bündeln typische Grundsätze zur Orientierung; es gilt die strengste zutreffende Empfehlung. Sie ersetzen weder die Bewertung durch Ihre Datenschutzbeauftragten noch eine Rechtsberatung – ENTDECKE.digital bietet keine Rechtsberatung an. Ob eine Automatisierung zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab.

Anwendungsfälle

Typische Kandidaten für KI-Unterstützung

  1. Posteingang sortieren

    Anfragen nach Thema und Dringlichkeit einordnen und an die richtige Stelle weiterleiten.

  2. Dokumente auslesen

    Angaben aus Rechnungen, Formularen oder Lieferscheinen übernehmen. Microsoft bietet dafür etwa AI Builder in Power Automate an.

  3. Genehmigungen vorbereiten

    Anträge vorprüfen und zusammenfassen, damit die Entscheidung schneller fällt.

  4. Wissensfragen beantworten

    Interne Fragen anhand freigegebener Dokumente beantworten – mit Quellenangabe.

Voraussetzungen

Worauf es bei KI in Prozessen ankommt

Ein KI-Schritt verhält sich anders als eine feste Regel: Sein Ergebnis stimmt nicht immer. Deshalb braucht jeder automatisierte Ablauf mit KI eine bewusste Entscheidung, wie mit Fehlern umgegangen wird.

  • Fehlerquote im Pilotbetrieb messen, bevor der Prüfschritt reduziert wird
  • Ausnahmen klar an Menschen übergeben
  • Daten und Verarbeitung vorab mit dem Datenschutz klären
  • Jede Entscheidung nachvollziehbar dokumentieren
  • Zuständigkeit für Betrieb und Pflege festlegen
  • Eingaben von außen – E-Mails, Anhänge, Webseiten – als nicht vertrauenswürdig behandeln: Sie können versteckte Anweisungen an das Modell enthalten (BSI)
  • KI-Schritte Vorschläge machen lassen; Aktionen mit Wirkung erst nach Bestätigung auslösen
  • Verbindungen der Automatisierung einem dafür vorgesehenen Konto mit den nötigen Rechten zuordnen, nicht einer einzelnen Person

Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Personen dürfen nach der DSGVO grundsätzlich nicht ausschließlich automatisiert getroffen werden. Das ist ein weiterer Grund, Menschen an den entscheidenden Stellen zu beteiligen. Diese Einordnung ersetzt keine Rechtsberatung.

Vorgehen

Vom Prozess zur Automatisierung

Die Prozessanalyse selbst beschreiben wir unter Digitalisierung und Prozesse. Für den KI-Anteil kommen vier Schritte hinzu:

  1. Prozess aufnehmen

    Wie läuft der Ablauf heute, wo entsteht Aufwand?

  2. KI-Anteil bestimmen

    Welche Schritte brauchen KI, welche reichen als feste Regel?

  3. Pilot mit Prüfschritt

    Klein starten, Ergebnisse von Menschen prüfen lassen, Fehler zählen.

  4. Auswerten und ausbauen

    Erst bei verlässlichen Ergebnissen erweitern oder Prüfungen reduzieren.

Leistung

Unser Angebot zur KI-Automatisierung

Einzeln buchbar – als Teil des Leistungsbereichs KI im Unternehmen einführen.

  1. KI-gestützte Workflows

    Abläufe mit KI-Schritten planen und einführen.

  2. Power Automate mit KI

    Automatisierung in der Microsoft-Umgebung.

  3. Dokumente und E-Mail-Prozesse automatisieren

    Eingänge auslesen, einordnen, weiterleiten.

  4. Assistenzsysteme aufbauen

    Fragen auf Basis eigener, freigegebener Inhalte beantworten.

Häufige Fragen

Brauchen wir für Automatisierung immer KI?

Nein. Viele Abläufe lassen sich mit festen Regeln zuverlässiger und günstiger automatisieren. KI lohnt sich vor allem bei unstrukturierten Eingaben wie Freitext oder Dokumenten. Wie regelbasierte Abläufe mit Power Automate, Forms und Lists entstehen und was sie im Betrieb brauchen, zeigt Abläufe automatisieren mit Microsoft 365.

Kann die KI ganz ohne menschliche Prüfung arbeiten?

Bei geringer Tragweite und nachweislich niedriger Fehlerquote teilweise. Bei Entscheidungen über Menschen oder mit rechtlicher Wirkung sollte immer ein Mensch beteiligt sein.

Kann man einer KI im Ablauf Anweisungen unterschieben?

Ja, das ist ein bekanntes Risiko. Das BSI beschreibt „Indirect Prompt Injections“ als Schwachstelle von Sprachmodellen, die Daten aus unsicheren Quellen verarbeiten. Deshalb sollten KI-Schritte nur Vorschläge liefern, feste Regeln unabhängig prüfen und Menschen vor wirksamen Aktionen bestätigen (BSI-Warnung).

Was passiert mit unseren Daten, wenn der Workflow ein KI-Modell aufruft?

Der Inhalt, den der KI-Schritt verarbeiten soll, geht an den Modelldienst. Wo und unter welchen Bedingungen er verarbeitet wird, hängt vom Einsatzmodell ab – die Unterschiede zeigt die Seite KI im Unternehmen.

Setzen Sie solche Automatisierungen heute schon um?

Ja. Analyse, Konzeption und Umsetzung von KI-Schritten in Abläufen sind einzeln buchbar – mehr unter Unser Angebot. Sprechen Sie uns an, wenn Sie ein konkretes Vorhaben haben.

Sie haben einen Ablauf, der Sie Zeit kostet?

Beschreiben Sie uns den Prozess. Wir sagen offen, ob und wie wir heute schon helfen können. Telefon 07131-618726-0.

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